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2020年4 月 からの 9 記事

SharePoint Server 2010のサポート期限延長

未曽有の新型コロナウィルス感染症( COVID-19 )拡大という状況を鑑み以下の SharePoint 製品のサポート期限が延長されることが 2020/4/14 付けてアナウンスされています。

  • SharePoint Foundation 2010
  • SharePoint Server 2010
  • Project Server 2010

従来のサポート期限は 2020/10/13 でしたが、半年ほど伸び、2021/4/13 までに変更されています。

SharePoint Designer 2010に関してはサポート期限は変更がないようで、従来通り 2020/10/13 でサポート終了となるようです。

詳しくは下記の情報を参照してください。

Revised end of support date for SharePoint Server 2010: April 13, 2021

 


[機能の廃止] SharePoint Designer 2013 でリスト用の新規フォームの作成ができなくなる

SharePoint Online ユーザーの方向けの情報です。

日本時間の2020/4/25 にMicrosoft 365 管理センターに下記の情報が届きました。

2020-04-27_12-45-38

要するにSharePoint Online 上では SharePoint Designer を使ってカスタムフォームの新規作成や編集ができなくなりますということ。

「SharePoint Designer の機能に影響する問題が見つかったんだけれど、慎重に調査した結果、この機能自体を無効化することを決めました。代わりに Power Apps を使うようしてください」ということですね。

UTC 時間の 2020年4月25日 3:00 AM に無効にするということなので、既に無効になっているはずです。

実際に試すと新規作成したフォームの保存時に「リストの変更内容をサーバーに保存できませんでした。」というメッセージが出て終了します。

Derpicated - new custom form using SPD2013

SharePoint Designer は現在サポートされていはますが、既にメインストリームの製品ではなくなっており、ここ数年で随分と使われなくなってきています。

Power Apps や Power Automate へ置き換えられるものは、積極的に置き換えていきたいですね。

※ 2020/4/29 更新※

4/29 付けで更新情報が届きました。カスタムフォームを新規に作成することだけが出来なくなるということで、既存のカスタムフォームは使えるとのこと。編集もできるということですね。したがってタイトルも変更しました。

  • 旧 : [機能の廃止] SharePoint Designer 2013 でリスト用の新規フォームの作成と編集ができなくなる
  • 新 : [機能の廃止] SharePoint Designer 2013 でリスト用の新規フォームの作成ができなくなる

メッセージセンターの原文も追記しておきます。

****************************

Updated April 29, 2020: At present, we are investigating several possible scenarios for editing custom forms that may not be working as expected, while others are working. We will update this post as soon as we have more details.

We’ve identified an issue that affects SharePoint Designer functionality for creating custom Forms within SharePoint Online.

We identified a code issue with an Application Programming Interface (API) associated with creating new Forms through SharePoint Designer that could cause impact to data integrity. We’ve confirmed that no customers have been affected by the code issue; however, through careful analysis we’ve determined that any changes to fix the issue would likely impact other core service components. In order to maintain our data integrity standards we’ve expedited the deprecation of this feature effective as of 3:00 AM UTC on Saturday, April 25, 2020. This change only affects the action of creating new Forms and does not impact the ability to edit previously created Forms. Users who attempt to create new Forms within the Designer will be shown an error message.

After this change was made, users may have received the error: "Could not save the list changes to the server," when creating new Forms.

Creating Forms using SharePoint Designer is a legacy feature and we recommend users who were leveraging this functionality to now use PowerApps for this purpose. PowerApps is an easy and powerful tool that allows users operating in the SharePoint Online Modern experience to create and edit custom Forms for SharePoint lists and document libraries right from a browser window. PowerApps does not require traditional coding knowledge or any additional app downloads such as InfoPath.

*Note: SharePoint Online Classic users will need to temporarily switch to the Modern experience to access and utilize PowerApps; though, all custom Forms created in PowerApps are accessible by SharePoint Online Classic experience users.


Power Automate を使って SharePoint リスト管理する (非表示設定)

今回は SharePoint 開発経験者向けのお話。

Power Automate では SharePoint の REST APIが呼び出せます。

本題に入る前に少し状況の補足をしておきましょう。

クラシックサイトでは気軽に JavaScript を埋め込めていましたが、これにより管理者が把握できないスクリプトも溢れることになりました。さらには、何かするにも JavaScript を書く必要があるというのはエンドユーザーにとってはハードルが高い。サイロ化したスクリプトを管理下におけるよう、モダンサイトでは SharePoint Framework を使ってサイト管理者の管理下にあるスクリプトのみが実行できるように振る舞いが変わっています。またエンドユーザーでも手軽にアプリが作れるように Power Platform と SharePoint は連携できるようになっているわけです。

こうした背景から、今まで JSOM (JavaScript Object Model)ゃREST APIを JavaScript からアプローチを一部は Power Automate や Power Apps などに置き換えていく方向も考えていく必要があります。

そこで冒頭の話に戻ります。Power Automate では SharePoint REST API を呼び出せるので、これまで JSOM や REST API で培ってきた開発ノウハウを生かせる部分も多く存在します。

今回、ブログの題材は SharePoint Designer 2013 の持っていた機能の一部置き換えをしようという試みです。その一つがリストの表示・非表示。

補足説明

リストには Hidden 属性があり、SharePoint Designer では簡単にTrueもしくはFalseを切り替えられました。Hidden 属性が True となると「サイトコンテンツ」ページからリストは非表示になります(こういうリストを隠しリストと呼びます)。もちろん、URLは利用可能であるため、ユーザーが直接 URL をアクセスすれば従来通りリストにはアクセスできます。

さて、Power Automate などで処理している際にも、ユーザーには直接目につかないように隠しリストを作りたいというケースも少なくない。こうした処理を Power Apps と Power Automate で処理してやろうという話です。次のビデオでは実際の動作が確認できます。まだアプリは改善の余地はありますが、それは追々機能を拡充していく予定です。

このフローでのポイントは SharePoint コネクターの「SharePoint に HTTP要求を送信します」アクションを使うことです。今回は更新処理であるため POST します。また、リストのアップデートを行う必要があるわけですが、従来のようなページ上で JavaScript を実行するときとは異なり、X-REQUESTDIGEST の値を指定する必要はありません。

2020-04-23_12-20-11

さて利用したフローの全体画面を掲載しておきます。REST API に慣れている方は、このあたりは問題なく利用できるでしょう。

リストの表示非表示

 

AdobeStock_194043476対象者は SharePoint サイトの基本的な操作や用語が理解できている方で、Power Automate や Power Apps を使った業務改善などを検討している方です。

 


Microsoft Teams 上で動作するフローボットを Power Automate で開発する際の注意点

前回の投稿の補足としてフローボットを作成してみるときの注意点を共有しておきます。

Flow ボットは手動で開始できるようになっていますが、Run flow コマンドで開始するには次のお約束があります。

  • 既定の環境にフローを作る
  • 入力がないフロー、またはスケジュールに基づいて実行されるフローであること

このあたりのことは Flow ボットに "Learn more" コマンドを送信すれば教えてくれます。

Flow bot 1

それでは! ということで早速上記のルールにのっとって作成するわけですが、手っ取り早いのはモバイルのFlow ボタンにある「手動でフローをトリガーする」トリガーを使ったフローです。

これを利用するのですが、Flow ボタンのトリガーを使って作成しても、List flows にフローが出てこないケースがあるのです。

順を追って説明します。

Flow のトリガーを追加し、コードのプレビューをしてみましょう。

Flow bot 2

これを見ると次のように入力が空なのが分かります。

Flow bot 3

このままフローを構築すればいいわけですが、途中のアクションでフローの作成者情報を取得しましょう。例えば次のようにトリガーしたユーザー名を変数に格納してみます。

Flow bot 4

この状態で再び「手動でフローをトリガーします」のコードビューを確認してみましょう。次のように変化しているはずです。

Flow bot 5

つまり、トリガーしたユーザーの情報を取得するために入力パラメータが生成されてしまっているのです。

このようになると Flow bot からは呼び出せなくなります。

検証していて、非常に嵌ったところです。

皆さんも試すときには、何もパラメータのないトリガーに気を付けてフローを構築してみるようにしてください!

 

【研修】SharePointユーザーのための Power Apps & Power Automate入門

AdobeStock_194043476対象者は SharePoint サイトの基本的な操作や用語が理解できている方で、Power Automate や Power Apps を使った業務改善などを検討している方です。


Microsoft Teams 内で Flow ボットを使って機密保持契約書を送付する

Microsoft Teams には Flow アプリを追加できるようになっています(テナントによっては不可になっていることもあります)。

Flow-Bot

このアプリ内ではフローの作成や管理はもちろん、自分と対話できるフローボットが利用できます。このフローボット自体 Power Automate を使って作成できます。

利用イメージがしやすいように、これを使って SharePoint に格納されている機密保持契約書を手軽に先方に送付するというシナリオをご紹介しましょう。このフローではTeamsのコネクターを使っていますが、いずれも現時点ではプレビューであり、フロー構築時にはいくつかの課題もあります。

構築方法については今回は深入りしませんが、まずはどんなことができるのかを知ってもらえれば、何か業務改善のヒントになることもあるのではないかと思っています。

詳しくはビデオを使って説明していますのでご覧ください。

基本的な flow bot の作り方はまた別の記事で紹介します。

【研修】SharePointユーザーのための Power Apps & Power Automate入門

AdobeStock_194043476対象者は SharePoint サイトの基本的な操作や用語が理解できている方で、Power Automate や Power Apps を使った業務改善などを検討している方です。