Office 365 を活用したテレワークについて -vol1-

2020年2月24日、新型コロナの感染症拡大を防ぐために、厚生労働省が基本方針の具体化に向けた見解を公開したことは周知のところだと思います。

新型コロナウイルス感染症対策の基本方針の具体化に向けた見解

この専門家会議は、新型コロナウイルス感染症の対策について、医学的な見地から助言等を行うため、適宜、政府に助言をしてきました。  我々は、現在、感染の完全な防御が極めて難しいウイルスと闘っています。このウイルスの特徴上、一人一人の感染を完全に防止することは不可能です。 ...

そもそも国内企業や組織の中にも感染者が確認されたことで、テレワークの導入および実践を速やかに行う必要があるところも出てきており、今回の基本方針に向けた見解が公開されたことで、こうした流れを後押しする一定の役割を果たしていることは間違いなさそうです。

もちろん、業務によってはどうしてもテレワークが難しいものもあるため、猫も杓子もテレワークとはいかないでしょうが、可能な限りテレワークに切り替えられる場合は速やかに対応すべき時期に来ていますし、ITを活用したスムーズな情報連携が必要になってきています。

弊社の研修に関しても、全国各地から研修へ参加いただいておりますが、既に組織によっては出張が禁止されているところもでてきているようです。そのためお客様のご協力もお願いしつつ、まずは3月末まで Microsoft Teams を使ったオンライン会議による研修の実施に切り替えていくように段取りしています。もともと少人数制の研修なので、こうした対応がとりやすいというのもありますが。

さらに、こうした状況を踏まえ、私の方でも、少ない知見かもしれませんが、Office 365 に関しては一般の人よりは知見をもっているであろうことから、これを生かすべく、いくつかブログ記事として公開していくことにしました。もちろん、私のブログを見る方の中には、そんなの知っているよという話も出てくると思いますが、基本的なことも含め整理し、いろいろな機能をどう生かすかについてのヒントになれば幸いです。ちなみに、実際に先日、終日 Teams での研修をとあるお客様に向けて実施しましたので、そのことについてもどこかで触れたいと思います。

テレワークに向けて

Zaitaku_telework_man
テレワークは単に自宅から仕事をするという話ではありません。リモートで互いにやり取りするからこそ、集中して業務にあたることもできるでしょうから、テレワークを組み合わせることで業務効率の向上も図りたいところです。

Office 365 の様々な機能をうまく活用してスムーズな情報伝達に生かし、業務効率も向上させたい。という思惑があるものの、それ以前に課題も少なくありません。

たとえば、情報漏洩防止の観点から会社支給のPCは持ち出しがそもそも容易ではない。この点についてはOffice 365 や Azure AD などによる情報漏洩防止対策およびセキュリティ対策と社内のルール化で対応することになるわけですが、そのあたりはシステム管理者の方が頑張っていることでしょう。本記事ではどうセキュアにするかという話は、いったん度外視します。

この記事ではテレワークをするユーザーに向けた役立つ情報を提供することにフォーカスを絞ります。

まずはPCもしくはモバイルを持ち出せることを前提にして話を進めていきましょう(ちなみに、このブログを見ている方々はそれなりにITリテラシーは高い方だと想定しています。そういう方でないとこのブログにはきっとたどり着かないでしょうし。。。)。

Computer_headset

ところで、PC以外にカメラやヘッドセットがないという組織が少なくないようです。実際にカメラを通じてお互いの様子を知るというのは、コミュニケーションにおいては重要です。少なくともこうした備品は組織が用意したいところですし、個人で購入して利用するのでもいいのではないでしょうか?

それからIT云々ではない話も。

自宅に書斎を持っていない方も少なくないようです。知り合いの鍼灸師さんによると、リモートワークが増えたことで、肩や腰がガチガチに凝り固まっている方も多くなったとのこと。PC操作に適した机や椅子などをきちんと用意せず、長時間無理な姿勢を続けていることが多くの原因であるようです。これで具合が悪くなっては本末転倒です。PC作業に適した自宅の環境として、せめて椅子と机は疲れにくいものを用意するに越したことはありません。

Katakori_woman

Microsoft Teams をコミュニケーションの中心に

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Office 365 を利用している方の多くは既に Microsoft Teams を使い始めていると思います。しかし、まだ Skype for Business の展開がようやく終わったところで Teams に関してはこれから導入を検討するという組織も、実は結構あるようです。とはいえ、Skype for Business では情報共有の仕組みとしては不足する点が多いのは否めません。また、Skype for Business もしくは Teams も使えるけど、結局メールばっかりだなぁという組織もあります。メールだけでは、テレワークのコミュニケーションは不十分です。Office 365 を利用できるのであれば、Teams は絶対に欠かせません。

なぜか? 

Teams の利点は、会話もしながら、ファイル共有や様々なサービスとの連携ができるところにあります。チャットだけやって終わりというのでは、いまいち力量が発揮できません。Teams については個人的には「アプリの煩雑な操作を少なくして、思考をいかに継続できるか」という点にメリットがあると考えています。Skype for Businessは会話が主体でしたが、実際にはファイルを探してきて共有したり、別のシステムにアクセスして情報を確認したりと、付随する操作が多くあります。たとえば、「あのファイルどこだっけ?」と探す間に、考えが中断してまいます。いったん思考が中断すると元の思考に戻るまで最大23分ほどかかるとか。Teams では仕事に必要な情報をチームという枠の中に一通り収めてしまい、そこからコミュニケーションを始められるというのが、Teams の最大の魅力です。思考が分断されにくくするわけです。

==ここから先は Teams を知っている方、もしくは使っている方に向けた話になりますがご容赦ください。===

こうしたことから、Teams によるコミュニケーションをテレワークの柱として、一緒に業務を行う人を集めてチームを作り、チームメンバー内でコミュニケーションを図っていくことが重要になってきます。

このとき、下手に組織をとらわれすぎる必要はありません。組織単位で必ずしも業務は行っていないでしょう。日頃、メールや電話でやり取りをしている人をチームメンバーとして束ねることを優先してください。

以前、研修中に参加者の方々とディスカッションしていた時に「チームってどのぐらいのメンバー数がいいですか?」という質問が投げかけられました。実際に導入している組織の方からは「10人未満が快適に会話ができる」という意見も。それぞれの業務によるとは思いますが、特定の業務に関しては日ごろかかわりがある人というのはそう多くはなく、フランクに会話できることも大切です。このときの会話で、興味深かったのが「下手に気を遣って上長をメンバーとして追加したけど、それで会話がしにくくなった。。。」というのです。

MyAnalytics を使って自分の仕事の時間の使い方などを振り返ってみよう

Office 365 の契約プランによっては MyAnlaytics が利用できます。このサービスのURLは下記の通り。

https://myanalytics.microsoft.com/

このサービスは自分の業務時間を可視化してくれるものです。テレワークというタイミングで自分の活動状況を客観的に見てみるのも大切です。

このサービスでは実に様々な情報を表示してくれますが、特に「ネットワーク」ページや「コラボレーション」ページを見ると、過去1年間の Office 365 を介した作業情報(メールのやり取り、チャット、オンライン通話、会議など)をもとに解析し、人とのかかわりが分かります。日ごろ誰とよくコミュニケーションをとっているかを把握しやすく、Teams 上でのチーム構成を考える際にヒントになるでしょう。

たとえば、次の図はネットワークのページです。

画面上部には過去4週間にわたり、頻繁にやり取りしたユーザー数が表示されます。この例では 8 です。その隣に表示される 76 という数字は過去1年間にやり取りしたユーザー(同僚)の合計数です。「上位の共同作業者」では、やり取りしたトータル時間の長いユーザーから順に表示してくれます。この部分は過去4習慣以内の情報です。

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ちなみに、ネットワークページの詳細は下記に掲載されています。ただ、さほど神経質に各項目を細かく確認しなくても大雑把に情報をとらえてみるだけでも価値があります。

ネットワーク

次は「コラボレーション」ページです。ここでは過去4週間以内に会議、電子メール、チャット、通話にどの程度時間を費やしたか確認できます。

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現時点で表示される情報は過去の活動状況であるため、テレワーク導入後にどう変わるのか比較するのにスクリーンショットをとっておくと興味深い変化があるかもしれません。

こちらも詳細情報は下記に記載されています。

グループ作業

自分の環境で確認するには

このサービスが付属している主なプランは次の通りです。

  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 E1 / E3 / E5

主なプラン以外の詳細については下記のリンク先を参照してください。

MyAnalytics plans and environments

自分がどのプランを使っているかを確認するには、Office 365 のサイトの右上に表示されるユーザーアイコンをクリックし、「マイアカウント」>「サブスクリプション」の順にたどってみましょう。たとえば、Office 365 E3 を利用している場合は次のように Office 365 E3 プラン内に "Insights by MyAnalytics" と表示されます(テナント管理者が有効にしていれば)。

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Office 365 E5 や フル機能版の MyAnalytics のアドオンを追加購入している場合は次の図のように「Microsoft MyAnalytics」と表示されるはずです。もちろん、こちらもテナント管理者がユーザーに対して有効にしていればということにはなります。

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今回のブログの記事では、Full 機能版に関しては割愛します。 Insights By MyAnalytics (Office 365に標準付属のサービス)が基本です。

MyAnalytics をきちんと使ったことのないという方も多いと思います。基本的にはほったらかしでかまわないのですが、稼働日と稼働時間は設定を確認しておいた方がいいでしょう。画面左下の「構成設定」をクリックすると稼働日と稼働時間を指定できるようになっています。なお、変更したデータは翌週から反映されることになります。

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テレワークでのオンライン会議は Teams または Outlook 上で時間を予約する

対面式のオンライン会議は時間を決めて行い、あとは基本的にはチャットを主体にコミュニケーションをとることになります。Teams は Outlook の予定表と連動しているため、どちらからでも事前に会議の招集が行えます。Teams や Outlook on the web では、会議メンバーを追加すると設定する時間帯から、各メンバーの空き時間候補を表示してくれるため、時間調整もスムーズです。例えば、いったん仮予約として登録しておき、すぐにチャットを使って各メンバーに確認をとるというのでもよいでしょう。

下図は Teams 上での会議予約の画面です。

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業務時間の確保

これはテレワークに限りませんが、自分が業務に専念できる時間帯は確保したいところ。

会議の時間調整をOutlookなどが行ってくれるためには、各ユーザーはそもそも予定表に必要な予定を書き込んでおくことが大切です。「あ、その時間帯は都合がわるい」というような調整は話し合いでなく、なるべく自動化したい。

そこで、もう一つのキーワードが「フォーカス時間」です。MyAnalyticsを見ているとよく出てくるキーワードでもあります。2時間以上の連続した空き時間であり、自分の業務に専念できる時間のことを指します。連続した時間が確保できた方が効率よく業務が行えるというのは感覚的にもわかるところでしょう。自分がしなくてはいけない業務があればどの程度の時間を確保しておこうか考えてあらかじめ予定表に予定を登録し、時間帯を確保します。

この作業は Outlook on the web を使うと簡単です。具体的な手順は次のビデオを参照してみてください。予定表から任意の日付をダブルクリックして、Insights 機能を呼び出すだけです。

Outlook on the web 上のInsights を使うことでフォーカス時間を自動的に確保するように設定できます。向こう2週間にわたり2時間の連続した時間を探し出し、予定をブロックしてくれます。ブロックした時間帯になると Skype for Business もしくは Teams のステータスが自動的に"応答不可"に切り替わってくれます。

これによりMyAnalyticsの「フォーカス」ページに次のような情報が表示されます。

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フォーカス時間の自動予約の詳しい仕組みは次のリンク先を参照してみてください。

Focus plan

さて長くなってきたので、続きはまた次の記事で。