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[SharePoint] Organization Assets Library (組織のアセットライブラリ)

SharePoint Online では新機能として記事のタイトルにある Organization Assets Library が提供されています。Microsoft 365 Roadmap によると現在ロールアウト中となっているため、まだ利用できない組織もあると思いますのでご注意ください。

Microsoft 365 Roadmap (ID:33594)

Organization Assets Library とは何か?

組織のアセットライブラリは、サイトページを作成している際に画像などを利用したいときに使う設定です。実際に設定してみたのが下記の図です。画像WebパーツやファイルビューアーWebパーツなどに画像を指定する際に、下記のようなファイル選択画面が表示されますが、メニューに通常はない「所属している組織」が表示されていることが分かります。

2019-08-30_11-42-16

通常だと「最近使ったファイル」や「アップロード」、「サイト」などを選択すると思いますが、この機能を利用すれば組織が決めた特定のライブラリから画像などを素早く選択できます。たとえば、組織のロゴなどここにアップロードしておくとよいでしょう。

ただし、この機能はあくまでも SharePoint Online の管理者が設定するものであり、設定されていなければメニューは表示されません。

関連記事 : April 2019 Updates to SharePoint News

設定方法

設定には SharePoint Online の管理者が PowerShell を使って設定します。詳しくは下記に情報が公開されています。

組織のアセットライブラリを作成する

すべてのユーザーが使用できるように、写真やロゴなどの画像を一元的に保存および管理する必要がある組織では、1つ以上のドキュメントライブラリを "組織のアセットライブラリ" として指定できます。 If your organization needs to store and manage images like photos or logos centrally for all your users to use, you can specify one or more document libraries as an "organization assets library." これにより、ユーザーが SharePoint サイトやページを作成するときにこれらのアセットを簡単に追加できるようになります。 This makes it easier for users to add these assets when they create SharePoint sites and pages.

留意点

※2019/9/2 情報の誤りが分かったので訂正しました※

組織のアセットライブラリは任意のドキュメント ライブラリを指定できます。ただし、この機能を使うときにネックになるのが、利用したいサイトコレクションと同一サイトコレクション上にライブラリが存在しないということ。

当初、この機能が発表された時にはテナントワイドに利用できるライブラリを指定できるのかと思っていたのですが、そうではありません。SharePoint Hub サイトを構成している場合は、複数のサイトコレクションを寄せ集めて一塊にするわけです。そうなるとサイトコレクションごとにライブラリを指定しなくてはいけません。そして、そのライブラリに画像等をアップロードしなくてはいけない。つまり、運用方法を少し考えておかなくてはいけないということです。

しかも、組織のアセットライブラリは一つの組織当たり、30個までしか指定できないため、やみくもに指定していくわけにもいきません。

少なくとも SharePoint Hubごとに共通のライブラリが指定できれば便利がよいんですけどね。画像等へのリンク生成の部分で課題があるのかもしれません。サイトページのテンプレート化もサイトコレクションごとになっていますし、似たところが理由なのかもしれません。

とはいえ、これまでなかった初の機能で、本格利用もこれからというところ。UserVoice 等で改善案を提案しておくのがよさそうです。

当初の予想どおりで正解でした。設定したライブラリはテナントワイドで利用できます。最初に検証したときには結果か指定する組織のアセットライブラリは同一サイトコレクションでないといけないと思っていたのは、どうも最初にこの設定が有効になるタイミングのせいだったようです。組織のアセットとして指定したサイトコレクションが最初に反映されるのですが、それでも24時間以上掛かりました。その時点で確認したときには、他のサイトコレクションには反映されていなかったのです。そのため、同一サイトコレクションだけかぁ。。。と思ったのですが、3日ほどたつと他のサイトコレクションでも利用できるようになっていることを確認しました。公式ドキュメントには反映するまでの時間の目安が書かれておらず、結果的に勇み足の記事となってしまいました。

ということで、留意点は組織のアセットライブラリは任意のサイトコレクションを指定できるものの、指定できるサイトコレクションは組織で1つのみ。そのサイトコレクションに複数のライブラリを用意し、それぞれ組織のアセットライブラリとして指定できる。ただし、最大で30個まで。ですから、このライブラリは組織のロゴ用とか、このライブラリは製品ロゴ用とか、いくつか用途別に用意できそうです。組織のアセットライブラリをホストする専用サイトコレクションを作成して、ライブラリに対するアクセス権限を適切に設定し(大抵は全社員に公開するのでしょうけれど)、SharePoint Onlineの管理者がそのライブラリをコツコツとPowerShellで組織のアセットとして登録することなります。そして、2,3日寝かせるというのがコツですね。