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Power Automate を使って予定表リスト(イベントリスト)から Microsoft Teams 会議を作成する

Power Automate に「Teams 会議の作成(プレビュー)」アクションが追加されました。

Teams会議の作成

従来でも Power Automate を使った Teams 会議の作成は Microsoft Graph API を使えばできたのですが、プレミアムコネクターが必要なのと、Graph APIの管理自体のハードルがあり手軽とは呼べませんでした。しかし、この機能の追加によって、いろいろな場面で利用できそうです。

SharePoint の予定表リスト(イベント リスト)

SharePoint には組織内の出来事を登録しておくための予定表リスト(徐々にイベント リストという呼び名に変わってきていますが)があります。このリストはモダンサイトでは「イベント」Webパーツを追加し、そこからアクセスすることでモダンUIとして利用できるようになっています。

このリストアイテムには次のようにオンライン会議のURLを追加する場所があるのですが、これは予め何かしらのシステムで作成した会議のリンクを追加するところであり、自動的に Teams 会議を作成してくれるわけではありません。

Teams会議の作成-Setup-01

また下記のようにユーザーを追加する場所がありますが、追加したユーザーの連絡先はホバーカード上に出てくるものの、会議が自動作成されない以上、わざわざここに出席者を入れることはしないことの方が多いでしょう。

Teams会議の作成-Setup-08

そこで、Power Automate を使って会議を自動生成してみることにしました。前から案はあったのですが前述の通りGraphを使うところの手軽でないところが難点でした。

さて、作り方です。作成したフロー全体図は次の通り。

Teams会議の作成-Setup-02

まずSharePointの「項目が作成されたとき」トリガーから始めます。このとき、予定表リストはリスト名の候補に出てこないため手動で登録する必要があります。私の使っているリスト名は「イベント」です。

Teams会議の作成-Setup-03

次に開始時間と終了時間を格納する文字列変数を用意します。

Teams会議の作成-Setup-04

値は次のような式を書き、UTC時間を日本時間に変換しておきます。

convertFromUtc(triggerOutputs()?['body/EventDate'],'Tokyo Standard Time',
'yyyy-MM-ddTHH:mm:00')

終了時間の場合は次の式です。

convertFromUtc(triggerOutputs()?['body/EndDate'],'Tokyo Standard Time',
'yyyy-MM-ddTHH:mm:00')

次に参加者のメールアドレスを格納するための配列変数を用意します。

Teams会議の作成-Setup-05

これを Apply to each でトリガーから取得した出席者を取り出し、一つずつ格納していきます。

Teams会議の作成-Setup-06

次に「データ操作 - 参加」アクションを使って、配列内のデータをセミコロンで文字列連結します。

Teams会議の作成-Setup-10

次にいよいよ「Teams 会議の作成」アクションの登場です。件名やメッセージは SharePoint のトリガーから取得したものを設定します。

timeZone は Tokyo Standard Time。とはいえ、このタイムゾーンに従って、UTC時間から開始時刻や終了時刻を日付を変換してくれるわけではないので、あらかじめ日本時間を取得しておく必要があります。そのためフロー最初のところでタイムゾーンを変換した日時を編集に格納しました。ちなみに、SharePointから取得する日付データというのは、基本的にUTCです。

Teams会議の作成-Setup-07

最後はSharePointコネクターの「項目の更新」アクションを追加し、SharePoint 予定表リストのアイテムに Teams 会議への参加リンクを追加するだけで完了です。

会議のリンクを追加する項目は「ワークスペースのURL」であり、ここに「Teams会議の作成」アクションの「joinUrl」追加します。

Teams会議の作成-Setup-09

以上で完成!

動作イメージは次の通りです。

 

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