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[復刻版] SharePoint ライブラリ内のフォルダーにプロパティを持たせる

もう12年前にもなりますが、過去の以下の記事を書いていました。

フォルダに任意のプロパティを持たせるには (Office SharePoint Server 2007)

この記事に対して、たまたま昨日、コメント欄にご質問頂きました。フォルダーにプロパティを設定してグループ化したいが、記事を見ても設定方法がよく分からないとのことでした。読み返すと、確かにあまり細かい手順まで書いていませんでした。。。たぶん、仕事の合間に書いていたので、力尽きたのでしょう (今も、それは同じですが)。細かいところは研修を受けに来てね! という思惑もあったような気もします。

閑話休題。

頂いたコメントからは 使っているのが SharePoint Online かどうかはわかりませんが、そもそもモダンなライブラリでもちゃんと動いていたかしら? という疑問もあり、SharePoint Online 上のモダンサイトで再現実験をしました。しっかりと動いてはくれているので、撮影したビデオをここでも共有しておきます。

ビデオに音声はありません。ひたすら操作しているだけですので、あらかじめご了承ください。

ちなみにフォルダーにプロパティを持たせることは、状況によっては必ずしも正解ではない可能性もあります。場合によってはドキュメント セットを使うほうが望ましいケースもあるかもしれません。その点も考慮して、こんな方法もあるのか、と参考にしていただけるといいと思っています。

コンテンツ タイプについて知見を深めておこう

実は、最近は「コンテンツ タイプ」について、研修でも説明する機会がぐっと減ってきています。それでも「ひと目でわかる SharePoint Server 2016」などでは、このあたりの高度なドキュメント管理に関してもしっかり説明はしています。しているのですが、直接、話す機会が数年前と比べると極端に少なくなっています。

コンテンツ タイプの概念は、メタデータ管理をする上ではやはり知っておくべき内容ではあるのですが、設定がややこしいので心理的なハードルが高い。この点が一番のネックです。そしてきちんと設計しないと却って使いにくいという面もあります。もちろん SharePoint Designer などでワークフローを組む場合は、この辺を駆使することもありましたが、対応できるのひとは案外限られています。

それに、そもそも「メタデータ」とは? という説明をユーザーの方々にしていかなくてはいけない。安易にフォルダー構造に依存したファイル管理は極力しないように、いつも研修やコンサルティング時にも熱弁しているところでもあります。そうすると、理解者のすそ野を広げるべく、まずは簡単な設定方法をご紹介することでメタデータの利用を広めることが先決です。

と、「設計、設定の小難しさ」から説明を端折り気味ではあった、今日この頃ですが、そうもいっていられません。今後 SharePoint 上にあるコンテンツを AI によって仕分けてナレッジ マネージメントを半オートメーション化しようという「Project Cortex」も登場してきます。こうした仕掛けを利用するには、少し高度なメタデータ管理である「コンテンツ タイプ」や管理メタデータを理解し利用することは避けて通れません。メタデータは検索にも使いますしね。今年も後半の注目は「検索」です! (たぶん)

そんな背景もあり、今回きっかけを頂き作成した「フォルダーへのプロパティ設定」の復刻版は、コンテンツタイプも利用するため、設定手順などを知る上でも、意外とよい題材だなとも思い掲載することにしたわけです。

コメント

ふらっと

12年も前の記事から丁寧にご対応されていてすごいなと思います。

当方貴書を拝読しながら、上司からの指示で何とかチームサイトを構築できないか
あえいでいる者ですが、一つお教えください。

このフォルダにメタデータを設定した場合、そのメタデータは
フォルダに入れるアイテムにも適用されてしまうのでしょうか?

ファイルサーバの代わりに、今後SharePointを活用して文書保管庫のようなものを作ろうとしています。
フォルダと、中身のファイルで違う属性をつけたいと考えていますが、
それは実現不可能なのでしょうか?

上記手順をまねしてやってみたつもりですが、できているのかできていないのか、
今一つ手ごたえを感じるところに至っておりません。

平野 愛

ふらっとさん、
フォルダーのメタデータは、フォルダー内のファイルとは別に扱われます。フォルダーとファイルとはコンテンツタイプが異なるためです。

ですから、

>フォルダと、中身のファイルで違う属性をつけたいと考えていますが、
>それは実現不可能なのでしょうか?

という部分については、この記事の内容で実現できます。
ちなみに、これを逆にフォルダーと同じ属性を設定したいという要望から生まれたものに「ドキュメント セット」というコンテンツタイプがあることを付け加えておきますね。」

「ドキュメントセットの概要」
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/%E3%83%89%E3%82%AD%E3%83%A5%E3%83%A1%E3%83%B3%E3%83%88-%E3%82%BB%E3%83%83%E3%83%88%E3%81%AE%E6%A6%82%E8%A6%81-3dbcd93e-0bed-46b7-b1ba-b31de2bcd234

ふらっと

早々のご返信ありがとうございます。

「サイトの設定」「ライブラリの設定」など、モダンとクラシックの変更など、
色々スッと設定できず困っています。

しっかり読んで勉強します。
ありがとうございました。

平野 愛

ふらっとさん、

設定に関しては、慣れの問題が大きいと思います。
細かい設定部分はまだまた直感的になっていないところも多いですし、クラシックとモダンの違いの部分も整理できていないとわかりにくいと思います。
ただ、私自身は20年近くやってきているので、設定で迷うことはまずないので、やはり慣れなんでしょうね。

あまりにわからないことが多いようなら、
一度体系立てた学習に弊社の研修などもご利用もご検討くださいませ😊

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