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"SharePoint ホーム" からサイトを作成するには

SharePoint Online で利用できる "SharePoint ホーム" には、アプリケーション起動メニューの[SharePoint]にアクセスします。

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このページはユーザーごとの情報が表示されるようになっており、次のような情報が得られます。

  • ユーザーがフォローしたサイト
  • 最近使用したサイト
  • お勧めのサイト

各サイトのアクティビティとして最近誰が何をしたかなども簡易に確認できます。

さて、ここに[サイトの作成]のリンクが表示されます。

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クリックすると次のような画面が表示されたりします。設定によっては一般ユーザーでも作成できます。

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[サイト作成]のリンクの表示有無やクリックしたときに挙動は、SharePoint Online 管理センターの[設定]ページで事前に設定しておく必要があります。

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ただし、ここで設定しても、いざユーザーが[サイト作成]をクリックしても "アクセス権がない" というエラーメッセージが出ることがあります。

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いろいろ確認したところ、ルートのサイトコレクションのトップレベルサイトへの閲覧権限を持っている必要があるようです。エラーになったのはいずれもルートサイトコレクションへの権限を持っていないユーザーでした。

ルートのサイトコレクションとはテナントのURL直下のSharePointサイトです。たとえば、Tenant1 というテナントだと

https://tenant1.shaepoint.com

をルートのサイトコレクションと呼びます。

https://tenant1.sharepoint.com/sites/team1 

https://tenant1.sharepoint.com/sites/team2

はルートではありません。

アクセス権を要求したときにはルートのサイトコレクションのトップレベルサイトへのアクセス権限が要求されるので、確認してみましょう。


[SharePoint Online] 別フォルダーや別サイトへのファイルコピー

SharePoint Online ではライブラリをモダンUI表示にしておくと、同一ライブラリ内のフォルダー間で簡単にコピーができます。また、異なるサイトのライブラリへもコピーできるようになっています。ただし、ファイルサイズは 50MB まで。他のサイトへのコピーは複数のファイルは同時選択できないため、1ファイルずつのコピーする必要があります。

FileCopyModernUI

従来のクラシックUIでは、こうしたファイルコピーはエクスプローラー表示を使ったりしていましたが、ずいぶん簡単になっています。エクスプローラー機能はWindows デスクトップを使っていて Internet Explorer を利用しなければならないという制約がありますが、これならWebブラウザーのみで操作できるため、モバイル端末でも使えます。

 


[SharePoint Online] フォルダー単位のアップロード

SharePoint Online ではライブラリの表示をモダンUIに設定しておくと、現在、以下の Web ブラウザーを使っている場合に限りフォルダー単位でのアップロードが可能です。

  • Microsoft Edge
  • Google Chrome

ご存じない方も多いようなので、ブログにも書いておきます。

モダンUIを嫌っている管理者も多いと思いますが、いろいろと機能を比較していくと既定ですべてをクラシックUIに設定してしまうよりは利便性が高くなることもあります。個人的にはモダンUI、気に入っています。


[SharePoint] Wiki ページライブラリの "ホームページ" について

SharePoint 上でチーム サイトを作成すると Wikiページライブラリが 「サイトのページ」という名称で自動作成されます。Wikiページライブラリはサイト内に複数追加できるため、用語集、製品情報などの情報で分類したりもできます。

さて、この Wiki ページライブラリには "ホーム ページ" があります。"ホーム ページ" というと、インターネットに公開されているWebサイト全般のことを思い浮かべる方も多いかもしれませんが、"最初に表示されるページ" という狭義が本来あります(厳密にはサイト内の特定のページまでアドレス指定しなくてもサイトのURLまで指定すれば勝手に表示される既定のページです)。

Wiki ページ ライブラリを新規に追加すると次の 2つのページが同時に自動生成されます。

  • ホーム.aspx
  • このライブラリの使用方法.aspx

このうち、ホーム.aspx が Wiki ページ ライブラリのホームページであり、Wiki ページライブラリのURLまで指定したときに最初に表示されるページとなります。サイドリンクバーなどに[最近使った項目]見出し配下に表示される Wikiページ ライブラリのURLをクリックすると既定では ホーム.aspx が表示されます。

さて、ここから開発面でのお話です。

Wiki ページライブラリのRootFolderオブジェクトには WelcomePageプロパティがあります。新規作成のWikiページライブラリなどは既定値が "ホーム.aspx" になっています。この値は変更できるため、同一ライブラリ内の任意のWikiページをホームページとして設定できます。たとえば、「Wikiページライブラリのホームページとなるページのタイトルが常に "ホーム" と表示されるのは、サイトのホームページと混同するので変えたいといったニーズがあれば、知っていると役立ちます。

JavaScript Object Model の例)

//Wiki ページライブラリのホームページの確認
...
var ctx=new SP.ClientContext();
//リストのオブジェクトを取得
var list = ctx.get_web().get_lists().getByTitle("Wikiページライブラリの名前");
var rootFolder=list.get_rootFolder();
ctx.load(rootFolder);
ctx.executeQueryAsync(function(){
//成功時のハンドラ
alert("結果 : rootFolder.get_welcomePage());
//set_welcomePage()メソッドの引数に任意のページを指定すればよい。最後RootFolderのupdate()メソッドを忘れずに!
},
function(){//失敗時のハンドラ});

[初心者向け] SharePoint の種類を把握しよう !

最近 SharePoint の種類について同じような説明をする機会が増えたので、念のためブログにも記載しておきます。あまりシステムに詳しくない方向けです。

SharePoint には次の2種類があります。

  • オンプレミス : On-premise (社内設置) 版
  • クラウド版

SharePoint Server 2013 や SharePoint Server 2016 といった "Server" と名前がついているのはオンプレミス版の SharePoint です。オンプレミスとは、自社内にサーバーを構築しメンテナンスなどは自社内で行います。

一方クラウド版は SharePoint Online というサービス名となっています。クラウド版は、平たく言えば、Microsoft 社がクラウド環境に SharePoint サーバーを構築し、インターネット越しにサービスを利用できるようにしているものです。ですから、サーバー自体のメンテナンス等はMicrosoft社任せであり、機能更新などが継続的に行われています。SharePoint Onlineはこのサービスだけを単独で契約することもできれば、Office 365 Business, Office 365 Enterprise などのような契約プラン内に含まれている場合もあります。実際に利用されているケースでは、後者が多いようです。ちなみに、他のサービスとしては Exchange Online や Skype for Business Online 、最新の Office クライアント アプリケーション(Word, Excel, PowerPoint) などがあります。Exchange Online が利用できると Outlook と組み合わせて電子メールが利用できたり、個人の予定を管理したりできます。Office 2010, 2013, 2016 に含まれている Outlook とは別に、Web版のOutlook があり、これは Outlook on the Web と呼ばれますが、 Exchange Online を契約しているとこれも利用できます。

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オンプレミス版とクラウド版ではそれぞれ良し悪しがあるため、組織によってはどちらか一方を使っていたり、組み合わせて利用していたりします。たとえば、大きな違いとしては、オンプレミス版の場合は、インターネット越しに利用させないようにしているケースも多く、社外から簡単にはSharePoint サイトにアクセスできないようになっていたりします。一方のクラウド版はインターネットへの接続環境があれば、原則、どの端末からでもアクセスできます (最近、SharePoint Online も特定のネットワーク環境からのアクセスを制限する設定もできるようになったため、"原則"と書きました)。たとえば、カフェや空港などにあるインターネット接続端末からアクセスしたり、iPad, iPhone その他、携帯端末からも Webブラウザーがあれば、アクセスできます。もちろん、ユーザー認証が必要であるため誰でもアクセスできるという意味ではありません。

さて、機能的な視点で補足しておきましょう。少し技術的な話です。

現在のSharePoint Online は、もともとは SharePoint Server 2013 がベースとなっていたため、利用できる機能も画面操作もオンプレミス版の SharePoint 2013 と当初はあまり変わりませんでした。逆に、SharePoint Online の方がいくらか利用できる機能が制限されている面もあったのです。しかし、クラウド環境である利点を生かし、SharePoint Onlineは継続的に機能アップデートを続けて進化しており、現在は SharePoint Online や Office 365 と組み合わせないと利用できない機能が多くなってきています。そして、昨年春に登場した最新のオンプレミス版の SharePoint が SharePoint Server 2016 です。このバージョンは、SharePoint Online のノウハウをそのままオンプレミス環境で利用できるようにしているものであるため、利用できる機能や見た目が SharePoint Online に近いものになっています。ただし、社内設置型は頻繁にアップデートされるわけではないため、SharePoint Online の新機能の一部は SharePoint Server 2016 には搭載されていなかったりするのです。たとえば、このブログでもよく取り上げている、モダンUIなどへの対応はほんのごく一部です。

SharePoint Server 2013 も 2016 も1か月ごとに、主にバグ修正を行う更新プログラムが提供されています。ただし、SharePoint Server 2016 には特殊な更新プログラムである Feature Pack が適宜提供されるようになっており、これを適用することで SharePoint Online や Office 365 で提供されている機能の一部が使えるようになるような大幅な機能拡張がされるようになっています。最初の Feature Pack は 2016年11月に公開され、これにより SharePoint Server 2016 の OneDrive for Business にのみモダンUIが導入されています。今年も、Feature Pack が提供される予定となっているようです。

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