SharePoint でのファイル管理について考える
[SharePoint Online] ルートサイトの置き換え

[SharePoint Online] ファイルやページを誰が見たのか確認しよう!

モダンサイトでは、ファイルやページごとに閲覧数が表示できるようになっています。確認するにはドキュメント ライブラリまたはサイトページ ライブラリ内の各ファイルのリンクをマウスホバーすることで表示されるホバーカードを見ます。具体的な手順は次のビデオを確認してください(音声はありません)。

解説

ここに表示されるのは既定では閲覧数のみです(もちろん、閲覧数だけではなく、いいねの数、コメントの数も確認できます)。

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しかし、ある設定を有効にすることで、誰がいつ閲覧したのかまで確認できるようになります。

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設定手順 

こうした表示を有効にするにはSharePoint Online 管理者が組織全体に対する設定をまずは有効にしておく必要があります。具体的に説明しましょう。SharePoint Online 管理センターに下記のような設定があります(ポリシー>共有)。

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English
 English

 

この中の「サイトの所有者が、SharePoint でファイルまたはページを表示したユーザーの名前を表示するかどうかを選択できます(Let site owners choose to display the names of people who viewed files or pages in SharePoint)」というチェックボックスがあり、これがオンになっている必要があります。もし、オフになっていると以下の手順を行っても閲覧者情報は表示されません。表示されるのは相変わらず閲覧数だけです。

この設定が有効になっていれば、各サイトの所有者(厳密には Full Control アクセス許可レベルを持つユーザー)は、「サイトの機能」の一つである

SharePoint 閲覧者 (SharePoint Viewers)
サイトのメンバーにサイトのファイルまはたページを閲覧したユーザーの名前を表示します。(Display to site members the names of people who viewed files or pages on their site)」

をアクティブ化することで、上記のようにホバーカード(Hover Card)に表示されるようになるのです。

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ちなみに、こうした機能があることがわかると、日本人は回覧板的に使えるのでは? ときっと思うと思います。「誰が見ていないか確認できるように一覧を出せ! 」といった話になりそうな予感がしていますが、標準機能として閲覧者のダウンロード機能は今のところありません。

※海外の方もこちらのブログを閲覧することがあるようなので、念のため英語と日本語の両方のスクリーンショットを掲載しています。

コメント

asama

こちらは、各自の視聴時間等は分かるのですか?

平野愛

asama さん、各自の視聴時間まではわかりません。

Lotta

閲覧数は、ファイルが公開されて以降の延べ閲覧数になりますか?
同一ユーザーが複数回再生した場合は、1回でしょうか。それとも再生した回数でしょうか。

平野 愛

Lottaさん、延べ閲覧数ですね。

しゃず

アカウント管理されていないユーザー(※)の場合はどのように表示されるのでしょうか。IPなど特定可能な情報が表示されるでしょうか。

※共有リンクを「リンクを知るすべてのユーザー」にすることで、アカウントを持っていないユーザーもアクセス可能という認識です。

平野 愛

しゃずさん、質問をありがとうございます。なるほど、そういう観点では確認していなかったので実験してみました。「リンクを知るすべてのユーザー」として生成されたリンクを経由してアクセスしてくる場合は、表示は単に「ゲスト ユーザー」と出ますね。サイトにゲストとして追加しているユーザーは、その人のメールアドレスが表示されます。
ちなみに、これとは別に Microsoft 365 コンプライアンス センターの監査ログにはアクセスしてきた IPアドレスは記録されます。スクリーンショット ⇒ https://www.screencast.com/t/kAjJWVfa

ひろ

閲覧履歴の表示を一般ユーザーに表示出来るようにはできないでしょうか。
また、出来ないようであればパーツ単位でフルコントロール権限をつける事で、
該当のユーザーのみ閲覧履歴を見ることは可能になるでしょうか?

平野 愛

ひろさん、「閲覧履歴の表示を一般ユーザーに表示できるようにしたい」とのことですが、一般ユーザーとは具体的にどのアクセス許可レベルを付与しているユーザーを指すのかがこの情報だけではわからないのですが、たいていはユーザーに編集もしくは閲覧(読み取り)のアクセス許可レベルを付与するので、その前提だとします。それで、なのですが、この記事で紹介している機能は最低でもライブラリに対する「閲覧」アクセス許可レベルがあれば、だれでも表示できます。管理者(フルコントロールやサイトコレクションの管理者)でなくとも閲覧できますよ。

ひろ

閲覧権限があれば大丈夫なのですね。
ありがとうございます。

試してみたいと思います!

たんぶら

逆に、管理者だけが見れるようにして、一般ユーザーには閲覧者を見せないようにすることは可能ですか?

平野 愛

たんぶらさん、そういった細かい制御はできないですね。

管理初心者

「SharePoint 閲覧者 (SharePoint Viewers)
サイトのメンバーにサイトのファイルまはたページを閲覧したユーザーの名前を表示します。(Display to site members the names of people who viewed files or pages on their site)」

をアクティブ化するのはどこでやればよいのでしょうか?

平野 愛

管理初心者さん、サイトのフィーチャーのアクティブ化の基本手順は下記のリンク先のMicrosoft サポート情報に公開されているので参考にしてみてくださいね。
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E3%82%B5%E3%82%A4%E3%83%88%E3%81%AE%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%82%92%E3%82%A2%E3%82%AF%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%96%E5%8C%96%E3%81%99%E3%82%8B-787f3ba1-9df6-480a-ab4c-9f4525490cb9

Ⓜ︎

ユーザーの名前を表示する設定を有効にした場合、ファイルを閲覧した人物と日付の他に、何時何分に見たかも分かるのでしょうか?

平野 愛

Ⓜ︎さん、ファイルのを閲覧した人ごとに最終閲覧日はわかりますが、何時何分まではわかりません。この機能はあくまでもファイルの統計情報なので、何時何分といったところまで把握しようとするとMicrosoft 365 全体としての「監査」の範疇になってくると思います。実際監査ログであれば、ページやファイルを表示した日時やIPアドレスまで詳細に把握できます。ただ、監査レポートが閲覧できるのはテナント管理者またはセキュリティセンター、コンプライアンスセンターの管理者に限定されてしまいますけれど。

ささ

アップされていたファイルをPCに保存後、ファイル元が削除された場合、自分のPCから閲覧する分にはsharepointの閲覧記録には残るのでしょうか?

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