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[Flow] Microsoft Flow for Excel (Preview) 登場 - SharePoint と連携させよう!

さて、1週間前ほどになりますが、Excel 内から Microsoft Flow のフローが利用できるようになりました。といっても、まだプレビューです。

Flow is available in Excel and the Outlook Web App, introducing Business process flows, and more! | Flow のブログ

There are two new flow integrations: with the new Flow button in Excel, you can create and trigger automation directly on tables in your worksheets, and, you can now create flows that sync tasks to Microsoft ToDo in the Outlook Web App.

Excel の アドインとして提供されます。アドインの詳細は下記のリンク先などを参照してください。

Microsoft Flow for Excel (Preview)゜

Automate repetitive tasks by integrating your favorite apps and services with Microsoft Flow.

 2018/8/1 現在のアドインの概要は次の通り。

  • バージョン : 1.0.0.2
  • 更新日時 : 2018/7/17
  • サポートされている製品 : Excel 2016 + , Excel 2016 for Mac, Excel Online

つまり、Excel 2016 以降で利用できるということですが、注目すべきはいわゆる "Office Webアドイン" であるため Excel Online でも使えるということ。手元の環境が Excel 2013 以前だというケースでは Excel Online だと試せます。

Office ストアへのアクセス制限を考慮

ところで、このアドインは入手元は Office ストアです。Office 365 テナント管理者は組織内のユーザーが Office ストアにアクセスできるかどうかを制御できます。そのため、これを許可していなければユーザー自身が Office ストアからアドインを追加することはできません。試したくてもテナント管理者が許可していないなぁ。ということもあり得るので注意してください。

 

とはいえ、これは基本的に「ユーザーが勝手には」追加できないという話。管理者が今回の Microsoft Flow アドインのように、特定のアドインの利用を全てのユーザー、または特定のユーザーやグループにのみ許可することはできます。

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アドインを追加してみよう!

では上記の条件をクリアしている前提ですが、Excel 2016 でアドインを追加してみましょう。

追加すると[データ]タブに[Microsoft Flow]ボタンが追加されるようになります。これをクリックすると Flow 用のパネルが右側に表示されます。Excel Online を使っている場合も同様にアドインの追加が必要です。

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このパネルからフローを作成したり、開始したりできます。

Excel アドインでは Excel内に作成してあるテーブルを基軸にします。テーブル内の任意のセルを選択し、その行データを使ってフローを処理します。ですから、「選択した行から」というトリガーが基本。ちなみに現時点でExcelアドインを使ったテンプレートとして用意されているものは次の通りです。 

  • 選択した行から --> メールを送信する
  • 選択した行から --> SharePointにアイテムを作成する
  • 選択した行から --> Dynamicsにエンティティを作成する
  • 選択した行から --> 承認を送信する
  • 選択した行から --> Teamsにメッセージを投稿する
  • 選択した行から --> 他のスプレッドシートに行を作成する
  • 選択した行から --> Twitter にメッセージを投稿する

SharePoint と連携させてみよう!

 では SharePointリストと連携したフローを作成してみましょう。対象は SharePoint のカスタムリスト。Excel シート内のデータをここに手作業で書き写すのではなく、フローを使って素早くアイテムを追加できます。詳しくは YouTubeに動画を公開しましたので、ご参考まで。

トラブル対応情報

ちなみにビデオでは、Excel Online を使いました。デスクトップ版に比べるとトラブルが少ないためです。では、ここまでで遭遇したトラブルを以下に共有しておきます。いずれも Flow のパネル部分の問題であり、パネル自体は表示されるが、パネル内に何も表示されないか、エラーが表示されてしまう。

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私自身は、複数テナントを持っているので、これを切り替えるためにアカウントを切り替えて使っていたのですが、何度かやっていたら、「ウンともスンとも」画面がでてきません。アドインのアンインストールと追加も何度やったことか。。。Cookieの削除とか、あれこれ。しかも半日経っても治らない。そこで Twitter でこの困った件をつぶやいたら「Yugo Shimizu」さんからヒントを頂きまして、それをもとにあれこれやったら「サインイン」が出てくるところまでは何とか修正できました。

で、何をやったかというのをメモしておくと、そもそもこの部分は Office Webアドインであり JavaScriptで動作しているわけです。そのため、プラウザー側にも何かしら影響を受けます。そのため下記のことをやりました。が、正確にはどれが正しい処理なのかまでは追及しきれていないので、はっきりしたことが分かれば追記しようと思います。

  • IEと Edgeの両方を使っているので、念のためどちらも Office 365 ポータル (www.office.com) に入り直し、きちんとサインアウトする
  • 各ブラウザーでMicrosoft Flow ポータルにも入り直し、きちんとサインアウトする
  • 念のためPCを再起動

以上です。ただ、再び同様の現象が発生しているので、なかなか問題追及は難しいです。特にOffice 365 にサインインするときに「サインインを継続する」をオンにせずにいるとトラブルにあう可能性が高まります(これは、PowerAppsの方も同じですが)。

Edge を使って Excel Online 上でフローを利用しようとしていたら、下記のようなエラーメッセージにも遭遇しました。

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確かに IE側では、https://flow.microsoft.com はセキュリティ ゾーンにキチンと登録していなかった。。。ですが、Chrome に切り替えたらすんなり動きました。まだまだプレビューですし、不安定さありますが、それでも Excel Online + Chromeは安定しているようなので、検証する際にはまずはこの環境を利用することをお勧めします。

 


Microsoft Flow - New Outlook Connector Feature-

 

Microsoft Flow で利用する Outlook コネクターに新機能が追加されました。

Improvements to the Outlook connectors and more

This week we released several improvements to the Outlook connector, including saving an email as a ".eml" file, responding to calendar invitations automatically, and triggering flows when you are mentioned in an email thread.

 

メールのエクスポート機能

Outlook.com および Office 365 Outlook のコネクタにメールのエクスポート機能が追加されました。この機能を使って、OneDrive や SharePointサイトなどにメール(*.eml) を自動保存できます。ちょっと試してみましたが、Microsoft Flow ブログに記載されているスクリーンショット道理にやろうとすると詳しい手順は記載されておらず、 Message Id が取得できなくて、困ります。あれこれと調べたところ、これは手入力しないと出てこないんですね。下記が操作イメージで、「メッセージID」と手入力します。

 そのほかは、ブログのスクリーンショット通りに設定すればOKです。例えば下記のような設定です。

2017-12-19_8-00-09

新しく追加されたアクション

そのほかにも新しいアクションが追加されています。

  • 電子メールの転送
  • 開封済みにする
  • イベント招待に応答します(プレビュー)→これは "会議の出席依頼" などで自動承認などできるということです
  • 会議室の取得
  • 部屋リストから会議室を取得
  • 部屋リストの取得

まだ試していないものがありますが、どんどんと増えてきているので、急ぎ試さねば! 

 

 


Microsoft Flow に関する監査ログ

現在、 Microsoft Flow に関する監査ログが Office 365 セキュリティ&コンプライアンスセンターで取得できるようになっています。このログを使って、組織内でどのように Microsoft Flow が利用されているかを把握するのに役立ちます。具体的には次のような情報が取得できます

  • 誰が Flow を作成したか
  • Flowが誰と共有されているか
  • どのコネクターが使われているか
  • ライセンスの利用状況

監査ログを確認してみよう

この情報にアクセスできるのは、Office 365 のテナント管理者のみです。ちなみに、セキュリティ&コンプライアンスセンターの直接の URL は次の通りです。

  • https://protection.office.com

当ブログを閲覧されている方は必ずしも Office 365 のテナント管理者ではないと思いますので、どのようにログが取得できるのか説明しておきましょう。

管理者は先述したセキュリティ&コンプライアンス センターから、次のように監査ログ検索します。

2017-12-04_7-38-10

監査できる項目は、徐々に増えてきており、Microsoft Flow 関連については次の情報が取得できるようになっています。

  • フローの作成
  • フローの編集
  • フローの削除
  • アクセス許可の編集
  • アクセス許可の削除
  • 有料試用の開始
  • 有料試用の更新

取得したログは次のようになっており、いつ誰が何を行ったのか一覧で確認できます。

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各ログの詳細では、Flow への詳細 URL なども取得できます。

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監査ログは、90日間保持されているためこの期間内であればログが閲覧できます。必要があれば、CSVにエクスポートできるため、Excel や Power BI で加工して利活用状況の分析などを行いましょう。

Microsoft Flow のログに Microsoft Flow からアクセスする 

 2017年12月付けで、Microsoft Flow に関する公式ブログに次の記事が公開されました。

Accessing Office 365 Security & Compliance Center Logs from Microsoft Flow

In a previous blog post, we discussed Microsoft Flow audit events surfacing in the Office 365 Security & Compliance Center. We have had inquiries from customers and partners about programmatically accessing this data. Something that is of particular interest, is understanding what connectors are being used in new, or updated, flows.

 要約すると、監査情報に対して 「PowerShell Search-UnifiedAuditLog」Webサービスを使って Microsoft Flow からアクセスし、アクティビティをメールで通知するというものであり、次のMicrosoft Flow のテンプレートが新たに追加されています。

  • Admin - Get List of New Flows
  • Admin - Get List on Edited Flows

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このフローも結局は先ほど紹介した監査ログにアクセスするため、Office 365 テナント管理者のアカウント情報が必要です。一般ユーザーのアカウントでは動作しないため注意しましょう。また、Basic Authentication のみが利用できる状態であるため Multi-Factor Authentication を構成しているアカウントでは利用できません。上記のブログの具体的な手順が書かれていますが、Postman を使った接続テストをしてから Flow を試しましょうという流れです。しかし、私の環境では、Postman でうまく認証が通らず(詳細は調査中) 、とりあえずPostman での接続テストはあきらめて、Microsoft Flow 側で検証したところまずは動いてくれました。環境によっては、こんなことも有り得るということを参考までに記載しておきます。

ちなみに、Microsoft Flow の上記テンプレートでは2箇所追加設定が必要です。アカウント情報を入力する部分と送信先メールの2箇所です。

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☝で指定するアカウントが Office 365 テナント管理者アカウントです。

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☝が送信先のメールアドレスです。これで、既定では1日ごとにメール送信されます。ブログ通りAdmin - Get List of New Flowsを試してみたところですが、次のような内容のメールが指定したメールアドレスに送信されます。

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いつ、だれがどのFlow を新たに作ったのか概要が分かります。ただ、Connectors のところはこれだけで何をしているかは把握しにくいですが、フローの複雑さは確認できるように思います。

ということで、このフローを応用(アレンジ)すれば、メールでなくても Excel に定期的に書き込むなどの処理もできそうです。

余談ですが、監査ログへのアクセス方法は次の3つがあります。

  • Office 365 Management Activity API
  • PowerShell Search-UnifiedAuditLog コマンドレット
  • PowerShell Search-UnifiedAuditLog Webサービス

上2つに関しては把握していたものの、最後の " PowerShell Search-UnifiedAuditLog Webサービス" については不勉強であったため、非常に参考になりました。

最後に

弊社でもMicrosoft Flowに関しては定期的にオープンコースとして研修を実施していますが、Microsoft Flow に関して認知度がまだまだ低いと感じます。それもそのはず、Office 365 のテナント管理者側で PowerApps や Microsoft Flow などの新サービスの利用をまだ正式には社内に公開していないところが多いのです。

この手のツールは、業務に紐づくため、最初はある程度ユーザー範囲を狭めつつも、実証実験していかなければどこまで利用できそうかなどの予測ができません。しかし、そこまで手が回っていないといったケースも多いようです。使ってみなければ、いつまでも公開できないし、公開しなければいつまでも使えないという悪循環に陥りがちです。

今回紹介したようにMicrosoft Flow に特化した監査ログが取れるようになってきているため、少し長めに検証期間を設けしばらくの間、特定のユーザーに利用してもらい、どのようなワークフローニーズが多く、どのようなフローが作成できて、作れていないのか、だれがよく利用しているのかなど、分析することで、利活用の支援の体制づくりに役立てられればと思います。