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[SharePoint Online] Word, Excel とPowerPointを素早く編集!

 現在、SharePoint Online のドキュメントライブラリ (Modern UI) ではファイル名をクリックすると、すぐに Office Online 機能を使って編集モードになるようになっています。もちろん、ログオンユーザーに編集権限があれば、ですが。

Edit faster in Word, Excel and PowerPoint

Applies To: SharePoint Online users We've introduced a more collaborative web experience for Word, Excel and PowerPoint documents for SharePoint Online and OneDrive for Business. Now, when you click a Word, Excel or PowerPoint file in OneDrive for Business or open a sharing link to a Word, Exc...

  そもそもファイル名の横にある ... メニューに[プレビュー]ってメニューがあるなぁとは思っていましたが、違いをよく把握しておらず。[プレビュー]をクリックすると、他のファイルと同様に従来のファイルプレビュー画面となります。この画面であれば、同一フォルダー内の他のファイルも、右上の< や>を使ってプレビューしていけます。

しかし、ファイル名をクリックすると Word Online, Excel Online, PowerPoint Online の画面に切り替わるため、元のライブラリに戻るときには画面上部のリンクをクリックして、、、という挙動になります。

操作イメージは次のビデオ画面をどうぞ (音声なし)

少しずつ、間違い探しのようですが、機能がアップデートされていますね。

 


[Flow] Microsoft Flow for Excel (Preview) 登場 - SharePoint と連携させよう!

さて、1週間前ほどになりますが、Excel 内から Microsoft Flow のフローが利用できるようになりました。といっても、まだプレビューです。

Flow is available in Excel and the Outlook Web App, introducing Business process flows, and more! | Flow のブログ

There are two new flow integrations: with the new Flow button in Excel, you can create and trigger automation directly on tables in your worksheets, and, you can now create flows that sync tasks to Microsoft ToDo in the Outlook Web App.

Excel の アドインとして提供されます。アドインの詳細は下記のリンク先などを参照してください。

Microsoft Flow for Excel (Preview)゜

Automate repetitive tasks by integrating your favorite apps and services with Microsoft Flow.

 2018/8/1 現在のアドインの概要は次の通り。

  • バージョン : 1.0.0.2
  • 更新日時 : 2018/7/17
  • サポートされている製品 : Excel 2016 + , Excel 2016 for Mac, Excel Online

つまり、Excel 2016 以降で利用できるということですが、注目すべきはいわゆる "Office Webアドイン" であるため Excel Online でも使えるということ。手元の環境が Excel 2013 以前だというケースでは Excel Online だと試せます。

Office ストアへのアクセス制限を考慮

ところで、このアドインは入手元は Office ストアです。Office 365 テナント管理者は組織内のユーザーが Office ストアにアクセスできるかどうかを制御できます。そのため、これを許可していなければユーザー自身が Office ストアからアドインを追加することはできません。試したくてもテナント管理者が許可していないなぁ。ということもあり得るので注意してください。

 

とはいえ、これは基本的に「ユーザーが勝手には」追加できないという話。管理者が今回の Microsoft Flow アドインのように、特定のアドインの利用を全てのユーザー、または特定のユーザーやグループにのみ許可することはできます。

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アドインを追加してみよう!

では上記の条件をクリアしている前提ですが、Excel 2016 でアドインを追加してみましょう。

追加すると[データ]タブに[Microsoft Flow]ボタンが追加されるようになります。これをクリックすると Flow 用のパネルが右側に表示されます。Excel Online を使っている場合も同様にアドインの追加が必要です。

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このパネルからフローを作成したり、開始したりできます。

Excel アドインでは Excel内に作成してあるテーブルを基軸にします。テーブル内の任意のセルを選択し、その行データを使ってフローを処理します。ですから、「選択した行から」というトリガーが基本。ちなみに現時点でExcelアドインを使ったテンプレートとして用意されているものは次の通りです。 

  • 選択した行から --> メールを送信する
  • 選択した行から --> SharePointにアイテムを作成する
  • 選択した行から --> Dynamicsにエンティティを作成する
  • 選択した行から --> 承認を送信する
  • 選択した行から --> Teamsにメッセージを投稿する
  • 選択した行から --> 他のスプレッドシートに行を作成する
  • 選択した行から --> Twitter にメッセージを投稿する

SharePoint と連携させてみよう!

 では SharePointリストと連携したフローを作成してみましょう。対象は SharePoint のカスタムリスト。Excel シート内のデータをここに手作業で書き写すのではなく、フローを使って素早くアイテムを追加できます。詳しくは YouTubeに動画を公開しましたので、ご参考まで。

トラブル対応情報

ちなみにビデオでは、Excel Online を使いました。デスクトップ版に比べるとトラブルが少ないためです。では、ここまでで遭遇したトラブルを以下に共有しておきます。いずれも Flow のパネル部分の問題であり、パネル自体は表示されるが、パネル内に何も表示されないか、エラーが表示されてしまう。

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私自身は、複数テナントを持っているので、これを切り替えるためにアカウントを切り替えて使っていたのですが、何度かやっていたら、「ウンともスンとも」画面がでてきません。アドインのアンインストールと追加も何度やったことか。。。Cookieの削除とか、あれこれ。しかも半日経っても治らない。そこで Twitter でこの困った件をつぶやいたら「Yugo Shimizu」さんからヒントを頂きまして、それをもとにあれこれやったら「サインイン」が出てくるところまでは何とか修正できました。

で、何をやったかというのをメモしておくと、そもそもこの部分は Office Webアドインであり JavaScriptで動作しているわけです。そのため、プラウザー側にも何かしら影響を受けます。そのため下記のことをやりました。が、正確にはどれが正しい処理なのかまでは追及しきれていないので、はっきりしたことが分かれば追記しようと思います。

  • IEと Edgeの両方を使っているので、念のためどちらも Office 365 ポータル (www.office.com) に入り直し、きちんとサインアウトする
  • 各ブラウザーでMicrosoft Flow ポータルにも入り直し、きちんとサインアウトする
  • 念のためPCを再起動

以上です。ただ、再び同様の現象が発生しているので、なかなか問題追及は難しいです。特にOffice 365 にサインインするときに「サインインを継続する」をオンにせずにいるとトラブルにあう可能性が高まります(これは、PowerAppsの方も同じですが)。

Edge を使って Excel Online 上でフローを利用しようとしていたら、下記のようなエラーメッセージにも遭遇しました。

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確かに IE側では、https://flow.microsoft.com はセキュリティ ゾーンにキチンと登録していなかった。。。ですが、Chrome に切り替えたらすんなり動きました。まだまだプレビューですし、不安定さありますが、それでも Excel Online + Chromeは安定しているようなので、検証する際にはまずはこの環境を利用することをお勧めします。

 


[SharePoint Online] サイト作成に関する機能アップデート

 2018年7月下旬より SharePoint Online でのサイト作成機能が更新されます。

詳しくは下記の記事を参照してください。

Updates to SharePoint self-service site creation

Empower users to create their own sites and watch their productivity soar. Beginning in late July of 2018, we'll begin rolling out several improvements to the SharePoint site creation experience - to empower more users and provide the right controls to admins. Included in this update are the abili...

さて、この記事の内容をピックアップしておきましょう。ちなみに、今回する新機能により、これまでの SharePoint サイトの運用やサイト設計がまた少し様変わりします(うちのSharePoint 研修の一連のテキストも改訂しないと、、、)。

※ SharePoint Online ではクラシックUI前提の "チームサイト" は "チーム サイト(クラシック表示)" というサイトテンプレート名になっており、モダンUI対応の方は単に "チーム サイト" と呼びます。

 追加される新機能

次の機能が追加されるとのこと。

  • Office 365 グループ作成ができないユーザーでもモダン チーム サイトを作成できるようユーザーに許可する
  • 作成するサイトの既定の言語を選べる
  • ユーザー自身によるサイト作成(サブサイトを含む)を許可または拒否するかを管理者が設定できる

 Office 365 グループ作成ができないユーザーでもモダン チーム サイトを作成できるようユーザーに許可する

 最初からサイト全体がモダンUI対応になっている、いわゆる "モダンSharePointサイト" のテンプレートは "チームサイト" か "コミュニケ―ションサイト" かですが、"チームサイト"の方は必ず Office 365 グループが紐づいていました。しかし、この更新で、Office 365 グループが紐づかない 単独の SharePoint サイトコレクションとして "チームサイト" が作成できるようになります。そのため、Office 365 グループを作らせないようにしていたユーザーでも "チーム サイト" (モダン) は作成できるということですね。

ということで、SharePoint Online の管理センターに次のような設定があります。

2018-07-27_21-39-00


各設定は SharePoint Home からサイト作成させる場合の話で上 2 つが重要です。一番上が既定値で、Office 365 グループを作成できないユーザーの場合はクラシックUIのチームサイト (実質、サイトコレクション) を自分で作成できるよということ。二番目が、グループを作成できるユーザー以外には[サイトの作成]メニューは非表示にするよという設定ですね。

ここが↓のように新しくなるそうです。

NewCreateModernSite

モダンサイトかクラシックサイトかの選択になり、モダンサイトの場合 Office 365 グループ作成権限がなくてもサイトが作れるよということ。こちらの方が分かりやすいですね。

ご存知ない方もいると思いますが、Office 365 に接続されていないクラシックなSharePoint サイトも後から Office 365 グループに接続できます。ですから、今回の措置でもおそらく、あとから Office 365 グループには必要に応じて接続できるのではないかと思います。

ちなみに、特定のユーザーにだけ Office 365 グループに紐づく チームサイトを作成できるよう制限する場合は従来通り Azure AD Premium P1 が必要で、手順も変わらずです。

いつものように最初は対象リリースの顧客にロールアウトが開始され、ワールドワイドでのロールアウト完了は 2018年8月末までを予定。

作成するサイトの既定の言語を選べる

 Office 365 テナントの既定の言語とは異なる言語をサイト作成時に選択できるようになります。

現在は言語が選択できませんが、

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これが選択できるようになる。

SubSIteCreation

 

ユーザー自身によるサイト作成(サブサイトを含む)を許可または拒否するかを管理者が設定できる

現在、サイトの管理者は[サイト コンテンツ]ページからサブサイトが作成できますが、このメニューの表示を制御する設定が SharePoint Online 管理ポータルにあります。

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ただし、これは Office  365 グルーブに接続されているサイトに限った設定です。

新たな設定では次の3つになります。クラシックサイトも対象となるというのが新しい点ですね。

  • サブサイト コマンドを非表示にする
  • クラシック サイトでだけサブサイト コマンドを非表示にする
  • 全てのサイトでサブサイト コマンドを非表示にする

今後 SharePoint サイトの構造は1サイトコレクションに1サイトという構造にして、SharePoint Hub を使って必要に応じて複数のサイトコレクションを集約するアプローチがとれます。関連記事はこちら。現在 SharePoint Hub はプレビューですが、詳しくはまたの機会にあらためて記事にしましょう。

 


[SharePoint Online] SharePoint Designer で探る モダン SharePoint チーム サイト

harePoint Online のモダン SharePoint サイトである「チーム サイト」をSharePoint Designer 2013 (SPD 2013) で探ってみました。せっかくなのでブログで共有しますが、非常にマニアックなので、気になる方だけどうぞ。

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この新しい方のチーム サイトのテンプレートのIDは STS#3 というもの。クラシックUIのチームサイトは STS#0 なので、サイトテンプレートの名前こそほぼ一緒ですが、IDは異なっているわけです。

そもそも SPD 2013 で接続できるのか、という話ですが、勿論接続できます。

ただ表示されるメニューが少し異なります。何が違うかといえば "マスターページ" のメニューがないこと。下はクラシック チーム サイトに接続した場合です。

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しかし、モダン チーム サイトにアクセスするとこれが非表示になる。

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ちなみに、マスターページがないわけではありません。[すべてのファイル]からたどればマスターページギャラリーにはアクセスできます。サイトの設定ページなどはモダンUIに対応していないため、従来通り seattle.master は参照できないといけませんしね。

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ナビゲーションメニューに[マスタ ページ]がないということは、手軽には ASP.NET で言うところの "コンテンツ ページ" が作れないということです。さて、どうしようか? サイトのページ ライブラリであれば、Webパーツページは作れるはずです。ということで作ってみます。

ビデオの手順でもわかるように、スクリプトエディタWebパーツやコンテンツ エディタWebパーツはありません。モダン チーム サイトは NoScript という設定となっているため、カスタムスクリプトは実行できない。その代り、SharePoint Framework もしくは SharePoint Framework Extensions を使ってスクリプトを使ったカスタマイズをすることになります。

とはいえ、本当にスクリプトは実行できないの? と疑ってみます。作成したWebパーツページにスクリプトを組み込んでみましょう。まずは、"埋め込みコード" を使ってみますが、確かに受け付けません。また SPD 側でソースコードを編集して保存すると、スクリプトを書き込む以前に編集保存を拒まれます。

さて、サイト ページについて確認しておきましょう。サイトページはクラシックのチームサイトでも、SharePoint Online の管理者が許可していれば利用できるので、モダン SharePoint サイトに限った話ではありませんがついでに確認してみましょう。

当然、サイトページのソースコードも SPD を使えば確認できます。中身を見ると下記のようになっており、見慣れた Page ディレクティブ内のマスターページを参照する MasterPageFile 属性はもうありません。

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念のためWikiページと比較しましょう。こちらは次のように Page ディレクティブに MasterPageFile 属性を持っています。

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さらに気になったところとしては「サイトオプション」です。ここはクラシック サイトとはかなり違います。

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モダン SharePoint サイトは Office 365 グループに接続されているからでしょう、GroupId や SiteCoolectionGroupId... といったプロパティがありますね。GroupType が Private とか。ここを見れば、プライベートグループか、パブリックかもわかるのか。

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ということで、色々と違いがあって面白いですね。

 


[SharePoint Online] モダンUI のサイトのサイドリンクバー編集

モダンUIになっているサイトのサイドリンクバーは[編集]をクリックすれば、素早くナビゲーションが編集できます。音声はありませんが、基本操作を動画にしてみました。ちなみに、このサイトは Office 365 グループに接続されている SharePoint サイトであるため URL 以外にも会話や Microsoft Planner, 予定表などのリンクも生成できるようになっています。

SharePoint Server 発行インフラストラクチャーがアクティブ化されている場合

上記のサイトはサイトコレクションのフィーチャー(拡張機能)の一つである「SharePoint Server 発行インフラストラクチャー」機能がアクティブ化されていない場合の例です。モダンUIでは、この機能がサポートされません。SharePoint Onlineでは新しいページ発行の仕組みに置き換えているところであり、この仕組みはもやは古びれてしまっている。そもそも、この古い仕組みの元となっている機能は Content Management Server 2002 当たりから引き継がれているものです。さすがにアーキテクチャーが約20年前となってきており、モダンUIでは互換性は重視していないということです。家で例えるならもう住み替え時なのです。

しかし、私が利用してきたサイトコレクションもこの機能をアクティブ化することを前提にしてきているため、非アクティブ化することでどういった問題が発生するか影響を確認する時間も十分にとれない。。。。となれば、この設定はアクティブなまま、たとえサポートされなくても、一部の画面はモダンUIにしていこう。サイトコンテンツを新しいサイトに移行するのも簡単ではないし。ということで、既存サイトの一部の設定をモダンUIになるように構成しなおしながら、利用するというジレンマが生まれます。

すると、ナビゲーション設定はどうなるでしょぅ? 本来モダンUIになっているサイトではサイドリンクバーは手軽に編集できますが、既存サイトに関してはナビゲーション部分は従来通り設定する必要があります。つまりあまり直感的には操作できません。サイドリンクバーを[編集]メニューから編集しようとすると、「ナビゲーションの設定」ページに遷移します。この画面で「構造ナビゲーション」を変更します。

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しかし、上記の動画と同じように "サブリンク" を作成できるものの階層としては見出しとその直下のみで、2段階までしか設定できません。これより階層を深くしようとすると管理ナビゲーションが必要になりますが、途端に設定するためのハードルが上がります。ちなみにモダンUIでは「最近使った項目」は非表示になりました。

ですが、モダンUIにはまだない良い点としては「対象ユーザー」が指定できるところでしょう。特定のグループメンバーにしかリンクを表示しないという設定はモダンUIでのナビゲーション編集にはない機能です。

ということで、既存サイトをモダンUI化することはできるにはできますが、最初からモダンUIになっているサイトと比較すると操作性や機能性に差があり、どちらにも一長一短があります。