SharePoint でのファイル管理について考える
[SharePoint Online] ルートサイトの置き換え

[SharePoint Online] ファイルやページを誰が見たのか確認しよう!

モダンサイトでは、ファイルやページごとに閲覧数が表示できるようになっています。確認するにはドキュメント ライブラリまたはサイトページ ライブラリ内の各ファイルのリンクをマウスホバーすることで表示されるホバーカードを見ます。具体的な手順は次のビデオを確認してください(音声はありません)。

解説

ここに表示されるのは既定では閲覧数のみです(もちろん、閲覧数だけではなく、いいねの数、コメントの数も確認できます)。

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2020-01-29_20-59-02 English

 

しかし、ある設定を有効にすることで、誰がいつ閲覧したのかまで確認できるようになります。

2020-01-29_21-03-12 Japanese

2020-01-29_18-57-43English

 

設定手順 

こうした表示を有効にするにはSharePoint Online 管理者が組織全体に対する設定をまずは有効にしておく必要があります。具体的に説明しましょう。SharePoint Online 管理センターに下記のような設定があります(ポリシー>共有)。

2020-01-29_18-49-52 Japanese

English
 English

 

この中の「サイトの所有者が、SharePoint でファイルまたはページを表示したユーザーの名前を表示するかどうかを選択できます(Let site owners choose to display the names of people who viewed files or pages in SharePoint)」というチェックボックスがあり、これがオンになっている必要があります。もし、オフになっていると以下の手順を行っても閲覧者情報は表示されません。表示されるのは相変わらず閲覧数だけです。

この設定が有効になっていれば、各サイトの所有者(厳密には Full Control アクセス許可レベルを持つユーザー)は、「サイトの機能」の一つである

SharePoint 閲覧者 (SharePoint Viewers)
サイトのメンバーにサイトのファイルまはたページを閲覧したユーザーの名前を表示します。(Display to site members the names of people who viewed files or pages on their site)」

をアクティブ化することで、上記のようにホバーカード(Hover Card)に表示されるようになるのです。

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ちなみに、こうした機能があることがわかると、日本人は回覧板的に使えるのでは? ときっと思うと思います。「誰が見ていないか確認できるように一覧を出せ! 」といった話になりそうな予感がしていますが、標準機能として閲覧者のダウンロード機能は今のところありません。

※海外の方もこちらのブログを閲覧することがあるようなので、念のため英語と日本語の両方のスクリーンショットを掲載しています。

コメント

asama

こちらは、各自の視聴時間等は分かるのですか?

平野愛

asama さん、各自の視聴時間まではわかりません。

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