SharePoint Technical Notes

[Power Automate] SharePoint リストアイテムの一括コピー

2020/04/03

Power Automate を使ってリスト内のアイテムを一気に他のリストに移動させたいということもあります。しかし、残念なことに、SharePoint Designer で開発するワークフローには存在していた「アイテムのコピー」というアクションは SharePoint コネクターにはありません。

一つ断っておくとすると、SharePoint Designer での開発はサイトを越えた処理は基本的にはできず、SharePoint REST API を使うなどしていましたので、もともとそう高機能だったというわけでもありません。

話を戻しましょう。

Power Automate の場合は元のアイテムのデータをもとに新しいリストにアイテムを新規に作成するという、コピー作成を行うことになります。「移動」にしたければ最後にアイテムを削除すればよい。

まずは機能検証するためにコピーまでとし、元のリストアイテムの削除はしません。これを実現する最も手軽な方法は、次の SharePoint コネクターのアクションを使うことです。

複数の項目の取得 (Get items)
項目の作成 (Create an item)

さて、複数のアイテムがあるのでこれを一気にコピーしたいのですが、とりあえず手動でフローをトリガーしてやることにします。処理が終わったらMicrosoft Teams にチャットメッセージを投稿するようにします。以上を踏まえると以下のようなフローの組み立てがシンプルです。

さて、フローをテスト実行し、手動開始してみます。今回、元のリストには1,000件以上のアイテムがあります。が、試すと Apply to each では 100件までしか処理していないことが分かります。

さて、なぜこうなっているのか?

昔から SharePoint の一括操作(バルク処理)は100がしきい値というのはおなじみのところであり、SharePoint の API もクエリを使って取得するデータの上限は既定値が 100 というのもよくある話。さて、これはどこの設定が関わっているのか確認してみましょう。

先ほどの「複数の項目の取得」の詳細オプションを確認すると「上から順に取得」という項目あります。英語だと Top Count という項目です(英語の方が分かりやすい...)。SharePoint の開発をしたことのある方なら、ここでピンとくるかもしれません。これが要はREST API の引数の $top に当たるわけです。これが既定値のままだと、100アイテムを取得するという既定の動作となるのです。

この値を2000ほどに変更しておくと、今度は1,000件以上のアイテムが取得できました。

なお、「上から順に取得」で指定できる上限は SharePoint は一度の呼び出しで最大 5,000までしか取得できません。

そしてこのアクションのあとに Apply to each を使用しますが、 Office 365 およびフリーのライセンスでは5,000までしか対応していません。これ以上の値を指定したい場合は Power Automate per flow または per user (もしくは Plan2 か Plan1)が必要になります。有料プランであれば上限は100,000 になります。

このことについては詳しくは下記に記載されているので一度目を通しておきましょう。