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MyAnalytics と業務時間の使い方の効率化

私が利用している Office 365 Enterprise E1 と E3 のテナントでは機能検証もかねて MyAnalyticsを追加購入しています。

MyAnalytics って何? という方に

ところでMyAnalytics をご存じない方もいらっしゃるでしょう。この機能は業務での時間の使い方に関する情報を統計データとしてダッシュボードとして表示する機能です。

ダッシュボードには次のような情報が表示されます。会議時間、メール時間、フォーカス時間、残業時間は自分で目標を設定できるようにもなっています。

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E5には標準搭載されていますが、それ以外は Office 365 Enterprise E1, E3 であれば別途購入すれば利用できます。お試しで5ライセンスのみといたように少量でまずは購入してみることもできます。基本的にはExchange Online が管理しているメールボックスを基軸にメールの送受信や会議の開催などの情報を取得していますが、現在のところ管理者であっても他者の活動状況は見えません。

さて、この MyAnalytics ですが、会議などの情報をきちんと統計データとして取得するにはいくつかコツが要ります。たとえば、自分以外の出席者がいない会議設定や終日の会議として設定しているとデータとして収集されません。またあまり耳慣れない "フォーカス時間" とは、会議がない連続する 2時間以上の時間として定義されています。これらの細かい内容は次のリンク先を参照してください。

MyAnalytics のヒントのページが面白い 

MyAnalytics から得た Insight により、こんなアクションをしてみては? という資料が下記のリンク先に上がっています。これが意外と興味深いです。

たとえば、「会議を短くしましょう」というセクションですが、会議に使った時間の 25~50% は無駄というアンケート結果(重役が対象だそうですが)がある。そこで、一部の企業は立ったままで行う会議を導入しています、とあります。私は、立ったまま会議というのは経験がありませんが、確かに短時間で済ませるという意味では面白い取り組みです。あと、1週間の定期的な会議を削除して、本当になくなると困る会議だけ再追加する、など。残業時間に関しては、「思いやりのある同僚になりましょう」ということで、受信者の通常の業務時間になるまでメールを下書き保存したり、配信を遅らせるようにしましょう、と。

そのほか、次のような内容も。

人間関係を育てる時間を増やして生産性を向上する

業務時間中にリラックスする時間を少し取ることができれば、気持ちが回復するだけでなく、仕事の成功につながる可能性があります。人間関係を育て、ネットワークを作ることに時間を使うと、仕事の発展にとって大きな利点があることが証明されています。ある提携チームの研究によると、成功している営業担当員とネットワークの大きさの間に相関性があることが証明されました。この研究では、売上がトップの営業担当者は、平均以下の売上の担当者よりも、社内のネットワークが 33% 大きいことがわかりました。この事例では、重要な同僚との関係に対する投資は、高パフォーマンスに転換されることを示しています。

重要なことに時間を割く

昼食を抜いて、自席で 4 杯目のコーヒーを飲むのではなく、チームとの食事を楽しみましょう。多くの場合、脳を休め、ネットワークを育てることで、生産性を向上できます。

MyAnalytics の比較的最近の変更点

余談ですが、以前は MyAnalytics は Delve Analytics と呼ばれており、2016年10月より MyAnalytics に呼び名が変わりました。資料によっては古い表記が残っているかもしれません。またDelve Analytics のころは、サービスを追加購入して設定しから 4週間程度経過しないと統計データが取得できませんでした。しかし、現在は1週間ほどでデータが取得できるようになっています。

Outlook にも自動的にアドインが追加されるようになっており、メールの内容ごとに分析したりすることも可能です。これによって、自分が送信した特定のメールを読んでいるユーザー数などが把握できます。ただし、2017/5/5 以降 アドイン機能が更新されており、5件を越える連絡先に送信したメールだけがメール開封率と既読率を確認できるようです。以前は1件でも表示できていたのですが。

詳しくは次のリンクを参照してください。

[Outlook on the webの例] ※Outlook 2016 も同様

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また、Outlook アドインからフォーカス時間の確保ができるようにもなっています。これで手軽に予定をブロックできます。

2017-05-06_7-47-26[アドイン上でのフォーカス時間の確保(アニメーションGIF)]

2017-05-06_7-45-30[予定表に予定が追加されたことを確認]

また同じくして2017/5/5 から私の利用しているテナントでは Office 365 のランチャーに "MyAnalytics" が増えました。従来通りDelve ページからアクセスできるのですが、ランチャーへの追加により MyAnalytics ページに直接アクセスできるようになりました。機能アップデートに伴う変更のようですね。

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新しい OneDrive の同期クライアントをインストールしても以前の OneDrive 同期クライアントで同期してしまう問題

以前の OneDrive 同期クライアント (Groove.exe) を使っていて、新しい同期クライアント (OneDrive.exe) をインストールしても、SharePoint Online のドキュメント同期をする際に旧バージョンが起動し新しい同期クライアントでの同期が行われないことがあります。

原因は SharePoint Online の管理設定が "古いクライアントを起動" するように設定されていることにあります。

新しい同期クライアントを試す

まずお試しとして特定のユーザーだけで新しい同期クライアントを有効にするには、新しい同期クライアントをインストールしたうえで、下記のページから TeamSiteSyncPreview.reg をダウンロードして開き、"SharePoint ドキュメント ライブラリ同期" を有効にするようにレジストリ変更する必要があります。

詳しくは次のリンク先を参照してください。

OneDrive の次世代同期クライアントを使用して SharePoint ファイルを同期する - Office サポート

新しい OneDrive 同期クライアントと SharePoint Online の同期を有効にする方法について説明します。

 

SharePoint Online 側で設定を変更する

本格的に新しい同期クライアントを社内で展開するには、SharePoint 管理センターの[設定]から "SharePoint の同期クライアント" の設定を "新しいクライアントを起動" に変更します。意外に気づきにくい設定であるため、確認するようにしましょう。

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あとは必要に応じて引継ぎコマンドである 「OneDrive.exe /takeover」を実行し、OneDrive を再起動します。


Azure AD PowerShell v2

Azure AD を管理するのに PowerShell をよく使いますが、従来の MSOnline モジュール (Azure Active Directory PowerShell v1) は廃止予定となっており、これから新規にスクリプト開発をする際には新しい AzureAD モジュール (Azure Active Directory PowerShell v2) を使っていくようにしたほうがよいでしょう。とはいえ、まだ AzureAD モジュールでは利用できない機能もあるため、まだ MSOnline モジュールも使うことがあります。※使い分ける必要があるのは厄介ですが、仕方ありません。

たとえば、 削除した Office 365 グループの復元をするには、この AzureAD モジュールが必要です。

従来の MSOnline モジュールとの大きな違いは、 Graph API が実装されていることです。(これは勝手な推測ですが) この新しい実装により Office 365 グループのように Azure AD にグループを作成するだけでなく、同時に関連するSharePointサイトを作成し、Exchange Online 上にメールボックスを作成しているようなケースでも、これら含めて復元できるようになるということであるようです。

詳しくは下記を参照してください。

Overview of Azure PowerShell

An overview of Azure PowerShell with links to installation and configuration.

 

Office 365 グループの復元についての注意

ところで、このAzureADモジュールですが、モジュールが General Availability リリースPublic Preview リリースと2種類あります。

2017/4現在だと下記の通りです。

機能的な違いがあるため気を付ける必要があるのですが、必ずしも GA のものがよいわけではありません。前述の Office 365 グループの復元に関しては Public Preview を使う必要があります。理由は、記載されている "Get-AzureADMSDeletedGroup" などのコマンドがないためです。GA からは削除されているようですね。しかし、本格運用はともかく、まずは検証したいということであれば、今のところPreview を使うしかないわけです。

このようにサポートされているコマンドに違いがありますので、利用するコマンドは果たしてどちらがよいか、確認するようにしましょう。

 


Azure AD のサインイン情報のレポートを Power BI で確認しよう [Azure Active Directory Activity Logs Content Pack]

Office 365 へのサインイン状況を含めたサインイン状況をユーザーごとに確認するには Azure Active Directory ポータルのレポートを見ます。

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しかし、これを毎回確認するのは Azure AD の管理者である必要があり、レポート作成もダウンロードしたデータを加工する必要がありちょっと面倒です。

Azure Active Directory Activity Logs コンテンツ パック (Preview) 

2017年1月20日に、Power BI 用の「Azure Active Directory Activity Logs コンテンツ パック (Preview) 」がリリースされています。これを使うと非常に簡単に Power BI 上でログイン状況が確認できます。

Azure Active Directory meets Power BI | Microsoft Power BI Blog | Microsoft Power BI

Understanding how users adopt and use Azure Active Directory features is critical for IT admins. It allows you to plan your IT infrastructure and communication to increase usage and to get the most out of AAD features. The usage and activity reports in the Azure admin portal is a great starting point.

 使い方は上記のページに書かれていますが、改めて手順を紹介しておきます。

Power BI について簡単におさらい

Power BI は有料版である Power BI Proと無料版の単なる Power BI がありますが、 Office 365 ユーザーはOffice 365 のアカウントで Power BI サイトでサインアップすることで無料版が利用できます(※組織によってはサインアップを許可していないかもしれません)。Power BI Pro は別途ライセンスを購入し、当該ユーザーにライセンスを割り当てていれば使えるわけですが、いずれにしても、Office 365 ユーザーすぐに Power BI を利用できる環境が整っているわけです。

さて、すでに Power BI にサインアップしている前提で、Azure Active Directoryの管理者が Power BI を使ってレポートやダッシュボードを作成します。これは同じく Power BI にアクセスて席るユーザーとURLで共有できますし、PowerPoint にエクスポートしたり、印刷したり、Microsoft Teams にタブとして追加したりできます。ということで、広く共有しやすくなることは間違いありません。

コンテンツ パックを使ってみよう!

さてコンテンツパックの使い方です。

  1. Power BI サイトにサインインする
  2. 「コンテンツ パック ライブラリ」の[取得]をクリックする。
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  3. 「Azure Active Directory Activity Logs (Preview)」を探し、[今すぐ入手する]をクリックする。
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  4. テナント名を入力して[次へ]をクリックする。
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  5. 認証方法は OAuth2 と Basic が選べる。いずれかを指定し、[サインイン]をクリックする。ちなみに、私の環境では既定の OAuth 2接続を使った。
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  6. 認証画面が表示されるため、Azure AD の管理アカウントでサインインする。
  7. データセット、レポートおよびダッシュボードが下図のように自動生成される。
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Microsoft Teams にタブとして追加する

このようにして生成したレポートは、前述した通りMicrosoft Teams にタブとして追加できます。※このようにTeamsは Power BI と相性がよく、レポートを手軽にチームメンバーと共有できます。そしてそもそもPower BI を使えば、見栄えのよい分析データを手軽に素早く作れるわけです。

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注意点

ちなみに、このコンテンツパックを利用するには、Azure AD Premium 契約が必要です。また、MFA (多要素認証) が有効になっているアカウントは OAuth2 オプションを使うと認証の問題が発生することがあるようです。その場合は、基本認証か MFA が有効でないアカウントを使う必要があります。

また、現在は最近7日間分しかレコードを取得できません。日付を指定して取得する機能は次のリリースに含む予定だそうで。この点は現在、本格利用を行うには非常にネックとなっています。次のリリースがいつになるかわかりませんが、期待したいところです。

 

 


Microsoft To-Do プレビュー

Office 365 の新しい個人タスク管理機能として Microsoft To-Do のプレビューが公開されました。

Introducing Microsoft To-Do-now available in Preview - Office Blogs

Stay Informed Today we're excited to introduce a new, intelligent task management app that makes it easy to plan and manage your day. Say hello to Microsoft To-Do-now available in Preview. To-Do comes from the team behind the Wunderlist app, and delivers a smarter, more personal and intuitive way to help people stay organized and get the most out of every day.

 既定はオフになっているようですが、利用できるようテナント管理者がアカウントごとに設定しておく必要がありますが、とりあえず下記のURLに手持ちの Office 365 アカウントでサインインできれば、使えるということです。

サインインしたあとは、タスクの作成はごくシンプルで、メモ帳に書くようにタスクを書き連ねていくだけです。基本的には今日明日にやるタスクといつかやるタスクですね。それを必要に応じてカテゴリ分けして、優先順位を変えて、最後は消し込んでいくと。。。Outlook の To Do とも同期するようですが、シンプルなのがよいですね。あとは、リコメンデーションの機能があり、「こんなタスクはいかが?」と推薦してくれるようになるらしいです。

操作は現在↓のような感じです。クリックすると拡大表示します。(※操作画面を差し替えました)

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個人的にはこのくらいシンプルなのが潔くて好きです。この機能、もともとは Microsoft 社が買収した会社である Wunderlist 社の Wunderlistの後継です。関連記事がいくつかでています。

[ZDNET] マイクロソフトのタスク管理ツール「To-Do」がプレビュー公開--Outlookとも連携へ

今後タスクの共有機能など、Wunderlist が持っていた機能が追加されていくとのことで、期待したいところです。

ちなみに、Office 365 で利用できるタスク管理機能としては次のようなものがあり、選択肢がまた一つ増えました。さて、皆さんはどう使い分けますか? 

  • Outlook To-Do
  • SharePoint の タスクリスト
  • Microsoft Project 
  • OneNote での簡易タスク管理
  • Microsoft Planner ...