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[SharePoint Online] Excel ファイルを簡単に埋め込む

SharePoint Online や OneDrive for Business Online を使っていると、最新の Office Online も利用できるわけですが、従来埋め込みが面倒だった Excel ファイルがいつの間にか簡単に埋め込めるようになっています。気づいていない方は必見です

手順としては、SharePoint /OneDrive for Business 内のライブラリに保存されている Excel ファイルをWebブラウザー上で開き、Excel Online にアクセスします。その後、[共有]メニューから[埋め込み]をクリックします。手順は次の通り。

これで Iframeタグを含む埋め込みコードが手軽に生成できます。

従来だと下記のような資料を見ながら手組で Iframeタグを生成して埋め込んだりしていました。

https://support.office.com/en-us/article/Embed-your-Excel-workbook-on-your-web-page-or-blog-from-SharePoint-or-OneDrive-for-Business-7af74ce6-e8a0-48ac-ba3b-a1dd627b7773

コンシューマー向けのOneDrive には搭載されていたようですが、エンタープライズ向けにも利用できるようになったことで、Iframeタグなどに詳しくないエンドユーザーも手軽に利用できるようになります。

 


SharePoint Framework の SharePoint 2016 対応 / SharePoint 2016 Feature Pack 2

SharePoint Framework は現在 SharePoint Online のみをサポートしていますが、下記の SharePoint Framework の資料に、間もなく SharePoint Server 2016 も Feature Pack 2 により、サポートされるようになると明記されていますね。

Overview of the SharePoint Framework

SharePoint Framework roadmap

以下抜粋、

... The SharePoint Framework works for SharePoint Online and soon also for on-premises (SharePoint 2016 Feature Pack 2).

来月末に U.S. オーランドで開催される Microsoft Ignite 2017 のセッション情報が公開されていますが、SharePoint Server 2016 Feature Pack 2 に関するセッションも用意されています。注目ですね。

Discover SharePoint Server 2016 Feature Pack 2 and Beyond

今のところ、何事もなければ、現地イベントに参加予定です。最新情報、今から楽しみです!


既存のSharePointサイトと Microsoft Teamsに関する最新動向

Office 365 ユーザーの方はご存知の方も多いと思いますが、Office 365 を利用している場合は、Office 365 グループを作成することで自動的にSharePointサイトが作成されますし、逆にOffice 365 グループに紐づく SharePoint チームサイトやコミュニケーションサイトを新規に作成することもできます。

Microsoft Teams グループを作ると Office 365 グループが作成され、これに関連づくSharePointサイトも出来上がります。

とにかく Office 365 グループが紐づいていれば、Microsoft Teams が利用できるのですが、単独の SharePoint サイトだけを作成している場合は、Teams とは接続できません。そこで、User Voice には下記のような「既存の SharePoint サイトから Teams のグループを作成したいという」リクエストが多く上がっています。私も1票投じていました。

[User Voice] Microsoft Teams : Create Team from existing SharePoint site, and other requests

ところが、数日前に、このステータスが [Planned] になっていたのに、[レビュー中]という状態に差し戻されたという通知が届きました。

理由は上記のリンクのやり取りを見ていただくとわかりますが、SharePoint のチームは、既存のSharePoint サイトをモダングループに変換できる機能を開発しているそうです。つまり、Office 365 グループに変換するということですね。Office 365 グループに変換できれば、現在のまま Microsoft Teams と接続できるというわけです。


Microsoft Workplace Analytics は大規模シートの購入が前提

2017/7/5 にMicrosoft Workplace Analytics がリリースされました。これは Office 365 Enterprise プランにアドオンで追加できる機能であり、組織の活動状況から生産性を分析するサービスです。

さて、このサービスをそろそろ試そうかと思いきや、実は 5,000シート以上あることが前提となっており、中・小規模テナントでは利用できないので注意してください(小規模テナントしか持っていないので、試せず、ちょっとがっかりです)。詳しくは下記のページの質疑応答に記載されています。

Microsoft Workplace Analytics

ちなみに、E5 にもこの機能は含まれておらず、E1, E3, E5 はそれぞれ必要に応じて購入する必要があるわけですが、5,000シート以上購入していないと、Office 365 管理センターからアドオンの追加ができません(そもそもサービスが表示されない) 。仮に5,000シート以上ある場合は、E5 以外は 1ユーザーあたり月額 $6, E5 については1ユーザーあたり月額 $2 だそうです。

Office 365 のロードマップを見ていると MyAnalytics の方に Office 365 グループをベースとしたグループワークに関する業務時間分析機能は追加されそうなので、まずはこちらを期待したいところですね。

余談ですが、Workplace Analytics は略語は "WpA" のようです。


[SharePoint] 絞り込み検索の filetype と fileextension の違い

SharePoint では"プロパティ制限" という絞り込み検索が可能です。これは、ファイルのメタデータを使って絞り込み検索を行う際に利用します。このときよく利用するプロパティ(厳密には管理プロパティといいますが)  に "filetype" と "fileextension" があります。いずれもファイルの種類による絞り込み検索ですが、違いがあります。

FileExtension は文字通りファイルの拡張子による絞り込み検索であり、検索ボックスに "fileextension:pptx" などと指定するとPPTXの拡張子を持つファイルを絞り込み検索できます。エンタープライズ検索センターサイトなどで試してみるとよくわかるはずです(ちなみに、検索の大文字小文字は区別しません)。

一方の FileType は SharePoint がファイルの内容を判定した結果です。拡張子に依存しません。例えば、本当は Sample.txt というテキストファイルだったものを、無理やりに拡張子をPPTXとして保存したとき、SharePoint は "FileType:txt" と検索するとこの PPTX ファイルを見つけるという理屈です。

もちろん実際に検索する際には、このように本来のファイルの拡張子とは異なるということはあまり多くないと思います。したがって、どちらのプロパティを使って絞り込み検索しても大抵は同じような結果が得られます。

しかし、「リストの添付ファイルを検索する」時には区別して利用するとよいでしょう。リストの添付ファイルを検索するときには、まず、目的のリストの検索ボックスにアクセスします。この検索ボックスに検索キーワードを入れて絞り込む際に、filetypeで絞り込まないと添付ファイルがヒットしません。添付ファイルはリストアイテムの一部とみなされているため、単純な拡張子での絞り込み検索では駄目なようです。

FileType検索

とはいえ、ライブラリと異なり、検索結果は添付ファイルが単独で表示されることはなく、当該ファイルが見つかったリストアイテムが表示されます。またサイトの検索ボックス等では添付ファイルの絞り込みは単純ではなく、リストの検索ボックスを利用するような結果になりません。検索機能を使って目的のファイルを絞り込みたいときには、なるべくライブラリを使った方がファイルの利便性(再利用性)が高まることは覚えておきましょう。

 補足

ちなみに、SharePoint Online では Microsoft Project で作成したファイルは FileExtension:mpp としてもヒットしませんが、FileType:mpp とするとヒットします。ただし、先ほどとは異なりリスト内の検索ボックスではこの絞り込み検索はうまくいきません。サイトの検索ボックスまたはエンタープライズ検索センターサイトから検索しましょう。また、オンプレミスの SharePoint 2013/2016 など使っている方は、サーバー管理者が検索の設定でファイルの拡張子を登録しておけば FileExtension:mpp での検索が同様にできるようになります。

と、、微妙な違いでややこしいところですが、覚えておくと便利です。まずは実際に検索してみて試してみてくだい。