[SharePoint] 絞り込み検索の filetype と fileextension の違い

SharePoint では"プロパティ制限" という絞り込み検索が可能です。これは、ファイルのメタデータを使って絞り込み検索を行う際に利用します。このときよく利用するプロパティ(厳密には管理プロパティといいますが)  に "filetype" と "fileextension" があります。いずれもファイルの種類による絞り込み検索ですが、違いがあります。

FileExtension は文字通りファイルの拡張子による絞り込み検索であり、検索ボックスに "fileextension:pptx" などと指定するとPPTXの拡張子を持つファイルを絞り込み検索できます。エンタープライズ検索センターサイトなどで試してみるとよくわかるはずです(ちなみに、検索の大文字小文字は区別しません)。

一方の FileType は SharePoint がファイルの内容を判定した結果です。拡張子に依存しません。例えば、本当は Sample.txt というテキストファイルだったものを、無理やりに拡張子をPPTXとして保存したとき、SharePoint は "FileType:txt" と検索するとこの PPTX ファイルを見つけるという理屈です。

もちろん実際に検索する際には、このように本来のファイルの拡張子とは異なるということはあまり多くないと思います。したがって、どちらのプロパティを使って絞り込み検索しても大抵は同じような結果が得られます。

しかし、「リストの添付ファイルを検索する」時には区別して利用するとよいでしょう。リストの添付ファイルを検索するときには、まず、目的のリストの検索ボックスにアクセスします。この検索ボックスに検索キーワードを入れて絞り込む際に、filetypeで絞り込まないと添付ファイルがヒットしません。添付ファイルはリストアイテムの一部とみなされているため、単純な拡張子での絞り込み検索では駄目なようです。

FileType検索

とはいえ、ライブラリと異なり、検索結果は添付ファイルが単独で表示されることはなく、当該ファイルが見つかったリストアイテムが表示されます。またサイトの検索ボックス等では添付ファイルの絞り込みは単純ではなく、リストの検索ボックスを利用するような結果になりません。検索機能を使って目的のファイルを絞り込みたいときには、なるべくライブラリを使った方がファイルの利便性(再利用性)が高まることは覚えておきましょう。

 補足

ちなみに、SharePoint Online では Microsoft Project で作成したファイルは FileExtension:mpp としてもヒットしませんが、FileType:mpp とするとヒットします。ただし、先ほどとは異なりリスト内の検索ボックスではこの絞り込み検索はうまくいきません。サイトの検索ボックスまたはエンタープライズ検索センターサイトから検索しましょう。また、オンプレミスの SharePoint 2013/2016 など使っている方は、サーバー管理者が検索の設定でファイルの拡張子を登録しておけば FileExtension:mpp での検索が同様にできるようになります。

と、、微妙な違いでややこしいところですが、覚えておくと便利です。まずは実際に検索してみて試してみてくだい。

 


[SharePoint Online] モダンUIになったリストの基本的な使い方とメリット

SharePoint Online のリストをモダンUI への移行することで、SharePoint 特有の "画面遷移" を圧倒的に少なくできます。モバイル端末を使っている場合などでは非常に利点が大きいと言えます。しかし、従来の使い方のまま利用しているケースも多く見受けられ、新しいUIの使い方を誤解している方も多いようです。

弊社のオリジナル研修でも、このあたりの使い勝手の変更については詳しくご紹介しているものの、研修に参加できる方も限られるため説明ビデオを公開してみました。SharePoint ユーザーの方はぜひ一度確認してみてください ! 

 


[SharePoint Online] モダンUIになったライブラリのビューア機能

SharePoint Online ではドキュメント ライブラリをモダンUIに変更すると様々な新機能が利用できるようになります。その一つが、ビルトインのビューアーです。

画像、ビデオ、Office アプリケーション, Adobe Illustrator などの様々なファイルをWebブラウザー上で閲覧できます。個別にアプリケーションをインストールする必要がありません。もともと Office アプリケーションに関しては Office Online のブラウザー表示機能がありましたが、これも新しいビューアーに統合されるため、画面は若干似ていますが、機能的には異なるので注意しましょう。たとえば、埋め込みタグを生成する場合は、Office Online 表示に切り替えて利用する必要があります。

詳しくは下記のビデオを参照ください。

 


[SharePoint] ページへのコメント

SharePoint でWiki ページを利用している場合に、ページにコメントをできる機能を持たせたいという要件が時々あります。Wiki ページの標準ではこの機能は実現されていませんが、SharePoint Online の新しい "サイト ページ" であれば、既定でコメント機能が実装されています。

2017-07-05_15-15-45 [画面の下部にコメント欄がある]

新しい "サイト ページ" は Wiki ページ同様に "サイトのページ"から作成できますが、モダンUI対応となっており、Webパーツも新しいものしか利用できません。そして Webパーツが、まだプレビューのものも多くしばらくは実験的に利用するのがベターだと言えます。

とはいえ、既存サイトで Wiki ページに同様の機能をカスタム開発しようとしている方は、今後標準でこの機能が利用できるようになるため場合によっては開発コストをかける必要はないかもしれませんのでよく検討してみてください。

ちなみに、このコメント機能は SharePoint 管理センターから全体管理者がオンまたはオフを設定できるようになっています(サイトコレクションやサイト単位ではありません)。

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[SharePoint 管理センター > 設定]


[SharePoint Online] 新しいサイトの利用状況レポート

SharePoint Online では新しい Modern UI に設定されているサイトであれば、新しいサイトの利用状況レポートが表示できるようになりました。現在新機能がロールアウト中です。

新機能が展開されると[サイト コンテンツ]ページに[サイトの利用状況]リンクが新たに追加され、ここからサイト内でよく閲覧されているファイルなどがランク順で表示されます。とはいえ、サイトがモダンUIになっていることが前提であり、クラシック設定になっている場合は新しいメニューは表示されないのでご注意を! 

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表示内容

  • 過去7日間の閲覧数
  • 過去7日間に追加された新規アイテム
  • 過去2週間で閲覧回数の最も多いファイル
  • 組織外の特定のユーザーと共有されているファイル

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従来との違い

従来ではサイトの管理者またはサイトコレクションの管理者が [人気の傾向]として都度、情報を Excel にエクスポートし、サイトにどの程度ユーザーがアクセスしているかを大まかにつかむことしかできませんでした(もしくは特定のライブラリ内にあるファイルのアクセスランキングが表示できる程度であり横断的な情報ではない)。それが、今回の新しいレポートによりサイト内の人気のコンテンツをユーザーでも確認できるようになったわけです。ただし、あくまでもよく閲覧されているファイルのみ (Wikiページなどのページも含む) が対象でありリストのアイテムを個別に表示してくれるわけではありません。

また、ファイルの"人気の傾向" に関しては "過去2週間" で人気のある情報を取得していますので、従来からある検索エンジンが内部的に保持しているクリック情報をベースにレポートを生成しているであろうことが想像できます。この手のページはこれまでは "検索結果Webパーツ" をアレンジして使っていたり、JavaScript などを使って取得して作成していため標準機能である程度まで用意されているとユーザーにとっては手軽であるといえます。