SharePoint: ドキュメント ライブラリでのバージョン管理
[Troubleshooting] SharePoint 管理センターの「APIアクセス」のエラー

(録画 & 資料公開) 座談会: Microsoft Teams によるファイル管理について語ろう

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2022/6/16 に Microsoft MVP の有志による一夜限りの座談会を開催しました。

座談会: Microsoft Teams のファイル管理について語ろう! - connpass

平日の夜遅い時間にも関わらずイベントにご参加いただきました皆様ありがとうございました。今回はチャットも行いたいということで参加者数に上限を設たのですが、当初は300名ほどの定員で十分おつりがくるくらいだろうと思っていたのですが蓋を開けてみれば450名を超える方々にご登録いただきました。補欠枠が出てしまったことは大変心苦しく思っております。ただ、そこに対して録画を後で見るからとキャンセル待ちの方に席を譲ってくださった方もいて、皆様の温かい気持ちには本当に感謝いたします。

さて、なんといっても今回の私の思い付きでやろうということになった座談会に快くご協力いただいた登壇者の皆様、ありがとうございました。

また、座談会当日に会議チャットを盛り上げてくれた Microsoft MVP 仲間の太田さん ( Ota Hirofumi 📖 Microsoft Teams 踏み込み活用術(@hrfmjp)さん / Twitter) もありがとうござました!

イベントでは夜遅くまで私の主人も裏方として協力してくれました。ありがとう🥰

録画

さて、ということで当日ご参加いただいて復習したい方、当日やむなくご参加いただけなかった皆さまに録画を公開いたしました。何かお役に立てばと思います。

資料

座談会で使った資料も共有します。資料は一部訂正しております("編集"アクセス許可レベルが追加されたのは SharePoint Server 2013 でした!) 

なお、今回のイベントは一夜限りであり、今のところ次回の開催予定は全くありません。より詳しく知りたい方は弊社研修へのご参加をお待ちしております😊

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座談会の内容の補足

Teams 内のチャットでファイルをアップロードすると自分の OneDrive for Business にアップロードされ共有リンクが生成されます。共有リンクの機能自体は SharePoint でも OneDrive for Business でも共通で共有リンクは4種類あります。

  • すべてのユーザー … 外部共有をサイトで許可していると選択できる
  • 組織内のすべてのユーザー… 同じテナント内のユーザー全員という意味で、組織内の全員と共有できるリンク
  • 既存のアクセス権を持つユーザー … 従来からあるリンクで、他の共有リンクとは少し趣が異なる。サイトやライブラリ単位での権限をベースにリンクを生成するため、このリンクが不用意に知られても実質サイトやライブラリの権限で保護される
  • 特定のユーザー… 共有相手として名指しのユーザーらとだけ共有できるリンク
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共有リンクのオプション

組織の既定値はたいてい「組織内のすべてのユーザー」となっているのでチャットでのファイル共有もこの設定のリンクが作られることが多いです。ただし自分で共有リンクの種類は変更できます。下記の記事でも触れているので併せてどうぞ。

座談会の話の中で共有リンクの有効期限の話がありましたが有効期限が指定できるのは、あくまでも「すべてのユーザー」の共有リンクを使う時で、このタイプだと社内、社外ともに文字通りだれでも閲覧もしくは編集(編集オプションをオンにしている場合のみ)ができるわけです。このタイプの共有リンクを生成するときだけ有効期限を指定できます。ですが、そうそう社外共有はできないようになっており、サイト単位で許可しないとこのリンクは生成できないようになっています。ですから、いつでも有効期限が設定できるわけではない。場合によるわけです。

社外向けにも利用できる「すべてのユーザー」タイプの共有リンクを使えるようにする場合は、利用者に対して有効期限について説明をしっかり行い、ついでにこの4つのオプションの違いも説明できるようにしておくのが良いと思います。OneDrive for Business の場合は、基本的には次の3つを使うことになります。

  • すべてのユーザー  ※許可されていれば
  • 組織内のすべてのユーザー
  • 特定のユーザー

「既存のアクセス権を持つユーザー」はSharePointサイト向けで、権限管理に詳しくないと利用は難しいため除外しています。これに加え、チャットでの共有は「チャットに参加しているユーザー」というリンクオプションも追加されます。

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チャットにアップロードしたファイルの共有リンクオプション

いずれにしても座談会で話たように、「外部向けのリンクには有効期限を設ける」ことができるようになっているように、そもそもこうした共有リンクはあくまでもその場ですぐに閲覧してもらいたいときのもので、長く利用するものではないということが強調できるといいと思います。もちろん、外部向けのリンクが利用できない場合はこうした説明は難しいですが。

座談会の中では、個人的には「すべてのユーザー」以外でも「組織内のすべてのユーザー」や「特定のユーザー」に対する共有リンクも有効期限をつけられるようになれば「一時的なものである」という意識づけがしやすいなぁと強く思ったのですが、実際のところ「すべてのユーザー」共有リンクだけしかこうした設定がないのが悩ましいところです。

本座談会に関連する過去の記事もぜひ、あわせてご一読ください。

 

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