AvePoint 社と弊社オフィスアイとで、合同でオンラインセミナーを開催します! 参加は無料。ただし、事前登録が必要です。

今回のお題は「 Microsoft Teams & SharePoint を合わせ技で 3倍便利に使いこなす!」

今回のセミナーでは次のような疑問を解決します!

• OneDrive for Business と SharePoint の違いは?
• Teams と SharePoint のそれぞれの利点は?
• どう使い分けまたは組み合わせたらいいの? 

ということで、短い時間ではありますが、Microsoft MVP 仲間の AvePoint の中村 太一さんとリアルタイムでの掛け合いをしながら、私は SharePoint の魅力をたっぷりとご紹介したいと思います。

• 日時 : 2020年5月29日 (金) 12:05～ (55分)
• 事前登録制
• 参加費 : 無料

まだ登録されていない方は、是非、ご登録ください!!

ちなみに、このイベントの前日(5/28) には Microsoft 365 Virtual Marathon にて「SharePoint ポータルサイト徹底解説!」セッションも担当します。こちらにと併せて、ご覧いただくとより理解が深まりますよ。なお、 Microsoft 365 Virtual Marathon も参加は無料ですが、こちらも事前登録制ですので、登録をお忘れなく

Microsoft の開発者向けイベントである「 Build 2020 」にて新たに「Microsoft Lists (リスト) 」が 発表されました。

この Microsoft Lists は SharePoint がベースになっており、 Microsoft 365 アプリの一つとして提供されます。

Microsoft Lists とは?

Microsoft Lists は次のように説明されています。

Your smart information tracking app in Microsoft 365

直訳すれば「Microsoft 365 内で動作する賢い情報追跡アプリ」といったところでしょう。

SharePoint には現在も "リスト" という機能が用意されており、多くの方が簡易データベースとしていろいろな用途で利用してきました。

Microsoft Lists は、平たく言えば、これをもっとビジネスシーンに沿って使いやすくしたものです。これがあれば、多くの場合 SharePoint リストではなくMicrosoft Lists を使った方がよいということになりそうです。

Microsoft Lists のコンセプト ビデオが YouTube に公開されています。楽しそうな音楽とともに発信されるメッセージはわくわくするような雰囲気ですが、残念ながらこれだけでは、あまりよくわからないでしょう。

そこで、もう一つのビデオを紹介しましょう。こちらはより具体的に説明しています。

といっても、ビデオを長々とみている時間がないという方もいらっしゃるでしょう。

そこでこのビデオから重要な部分をかいつまんでおきます。かいつまむ割には長いですが(笑)。

まずは見た目からアプリのイメージをつかもう

ビデオの冒頭ではソフトウェア開発を題材にしたIssue Tracker (課題管理)リストを説明していますが、次のような表形式であり、カラフルでアイコンなども充実しているようです。この見た目、日本人好みだと思いませんか?

画面の上の部分の操作コマンドを見ると、SharePoint リストとほぼ同じといったところ。リストの操作に慣れていれば、すぐに使えそうです。

次はこのリストから Event Itinerary (イベントの日程表) を作成したところであり、カレンダー形式で表示されています。ここは重要ですね。また後程説明しますが、このアプリはMicrosoft Teams上でも利用できます。そもそもSharePoint もカレンダー機能がレスポンシブ対応になっておらず、なかなかうまいソリューションがなかったのですが、これがあればカレンダーを Teams 上からも利用できるということです。

さらにこのリストからカード形式の見た目も作成できる。この例ではAsset Manager 、つまり資産管理をするために必要な情報をビジュアルな画像とともに表示しています。

既に紹介したように Microsoft Teams のチーム内の各チャネルにタブとして Microsoft Lists を追加できます。

とここまでが、画面イメージの説明です。

作り方は? 

Office 365 アプリランチャー内に Microsoft Lists へアクセスするアイコンが用意されるそうです。これをクリックするとたどり着くのが次の画面。

これが Microsoft Lists のホームページと呼ばれるもの。

画面上部の「Create new list」をクリックすると新規にリストが作成できます。

次の4つから作れるようで、この辺はSharePointリストと同じです。

• 空白リストから
• Excel から
• 既存リストから
• テンプレートから

※裏ではSharePointサイト内にリストが作成されることになるのですが、ユーザーにはそれを意識させない作りになっているようです。

ビデオ内では Event itinerary リストテンプレートを選択してみたところを紹介しています。サンプルデータとともにどんなリストが作れるのかを確認してから作成できるようになっています。一見すると、このまま社内研修の一覧などに使えそうです。

リストを作成する際には次の項目を指定しています。

• リスト名
• リストの説明
• アイコンの背景色
• アイコン
• 保存先

保存先は My lists と Microsoft 365 グループに接続されたチームサイトのいずれかを選ぶことになります。My lists は個人利用のための場所であり、OneDrive for Business と同じような使い方になりそうです。あとから必要があれば、他のメンバーと共有できるとのこと。

アイテムの追加や編集は SharePoint リストの「クイック編集」とほぼ同じですね。メニューを見ても「Exit quick edit」とありますし。

SharePoint リストと同じくビューも持っています。ただし、リストと大きく違うのは「Autofit height」があること。これを選ぶと、フィールドに収まり切れない説明部分が折り返し表示になり、各行の高さが自動的に調整されます。Excel のセルの折り返しと同じようなものですね。モダンリストを使っている方の中には、これをするために今は、列の書式をわざわざ書いている方も少なくないでしょう。

そしてベースが SharePoint なので、SharePoint リストと同じく列の書式、ビューの書式も使えます。

SharePoint リストと違うのがコメントですね。アイテムごとにコメントできる! これは SharePoint リストには今のところありません。

それからリストに対して素早く「ルール」を作れる。ルールにより、列の値が変わったら、アイテムが作成されたら、といった条件で誰かに通知を送信できます。これは SharePoint リストの「通知」設定の進化版といったところでしょう。

一つのリストに対して複数のルールが指定できます。

カード形式のビューもデザイナーツールが用意されているため、JSONなど書く必要がなく、誰でも手軽に構成できます。とはいえ、画面下部には Advanced mode リンクがあるので、従来のビューの書式同様にJSONも書けるようですね。

そして、クラシックリストの時と同様に「カレンダー」ビューが作れる!!

Teams 連携!

Microsoft Teams 内に追加することによる利点も 見逃せません。
まず、アイテムの表示フォームは独自に作れるということ。それから、アイテムごとに会話がつながっていくということですね。この点は現在のSharePointリストと Teams の連携ではリスト単位での会話のつながりになってしまうのですが、アイテム単位で会話がつながるというのは強力です。

Power Platform 連携!

SharePoint リストと同様に Power Apps や Power Automate と組み合わせた利用もできるそうです。

モバイルでも使える!

Microsoft Lists はモバイルアプリとして iOS および Android でも利用できます。リストの作成から閲覧、アイテムの追加、編集まで!

特に、閲覧部分はうまい具合にヌルヌルっと横にスクロールしていますね。これは実際にビデオで確認してみてください。

補足

ここで、Microsoft Tech Community で発表された内容も加味しておきましょう。

Microsoft Lists は SharePoint リストを包括するとのこと。Microsoft Lists のストア先はSharePointサイトとなっているため、SharePointチームサイトから直接アクセスすることも可能だということです。

もっと知りたい方への情報リソース

Microsoft Lists 情報リソースは次のリンク先にあります。

http://aka.ms/MicrosoftLists

いつから使えるのか? 

さてこの機能いつから使えるのか? ということですが、Microsoft 365 Roadmap を見ると、リリース時期が June CY2020 となっています。もうすぐといいたいところですが、いつも通り対象リリースから順次ロールアウトしていくことになるでしょうし、Tech Communityの記事でも夏の終わりごろまでに利用可能になるとのこと。モバイルは年末までに利用できるようにするみたいですが、ロードマップには iOS用のモバイルアプリは既に追加されています。

ちなみに、2020年5月19日付で In Development ステータスとして新たに追加されたのが次の機能群です。まずはこれらの機能から展開されていくということです。

最後に独り言

早く利用できるようになって、もっと仕組みを知りたいところです。

さあて、本格的に使えるようになったら、SharePoint の研修内容を組みなおしていかないといけないなぁ... SharePoint リストとの違いと使い分けがポイントになりそうです。

関連情報

• Announcing Microsoft Lists - Your smart information tracking app in Microsoft 365
• Microsoft launches Lists, a new Airtable-like app for Microsoft 365

先週から Microsoft Stream 上で、PC上の操作画面を録画できる機能がロールアウトされています。

Webブラウザーだけでこの機能が使えるというのが魅力です!

画面操作のキャプチャーに専用ソフトがないからといって Teams のオンライン会議の録画機能を駆使してきた方などには朗報と言えます。

逆に、既に何らかの3rdパーティ製の画面キャプチャーツールを使っ他ことがあると、機能は限定的だと感じるかもしれません。私は好んで SnagIt というツールを使っているのですが、キャプチャーした画面の簡易編集などはやはりこうしたツールの方に軍配が上がります。

基本的に Stream 上での画面録画は殆ど編集ができません。できても、出だしと最後をトリムするくらい。途中をカットするとか アニメーションGIFとして保存するといった小回りは利きません。

しかし、こうしたツールを持っていない、もしくは購入してもらうのが難しい場合は、簡易機能であってもこの機能が Webブラウザーだけで使えるなら、かなり便利になるといえるでしょう。操作手順などは手軽にビデオに録画して共有できるわけですから。操作マニュアルはもちろん、トラブルの発生状況の再現を録画してもらうといった使い方にも有効でしょう。

使い方

使い方を簡単にご紹介しておきます。

まず、Microsoft Stream ポータルにアクセスし、[作成]>[画面の記録]をクリックします。

これだけで録画を手軽に開始できます。カメラや音声アクセスなどを許可して録画も可能。

キャプチャできるのは次の通り。音声共有も指定できます。

• 全画面
• アプリケーション ウィンドウ
• Chrome タブ

録画が終わるとそのまま Stream にアップロードできます。

Create screen recording | Microsoft Docs

2020年5月27～28日(太平洋時間) までの2日間36時間、表題の「Microsoft 365 Virtual Marathon 」というコミュニティ主体のオンラインイベントが開催されます!　参加費は無料。

ワールドワイド開催のイベントなっており、6か国語、300以上のスピーカと400以上のセッション数という非常に大規模なイベントです。

• 公式サイト : https://bit.ly/Microsoft365VM
• 公式サイト (日本語) : https://bit.ly/2Xv9vLv
• 登録 : https://bit.ly/M365VMReg

本イベントでは、ご縁があって私が日本語トラック全セッションのオーナーとして取りまとめをさせていただいており、運営チーム側としてもさまざまな準備をすすめています。

[各国のスピーカの分布]

日本語トラックについて

ところで、このイベントは Office 365 コミュニティだけでなく、もともとは5月に実施される予定であった SharePoint Conference 2020 のメンバーも協力している共同開催となっています。

いろいろとやり取りをたどると4月頃から具体的な動きが始まっていたようです。

現在、イベント運営サイドでは Microsoft MVP の Ryan Schouten さんと、Joel Olson さんが中心でいろいろとアレンジしてくださっています。そして「日本も参加しないか」という Joel さんからの打診を、知り合いの方を経由して受けたのが事の始まり。つい先日のゴールデンウィークのことでした。

日本からは幸い現 Microsoft MVP および Microsoft MVP  Reconnect の方々の力強い協力を頂き、自分も含めて14名が登壇します。実施する時間帯も36時間中、日本の日中での開催を行えるよう5月28日に一括して実施します。

当初は1トラックの予定でしたが、実施するセッション数も予定よりも多く集まったため、日本語だけで同時に2トラックを走らせます。

ちなみにイベントへの登録方法や日本語トラックのセッションスケジュールなどをMicrosoft MVP 仲間の太田さん (太田さんも登壇します!) が下記のリンク先(conpass)に情報をまとめてくださっています。

Microsoft 365 Virtual Marathon - Japanese Sessions

日本語トラックは、ビジネスユーザーおよびシステム管理者向けのトラックと開発者向けのトラックの2つに分けました。

スケジュールをここでも確認できるように下に記載しておきます。

Track 1 (JAPANESE Track): ビジネスユーザーおよびシステム管理者向け

Track 2 (JAPANESE Dev Track) : 開発者向け

Microsoft 社員による登壇

またイベント内では Microsoft 社員による基調講演が4時間おきに実施されます。それぞれ約1時間ほどの予定です。

このうち 13:00 ～の回と 17:00 ～の回は5/28 1:00 のオープニング Keynote の録画を繰り返し流すとのことですので、いずれかに参加いただければいいでしょう。

5:00 と 21:00も同様ですね。21:00の方がリピートセッションです。

これ以外にも Microsoft 社員がセッションに登壇するそうです。詳しくは下記のリンク先に公開されています。

Microsoft 365 Virtual Marathon – free, online training event

このページからセッション情報部分を抜粋してみましょう。

一つ目は SharePoint 上に構築される次世代ナレッジマネージメントの仕組みである Project Cortex !

• Knowledge and Project Cortex – the Microsoft 365 Vision | Naomi Moneypenny and Chris McNulty

Microsfot 365 内での横断的な情報共有や追跡をリストを使う! → Microsoft Lists ですね!!!

• Share and track your information with lists across Microsoft 365 | Lincoln DeMaris

それから SharePoint によるイントラネット構築。

• Connect the workplace with engaging, dynamic experiences across your intranet | Debjani Mitra and Brad McCabe 
• Architecting Your Intranet | Melissa Torres

それから見逃せないのが新しい Yammer !

• The New Yammer | Jason Mayans

全セッションのスケジュールについて

※2020/5/20 Update ※

こちらもMicrosoft MVPの一人で Power BI 王子こと、清水さんが Power BI でスケジュールを簡単に確認できるようにしてくださっています。

URL : https://bit.ly/m365Marathon 

録画と言語について

全てのセッションは録画されるため後日、YouTube 上で公開される予定です(スピーカー側で録画NGを指定されたセッションを除く)。

イベント登録者は日本語以外のセッションへの視聴も可能です。仕組みとしては Microsoft Teams の Live Events 機能を使うことになっているのですが、各国語のライブキャプションを有効化することで、ドラえもんの “翻訳こんにゃく” のように各国語のセッションをお好きな言語で視聴できるようにするとのこと (日本語としてどの程度認識し翻訳してくれるかは、当日確認してみましょう)。

ただし、翻訳できるのはもともとが英語で話されているセッションのみ。Live Events 機能の制約上、1つの言語に対して複数の翻訳言語を指定することしかできないためです。

今後の最新情報について

今後のイベントに関する最新情報は主に私個人の Twitter (@ai_yamasaki) にて #M365VM というハッシュタグをつけてつぶやきます。

最後に

世界中に新型コロナウィルス感染症(COVID-19)が蔓延するという未曽有の時代を経験し、人との直接の接触を極力避けなければならず、社会環境も一変したことで、誰もが閉塞感が漂う時間を共有しています。だからこそ「人とのつながり」が以前にも増して重要になってきているともいえるでしょう。

そんななから世界中の有志が手を挙げ協力して今回のイベントの成功に向けて鋭意取り組んでいます。皆の切なる想いの詰まったイベントの一つであり、せっかくの機会です。

SharePoint モダンサイトのナビゲーション上で対象ユーザーが設定できるようになりました。

ロールアウト状況

この機能は 2020年4月以降、テナントが対象リリース指定となっている場合に段階的にロールアウトされます。そのため、この機能がまだ利用できない可能性があるので注意してください。

対象ユーザー設定とは?

対象ユーザー指定はクラシックのSharePoint サイトを管理したことがある方にはおなじみの機能であり、特定のグループメンバーにのみナビゲーションを表示するという設定です。

この機能はクラシックサイトの場合は発行インフラストラクチャー機能をアクティブ化している場合に利用可能だったのですが、モダンサイトにはこの設定がしばらく対応してなかったのですが、ここにきてようやく実装されることになりました。ちなみに、モダンサイトの場合は前述の発行インフラストラクチャー機能のアクティブ化は不要であり、何もしなくても利用できます。

この設定を行えるのはサイトの所有者のみであることに注意しましょう。

設定方法

ナビゲーションの「編集」をクリックすると下部に「サイト ナビゲーションの対象ユーザー設定の有効化」というトグルが表示されます。この機能をオンにすることで、各ラベルやリンクに対して対象ユーザーを指定できるようになります。

たとえば、「社外共有」というラベルに対象ユーザーを指定します。項目名は現在のところ「オーディエンス ターゲティング」となっています。ここで指定できるのは Microsoft 365 グループ(旧 Office 365 グループ)またはセキュリティグループです。ちなみに、グループに外部ユーザーが追加されている場合でも有効に動作します。

このように設定することで、下記のように対象となったユーザーにはリンクが表示されますが、それ以外にはリンクの存在が非表示となります。

[対象になっているユーザーの場合]

[対象外ユーザーの場合]

なお、この機能はサイトのアクセス権限設定と併用するものである点にも注意してください。

公式情報

• Customize the navigation on your SharePoint site
• SharePoint サイトのナビゲーションのカスタマイズ