[SharePoint Online] 新しいサイトの利用状況レポート

SharePoint Online では新しい Modern UI に設定されているサイトであれば、新しいサイトの利用状況レポートが表示できるようになりました。現在新機能がロールアウト中です。

新機能が展開されると[サイト コンテンツ]ページに[サイトの利用状況]リンクが新たに追加され、ここからサイト内でよく閲覧されているファイルなどがランク順で表示されます。とはいえ、サイトがモダンUIになっていることが前提であり、クラシック設定になっている場合は新しいメニューは表示されないのでご注意を! 

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表示内容

  • 過去7日間の閲覧数
  • 過去7日間に追加された新規アイテム
  • 過去2週間で閲覧回数の最も多いファイル
  • 組織外の特定のユーザーと共有されているファイル

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従来との違い

従来ではサイトの管理者またはサイトコレクションの管理者が [人気の傾向]として都度、情報を Excel にエクスポートし、サイトにどの程度ユーザーがアクセスしているかを大まかにつかむことしかできませんでした(もしくは特定のライブラリ内にあるファイルのアクセスランキングが表示できる程度であり横断的な情報ではない)。それが、今回の新しいレポートによりサイト内の人気のコンテンツをユーザーでも確認できるようになったわけです。ただし、あくまでもよく閲覧されているファイルのみ (Wikiページなどのページも含む) が対象でありリストのアイテムを個別に表示してくれるわけではありません。

また、ファイルの"人気の傾向" に関しては "過去2週間" で人気のある情報を取得していますので、従来からある検索エンジンが内部的に保持しているクリック情報をベースにレポートを生成しているであろうことが想像できます。この手のページはこれまでは "検索結果Webパーツ" をアレンジして使っていたり、JavaScript などを使って取得して作成していため標準機能である程度まで用意されているとユーザーにとっては手軽であるといえます。

 

 


Microsoft Stream が正式リリース(GA)

2017年6月21日付けで Office 365 Video の後継となる Microsoft Stream が正式にリリースされました。弊社でも先月より新しく作成したビデオは Microsoft Stream での利用を始めました(Office 365 Video と併用しており、既存コンテンツはそのままにして、新規作成コンテンツのみ Stream で公開するようにしました)。

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詳細は下記のページを参照してください。

Microsoft Stream

音声の文字起こしと顔検出で、関連コンテンツを簡単に見つけることができます。単体のビデオでも、会社のすべてのビデオであっても、特定の言葉や、画面に登場する特定の人物を探すことも可能です。Microsoft Stream のインテリジェンスにより、アクセシビリティ機能も充実しているため、すべての人が自分のニーズに合わせて参加できます。

 Office 365 ユーザーとしては下記のプランであれば利用できます。

  • Office 365 Education
  • Office 365 Education Plus
  • Office 365 Enterprise K
  • Office 365 Education E1 ~E5

また新しいところとしては、Office 365 のユーザーでなくても単独プランが提供されることです。次の2プランがあります。

  • Microsoft Stream Plan1 … \326.25 (ユーザーごと、月ごと)
  • Microsoft Stream Plan2 … \543.75 (ユーザーごと、月ごと)

 Office 365 Video を使っているユーザーにとって気になるのは相違点ですが、現時点での機能差異は下記のページに記載されています。

Microsoft Stream & Office 365 Video feature breakdown

Office 365 Video になかった機能として注目する点は次の通りです。

  • "いいね" によるフィードバックが可能
  • 自分専用の Watchlist を作成できる
  • 複数チャンネルへの登録が可能
  • 外部ユーザーアクセスが可能 (2017年 Q3/Q4) 
  • Office 365 グループの利用が可能
  • Live Streaming ( 2018年 Q1/Q2 での提供予定)
  • PowerApps と Flow との統合 (時期は未定だが統合予定)
  • Delve への表示 (2018 年対応)
  • SharePoint Home への動画やチャンネルの表示  (2018年対応)
  • エンタープライズ検索による検索 (2018年対応) ※ Microsoft Stream 内での検索はできるが SharePoint からの検索は今はできないという意味
  • 動画内の顔認証 (人の名前での動画検索が可能であるが、将来的な対応となりまだ未実装)
  • 音声のトランスクリプト自動生成 (現在は英語とスペイン語のみ対応)
  • REST API (2017年 Q3/Q4での対応)
  • Yammer 連携

Mobile アプリに関しては現在は未提供であり、提供時期も未定ですが、当然対応するとのこと。これまで Office 365 Video ポータルは SharePoint をベースに作られており、チャンネルも作成すると裏ではサイトコレクションが作成されてそこに格納する仕組みであったため、チャンネル変更ができない不便さがありました。またアクセス権限も Office 365 グループが利用できない、外部ユーザーと共有できないという難点があります。Microsoft Stream は Azure Media Services は同様に利用するものの、基盤は SharePoint ではなくなり、各課題が一気に解決するたけでなく様々な新機能が追加されています。

Office 365 グループとの連携の重要性

チャンネルの概念が Office 365 Video とは大きく異なっています。そもそもチャンネルはテレビと同じく、ビデオを仕分けるために使用します。チャンネルには 2つ種類があります。

  • 会社のチャンネル
  • グループ チャンネル

会社のチャンネルは誰でも動画を追加したり視聴できます。一方のグループチャンネルは Office 365 と紐づけて利用するチャンネルであり、1部門やチームなど特定のグループのみが動画にアクセスできるようになります。Office 365 グループごとに既定でビデオが共有できるようになっており、グループチャンネルは各グループ内に必要に応じて作成します。下図が Office 365 グループであり、[マイグループ]というページに一覧表示されます。各グループごとにビデオが共有でき、必要に応じてチャンネルが作成できるようになっています。

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Office 365 ではチャンネルごとに簡易的な権限設定をしていましたが、Microsoft Stream ではグループごとに指定ができ、グループメンバーは全員投稿できたり、またグループの所有者のみが投稿できるといったような指定が可能です。また、ビデオごとにアクセス権限の設定もできます。

[ビデオのアクセス許可]

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※グループ内で共有するが、ビデオの所有者以外は表示のみしかできないといった指定が可能。

つまりは、Microsoft Stream を利用する上でも Office 365 グループの利用は欠かせません。Office 365 グループの運用方法をまだ決めていない組織も多いと思いますが、ぼちぼち本腰を上げる必要がありそうです。ちなみに、Microsoft Stream からも権限があれば、 Office 365 グループが作成できます。

Yammer への投稿

Yammer への投稿も楽にでき、投稿したビデオそのまま Yammer 内で再生できます。

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[オフィスアイ] 2017年9月より新コースリリース

弊社オフィスアイ株式会社は、2017年9月より下記のオリジナルコースをリリースいたします。

オープンコースはもちろん、一社向けの開催も可能です。詳細については、下記リンク先のお問合せフォームからお問合せください。

オフィスアイ - お問合せ

 


Microsoft Forms (Preview) が Office 365 Enterprise でも利用可能に!

2016 年8月から Office 365 Education ユーザーにのみ公開されてきた Microsoft Forms の Preview が、Office 365 の Enterprirse などを含む全体に展開されます( Office 365 Roadmap ID 16254) 。

Microsoft Forms は Google Forms と似た機能を持っており、簡易的なアンケート、投票やクイズなどを作成し、結果を Excel で収集できます。これまで "匿名アクセス" を許可していた SharePoint サイト内で利用できていた "Excel アンケート(Excel Survey)" もアップグレードされ、こちらは "Forms for Excel" と名前が変更されるそうです。

この Microsoft Forms Preview は先行リリースのユーザーに対して6月から順次ローリングアウトされ、残るユーザーについては 6月下旬から展開が始まります。そして 2017年9月には完了するとのこと。

Education 以外のサブスクリプションを使っていた方々は全社的に利用させるかどうか管理計画を立てておきましょう。既定では全社で有効になります。

[テナントレベルで有効化]

[ユーザーごとの有効化]

ちなみに、弊社のテナントは先行リリース ユーザーになっているため、すでに 上記の URL にアクセスできます。以前は Education のアカウントでサインインするようにエラーメッセージがでていましたが。テナントの準備が整えば、Office 365 の既存アカウントでアクセスできます。

操作画面のあらましは次の通りです。これで Microsoft Forms のイメージがつかめるのではないかと思います。

タイトル部分などに画像を挿入できるほか、背景画像なども選べます。プレビュー時には[コンピュータ]と[携帯電話/タブレット]での比較もできます。

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使い方は非常に簡単なので、まずはアクセスしてみましょう。


[Microsoft Stream] 説明にハッシュタグを利用する

Microsoft Stream では公開するビデオコンテンツの説明部分にハッシュタグを追加できるようになっています。Office 365 Video ではこのあたりの機能が乏しく、分類はチャンネル頼みであり、その点でハッシュタグで分類できるStream は非常に便利です。

[説明部分のハッシュタグ]

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[ハッシュタグのクリック結果]

ハッシュタグをクリックすると、そのタグで検索します。

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また、アップロード時のサムネイルの取得やアップロード後のトランスコーディングなども Office 365 Video より非常に早く終わります。再生開始も早いように思います。というように Office 365 Video にはない "良さ" が Microsoft Stream にはあります。まだ正式に GA とはなっていませんが、近く GA となるようですし、Office 365 Video ユーザーの方はそろそろ Microsoft Stream を積極的に使い始めてみてはいかがでしょうか?