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[SharePoint Online] 新しい利用状況レポート

SharePoint Online ではモダンUIになっていると[サイト コンテンツ]ページから[サイトの利用状況]にアクセスできるようになっており、最近2週間でアクセスの多いページやファイルがグラフで確認できるようになっていました。

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最近2週間分の情報を表示しているということですから、おそらく SharePoint の検索機能が検索結果のランキング調整のために内部的に持っているクリック情報をもとにグラフを出力しているのでしょう。ちなみに、ページかファイル(ページもファイルの一種ですが)のみが対象であり、リストアイテムは対象ではないので注意しましょう。

新しいサイトの利用状況レポート

さて、現在このサイトの利用状況レポートがアップデート中であり、サイトへのユニーク閲覧者とサイト訪問者数が取得できるようになります。

段階的にリリースされており、まずは対象リリースを選択しているテナントから順次展開されており 2018年4月中旬から5月中旬までに完了するとのこと。このアップデートにより、ほぼリアルタイムに情報が取得できるようになります。利用しているテナントの一つにこの機能が展開されてきているので確認してみました。利用者が少ないのでアクセス数はすくないですが、おおよそのイメージはつかめるのではないでしょうか?

まず、最近7日間、最近30日間、最近90日間の3つの期間で1日当たりのユニーク閲覧者とサイトの訪問者数を確認できるようになります。画面の下部はこれまで通り、最近二週間分の閲覧数の多いファイルがグラフ表示されます。また外部共有している場合は、組織外のユーザーがアクセスしたファイルやフォルダーが確認できます。


[SharePoint Online] Office 365 グループに接続されたサイトと単独のSharePointサイトコレクション機能の違い

Office 365 グループに接続された SharePoint チームサイト(以下、Modern Team Site と呼びます)と 単独のサイトコレクションとして作成した SharePoint チームサイト (クラシック表示) は機能的には同じだろう」と思っている方がほとんどだと思いますが、細かい部分で機能差があります。

ちなみに、新機能として既存の単独 SharePoint サイトコレクションを Office 365 グループに接続する設定が加わっていますが、この件に関しては検証が十分に終わっていないので、今回はこの点は考慮に入れていません。Modern UIとクラシックUIの機能差も今回は考慮にいれていません。サイト管理者視点での機能差です。

今回取り上げる機能差は、あくまでも現時点までに私が確認できている部分であり抜けているところもあると思います。またアップデート等により変更される可能性があるので流動的です。ちなみに、新たに機能差を見つけたら、忘れないうちに先に Twitter (@ai_yamasaki) でもつぶやくようにしていて、今回はそのまとめです。

作成できるサブサイト

サブサイトを作成するときに利用できるテンプレートが限定的です。次のサイトテンプレートだけが利用できるようになっており、例えばコミュニティサイトなどは利用できません。

  • チームサイト(クラシック表示)
  • ブログ
  • プロジェクト サイト
  • ドキュメント センター
  • レコード センター
  • 基本検索センター
  • Visio プロセス リポジトリ
  • SAP ワークフローサイト

ということで、ざっと見る限り実務で利用できそうなのは "チームサイト" だけでしょうね。

ブログはUIがレスポンシブWebデザインではないので、今更利用するのはお勧めしません。だったらモダンUIのニュース投稿がいいでしょう。プロジェクトサイトもレスポンシブWebデザインに対応していませんね。Microsoft Project と連携するのであれば有意でしょうが、それでも既存のチームサイトに "タスク" リストを追加すれば事足ります。ドキュメント センターやレコードセンターも SharePoint 2007のころからの名残で、機能的にはフィーチャーのアクティブ化で事足りますし、レコードセンターも大抵の場合使いません。必要なら既存サイトでインプレースでレコード保持する機能をアクティブ化すればいいですし。基本検索センターも、SharePoint Onlineの検索機能がそもしも充実してきているので、これも今更つかわないでしょう。Visio プロセスレポジトリも特殊です。Visioのヘビーユーザーがいれば、、ですが、Visioも一般的かと言われるとそう誰でも使っているわけではないですし。

サブサイトの削除

複数のサブサイトを手早く削除したいときに私がよく利用するのが、[サイトの設定]にある[サイトとワークスペース]という設定ページです。従来の SharePoint であれば下記のように×をクリックして、削除ができます。またサブサイト作成のためのアクセス権限設定へのリンクが表示されます。

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しかし、Modern Team Site では下記のように表示され、削除メニューがありません。またサブサイト作成にかかわるアクセス権限のカスタマイズリンクもない。もともと Modern Team Site ではサブサイトを複数作成していく使い方はあまり想定していないでしょうから、ある意味まぁ、仕方ないかもしれません。その代り複数の Modern Team Site を作って、SharePoint Hub で集約というのが今のところ王道でしょうね。

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既定のアクセス許可レベル

既定のアクセス許可レベルは Modern Team Site には 次の 5つしかありません。

  • フルコントロール
  • デザイン
  • 編集
  • 投稿
  • 閲覧

たとえば、"閲覧のみ" アクセス許可レベルはありません。こうしたアクセス許可レベルが必要なら、カスタムのアクセス許可レベルとして追加する必要があります。

リストのテンプレート化

Modern Team Site のトップレベルサイトには "リスト テンプレート" ギャラリーがありません。したがって、作成したリストはテンプレート化するためのメニューがなく、テンプレート化できません。たとえば、Modern Team サイト内に作成したカスタム リスト(ListA) ですが、通常だと「権限と管理」セクションに "リストをテンプレートとして保存」メニューが出てくるのですが、これがありません。

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情報管理ポリシー

クラシック SharePoint サイトではリストやライブラリの保持期限設定は情報管理ポリシーを使ってきました。しかし、Modern Team Site では情報管理ポリシーは存在しません。その代り、ラベルを使います。ラベルの基本構成は Office 365 全体管理者または Office 365  "セキュリティ&コンプライアンスセンター"の管理者が構成することになります。

多言語UI (MUI)

Modern Team サイトのトップレベルサイトは既定ですべての言語が第二言語として設定されています(ただし、翻訳の上書きはオフ)。ですから、メンバーの優先言語に応じて自動的に表記が切り替わるわけです。ただし、サブサイトは従来の SharePointサイトと同じで第二言語設定は既定でオフです。

ユーザー権限

Office 365 グループに接続されているわけなので Modern Team サイトのアクセス権限管理は原則 Office 365 グループで行います。ですから、サイトの設定ページに「ユーザーと権限」セクションは表示されません。ページ自体は存在していますが、なるべくは直接利用しないようにしているととらえるべきでしょう。

しかし、あくまでも原則としてというだけで、Office 365 グループに接続されている SharePoint サイトでも個別に権限は付与できます。たとえば、既定ではグループの所有者はフルコントロール、グループのメンバーには編集アクセス許可レベルが付与されている状態です。ここにOffice 365グループ以外の特定のユーザーに対して閲覧アクセス許可レベルを付与するといったこともできるわけです。

従来のアクセス権限の設定画面にアクセスするには[歯車]>[サイトのアクセス許可]にアクセスし、[高度なアクセス許可の設定]にアクセスします。もしくは次のURLに直接アクセスします。

https://<サイトのURL>/_layouts/15/user.aspx

ちなみに、Modern Team サイト内のサブサイトには従来通り「ユーザーと権限」セクションは表示されます。

SharePoint 発行機能は Modern Team Site では不要に

過去のブログ記事でも本件には言及しましたが、念のため繰り返します。

クラシックな SharePoint サイトではよく利用されてきた SharePoint 発行機能ですが、Modern UI にするときには不要です。特に Modern Team Site ではアクティブ化しないようにしましょう。現在のところ、Modern UI とSharePoint 発行機能の併用はサポートされていませんし、新しい発行機能の仕組みがあるため従来の仕組みは必要ありません。とはいえ、自分自身、既存の段階的に既存サイトをモダンUI化していっていますが、サイトは発行機能をアクティブにしています。管理ナビゲーションを使っているので、そうそうオフにはできない状況があるので、今のところは目をつぶるしかありません。しかし、新たに作る Modern Team Site では、こうした悩みに直面しなくていいようにオンにしないでおこうということです。

もっというと、Modern Team Site 前提なら、そもそも SharePoint 発行機能の存在自体、知らなくてもいいわけです。


[オフィスアイ] SharePoint Online サイト管理基礎 コース案内 ~モダンUIを把握し、活用しよう~

オンプレミスとOffice 365 の SharePoint Online の両方に対応してきた弊社の「SharePoint サイト管理基礎」研修ですが、今月より、オンプレミス版と SharePoint Online版とに分けています。

・オンプレミスの SharePoint 2016/2013 対応⇒「 SharePoint サイト管理基礎」

・SharePoint Online 対応⇒ 「SharePoint Online サイト管理基礎」

後者はタイトルも改め、コース内容も "モダンUI" を重視した内容に刷新しています。

SharePoint Online サイト管理基礎

演習も弊社の Office 365 環境を使ったグループワークを行い、実際に隣の席の人に自分で作成したサイトを公開してみるなど、実践的な内容です。

新しいコースアジェンダも公開しました。新任の SharePoint Online のサイト管理者や開発者などの方はぜひ、ご利用ください。

詳細⇒http://www.office-i-corp.jp/courses/oh-O365-201.htm


[SharePoint Online] ストレージ容量が増量に! (20倍)

 SharePoint Online では従来テナント単位のベースのストレージ容量は 1TB であり、これにサブスクリプションユーザー数×0.5 (500) GB の容量を加算したものが全体容量となっていました。ここから各SharePointサイトに対して容量の割り当てを行っているわけです。

これが、2018年6月1日~8月末までに容量増量となります。なんと 20倍! 

Increase in SharePoint Online storage allocation

Global digital transformation is driving growth across Microsoft 365 and SharePoint as organizations invest in technology to empower employees to do their best work. More than 350,000 organizations now have SharePoint and the data they are storing over doubled last year alone. We're hearing custom...

 ベースのストレージ容量の 1TB は変わりませんが、サブスクリプションユーザー数当たりの容量が20倍になり、10GBが割り当てられます。ということで、300ユーザーいたとすると 

1TB + (10GB × 300ユーザー数) 

ですから、全体として 4TBが利用できる計算です。

Office 365 グループに接続された SharePoint サイトもこの対象であり、Microsoft Teams や Yammer で使っている SharePoint ストレージ容量が増えるわけです。朗報ですね。これでまた一段とオンプレミス サーバーと差が出ますね。

ちなみに、Office 365 F1,とMicrosoft 365 F1 の SharePoint Online kiosk plans は対象外です。

 


[Microsoft Teams] SharePoint リストをタブとして追加する

Microsoft Teams 内の任意のチャンネルにタブとして SharePoint リストを追加できます。これには "Webサイト" という種類のタブを追加するのですが、指定するURLは SharePoint リストのURLです。

さて、このようにして追加できるリストですが、きれいに表示できるのは SharePoint リストがモダンUIになっている場合だけです。モダンUIになっていれば、書式付きの列も収まりよく表示できます。

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表示できるだけでなく、アイテムの新規追加・編集・削除、列の並び替え、フィルターなど一通りの機能が Teams 内から利用できます。

ちなみにクラシックUIのリストを追加してみるとどうなるか。。。実験してみましょう。

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上記のようにいわゆる "SharePointサイトの一ページ" として表示され、サイトの余計な部分まで見えてしまいます。これでは使い勝手はよくありません。

モダンUIへの切り替えのハードルが高いという組織も多いようですが、こうした機能差が出てくれば モダンUIのアドバンテージが明確になってくると思いますので参考になればと思います。