Microsoft Teams, OneDrive for Business と SharePoint をファイル管理するときにどう使い分けるか?
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SharePoint 上の Office アプリファイルをデスクトップアプリで素早く開くには

SharePoint General FileManagement

SharePoint 上のドキュメント ライブラリに格納されているファイルをクリックすると編集権限がある場合は、直接ブラウザー上で編集モードで開く仕様になっています。

ちなみに、編集モードで直接開きたくない場合は少し手間はかかりますがプレビューで開くといいという話は以前のブログでも紹介しました。

🍀SharePoint: ファイルを更新することなく閲覧だけするには? (SharePoint Technical Notes) (weblogs.jp)🐞

さて今回は、直接デスクトップ版で開きたいという話。

これはドキュメント ライブラリ単位で設定すれば、「このライブラリは既定でブラウザーで開く」「このライブラリはデスクトップ版で開く」というようにコントロールできるようになっています。

設定はまず、管理権限のあるユーザーがドキュメント ライブラリにアクセスした状態で歯車をクリックし、[ライブラリの管理]をクリックします。

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次に「全般設定」の「詳細設定」にアクセスします。

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「クライアント アプリケーションで開く」を選択して、[保存]します。

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これだけで既定値が変わります。ライブラリ内のファイルをクリックする直接デスクトップ版で開くようになります。

ただし、あくまでもライブラリ単位の設定であり、Excel の時だけデスクトップ版で開くといったファイルの種類ごとに挙動を買えるような設定はできません。

マクロやVBAを使う Excel ファイルなどだと、いったんWeb版で開いてから直接編集というのは少々面倒に思うでしょうから、こうした方法をとるのも一つでしょう。

ですが、「そもそも、なんで最初からデスクトップ版で開くようにしていないんだ!」という声も時々聞かれます。ファイルサーバーの感覚が根強いとそうなりがちです。ちなみに、初期のころの SharePoint は Office の Web版がなかったので直接開くような動きでした。が、これをあえて変えた。なぜか?

最初から目的のファイルがすぐに見つかっていれば、そういう挙動が既定値でもいいかもしれません。いきなり編集するより、目的のファイルを探してまずはさっと閲覧することの方が一般的には多いのです。

ファイルを直接デスクトップ版で開くというのは、動作としてはデスクトップ版のアプリを起動し、そこに SharePoint 上にあるファイルのデータを読み込んで表示しているわけです。これにはどうしても少し時間がかかる。ですが、ブラウザー版ならかなり高速に表示できます(無論、組織によっては環境の問題でブラウザー表示が遅いというところもあるかもしれませんが、みんながそうなわけではありません。意外とさっと開きます)。

そんなわけで、何でもかんでもデスクトップ版で開くのが必ずしも正解ではなく、適材適所で設定を変えてみてくださいね。

Hitome-m365-sharepointちなみに、この話は拙著の『ひと目で分かる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編』のP337~にも記載しています。

 

 

 

コメント

平野愛

日本太郎さん、
リストパーツというより、そもそもリスト自体、添付ファイルは必ず Web版で開く仕様になっていますね。確かにドキュメント ライブラリのようにデスクトップで開くオプションはありません。
貴社の場合はファイルサーバーへのリンクがドキュメント内に書かれているというこ都なのかなと思いますが、 一般的には、リモートワークの推進などもあり利便性を考えてリンク先のファイルなども可能な限り SharePoint に格納するように変更(移行)している組織が多いように思います。リモートワークに移行してすぐのころは、Teams 内のチャットでもファイルサーバーへのリンクが書けないといった問い合わせが一時的に増えたという話もいくらか耳にしました。
無論、情報の種類によってはファイルサーバーを併用することはあるのですが、大抵はSharePoint に移せるものも少なくないと思います。管理面でもそのほうが都合がよいことも多いですし。

日本太郎

リストパーツ(お知らせなどに使う)の添付ファイルをデスクトップアプリで開く、ということを強制する方法はありますでしょうか?詳細設定欄に同様の設定項目はありませんでした。
ブラウザで開くと、確かに閲覧性は高いのですが、ファイルサーバへのリンク等は効かなくなるので、不便とのこと声が多いです。

kotatsu

回答をしていただき、ありがとうございます。たしかに「閲覧」モードで開きましたら、かなりの再現度のようです!ファイル単位で、ブラウザ上でファイルをクリックした際の既定の動作がこの「閲覧」モードになるよう設定できればいいなと思いました(文書の保護で「常に読み取り専用で開く」設定にしてみたところ、閲覧専用状態ではあるもののまた違う表示でした)。
いずれにしても、教えていただきました通り、文書ファイルの作り方自体に問題があるという点が考えられますので、その部分について見直しをしたいと思います。
お忙しい中貴重な情報ありがとうございました。

平野 愛

なるほど。Word もきちんとスタイルをカスタマイズして使っていけば、崩れまくるというほどにはならないですね。特にWordの「閲覧」モードで開くと、かなりの再現度です。仕事柄100ページを超える Word ファイルでテキストを作っているんですが、Word for the web でそこまで崩れません。
大抵、問題になるのはワープロ時代の名残でへんに空白などを使ってインデント風にしているような、あまりよろしくない書式を使っているケースです。要は Word を使いこなしていないことが原因でしょうね。実際、世界的には Word ユーザーが多く日本人のように何でも Excel で作成するなんてことはしないんですが、そうした人たちがあまりに表示が崩れるようなら猛烈にフィードバックしているはずで、祖茂部分が実際 ネットなどを見ていてもほとんど議論になっていないので、問題は起きていないんじゃないかなと思います。

kotatsu

いつも参考になる情報をありがとうございます。
基本的にはブラウザーやTeams上でファイルが開かれる動作が既定であることに不満は無いのですが、特に(見る側ではなく)見せる側の立場として、Wordに限ってはブラウザー上で開くと書式が崩れまくる仕様にもやもやしています・・・

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