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Microsoft Forms の新機能 - Ideas -

Microsoft Forms に新機能が近く、ロールアウトされます。

Welcome to Forms Ideas - Analyze Your Response Data Smartly in Forms

We're excited to announce our new feature, Forms Ideas! We're rolling out this feature and it will soon be available for all customers! With Forms Ideas, you don't have to be a data expert, but can get the most out of the data you collected.

公開されている情報は英語の情報のみとなっているので、情報をかいつまんでおきましょう。

"Forms Ideas" という機能で、データ分析の専門家でなくてもいろんな切り口で分析ができるというもの。ちなみに、Office の Excel と PowerPoint にも新機能として Ideas が投入されます。PowerPoint の場合は、スライドの内容に適したデザインや画像を探してくれます。Excel だとスプレッドシートのテーブルからグラフの候補を複数提案してくれたりします。こうした機能も裏ではAIが利用されます。

つまり "Ideas" というキーワードには AI が裏で働くということを意識した方がいいようです。

ところで、分析でいうと Insight というキーワードが思い浮かびますが、日本語で言うと洞察ですね。Forms Ideas は様々な切り口の分析をして素早くInsightを得られるように AI がフォローして提案してくれるということのようです。

 次のように[回答]タブの画面からアクセスできるようになるとのこと。

Idea blog_2_entry

たとえば、回答結果を部門ごとに集計したり。

Idea blog_3_Distribution customization insight

各設問間の関連性(規則性)を提示してくれたり。

Idea blog_4_association rule analysis

相関関係および相関係数を割り出してくれたり。

Idea blog_5_Correlation insights_detail chart

感情分析をしてくれたり。

Idea blog_6_Text sentiment insights_positive

なお、こうした分析はさすがに回答数が少ないと表示されません。"Ideas" のリンク自体が表示されない。最低10回答はないとけいないし、有効な結果が得られない場合も表示されないとのことで、このリンクが出てきたら、「おっ、このフォームは分析してくれたようだな」とクリックしてみることになりそうです。

サポートされる言語は Forms がサポートしている言語となっているため、日本語も対応しています。

Microsoft Forms でサポートされる言語

個人利用のパブリック プレビューも提供開始

そうそう、余談を。Microsoft Forms は現在 商用利用ユーザーや教育機関向けの Office 365 プランでのみ利用できますが、新たに一般消費者向けに Public Preview が始まっています。個人的な利用も可能になりますね。


[Microsoft Forms] 企業向けプランが GA に! 気になる SharePoint アンケート機能との住み分けは?

Microsoft Forms はアンケート作成やちょっとした確認テストなどを作成できるサービスです。このサービスは Office 365 に付属していますが、先に導入されたのは教育機関向けプランでした。これから 2017年夏に 企業組織向けプランでも パブリックプレビューとして提供され、企業ニーズをいくつか吸収した形で 満を持して 2018年4月27日に GA (正式リリース)となったわけです。

Microsoft Forms is Enterprise Ready now!

Today, we are excited to announce that Microsoft Forms, a simple app for creating surveys, quizzes, and polls, is generally available to all Office 365 commercial customers. Used by more than 3 million users in education, Forms was brought to commercial preview by customer demand last year. Thanks t...

例えば、企業からのフィードバックにより、質問の分岐や リッカート尺度が加わり、また1つのフォーム当たり 50,000回答までサポートされるようになりました。

利用できるサブスクリプションは?

次の商用スイートで利用できるとのこと。

  • Office 365 Business Essentials, Office 365 Business Premium
  • Office 365 Enterprise E1, E3 と E5

データの保管場所は?

現在、Microsoft Forms のデータは米国とヨーロッパのサーバー上に格納されています。ヨーロッパを起点としているテナント以外はすべて米国にあります。ただし、他の国に拡大できるよう作業中であるようです。

SharePoint アンケート機能との住み分けは?

SharePoint のアンケート機能は SharePoint Server 2007から全く進化せずに来ました。画面も一部 リボンメニューになっていないところもあるくらいです。それから10年。すでにアーキテクチャーが古く、個人的には機能面で SharePoint のアンケート機能を使うメリットはもはやないと思っています。これに代わる機能が Forms でしょう。レスポンシブWebデザインに対応しているため、どのブラウザー、どの端末でも利用できます。社内だけでなく社外にもアンケートを公開できます。顧客からのフィードバック収集などもこれを使えばよいわけです。再利用するのも簡単。SharePointではいちいちリストテンプレートとして保存して、そこからアンケートを新規作成する必要がありました。

ということで、基本的にアンケート機能を利用したければ、Microsoft Forms を利用するように移行していく方向で検討していくのがよいでしょう。住み分けではなく、移行です。

ちなみに、Microsoft Flow とも連携できるのでより柔軟なシステム構築も可能です。SharePoint サイトに公開したければ Webパーツとして追加したり、Microsoft Teams 内でも Forms で作成したフォームをタブとして追加できます。外部に公開するアンケートであれば、埋め込みタグとしてWebサイトに追加して公開する。こういった従来よりも利用の幅の広さも Microsoft Forms の魅力だと言えます。

ちなみに、埋め込んでみたアンケート。試しに結果を送信してみても問題ありません。外部公開設定のため、匿名回答です。

【SharePoint アンケート機能と Microsoft Forms の比較】※ざっと思いつくところだけピックアップしてみました。

機能 SharePoint アンケート Microsoft Forms
レスポンシブ Web デザイン ×
外部公開  ×
条件分岐
特定のユーザーへの公開
クイズの作成 (選択肢ごとの得点配分や選択肢のシャッフル等) ×
質問の前後の入れ替え  △ (できるが、列の並び替えが必要) 〇 (手軽)
回答結果の Excel エクスポート
回答完了までの平均時間 ×
設問への手軽な動画追加 ×
アンケートフォームにアクセスするためのQRコード生成 ×
埋め込みタグの生成 ×
アンケートの複製 △ (テンプレート化すれば可能)
共同編集者の設定 △(アンケートリストに対するアクセス権限設定が必要で、複雑) 〇 (編集者向けにリンクを生成して共有するだけ)
下書き~公開までの管理 △ (SharePoint サイトにアクセスできるユーザーは作成中のアンケートもアクセスできる可能性がある) 〇 (共有するまで公開されない)
匿名での回答ができる
各回答をメール通知できる ×
平均スコアが表示できる ×
他のユーザーの回答結果が閲覧できないようにする △ (誰が答えたかわからないようにするため回答者名を伏字に設定することは可能。その他、リストの高度な設定をすれば他のユーザーの回答は閲覧できないようになるが、設定を知らないユーザーも多い) 〇 (原則、他のユーザーの結果は非表示。ただし、フォームの共同作業者は閲覧可能)
質問をシャッフルできる ×

このように機能の使いやすさ、豊富さでは Microsoft Forms に軍配が上がります。


Office 365 に関する最近のアップデート情報

なんだか、Office 365 関連のアップデート情報が目白押しなので要約しておきます(最近、気づいた機能も含む)。

  • OneDrive for Business : ファイル復元
  • OneDrive for Business 同期クライアント : IRMで保護されたSharePointドキュメントライブラリサポート
  • Microsoft Forms : PowerPoint への統合
  • SharePoint & OneDrive for Business : ファイルの移動機能
  • SharePoint & OneDrive for Business : リンクの短縮化

OneDrive for Business : ファイル復元

数週間すると新たにファイル復元機能が追加されるようです。セルフサービスの復元ソリューションであるため、管理者だけでなくエンドユーザーが利用できる機能です。誤ってファイルを削除してしまったり、何らかの原因でファイルが壊れてしまったり、マルウェアによる侵害を受けたりしたときに、過去30日間の好きな時点からファイルを復元できます。ちなみに、間違って上書きしてしまったといった場合は、基本的には既定でバージョン管理されているので前のバージョンに戻すということができますが、これとはまた別の話。時間軸の観点で戻せるという考え方であり、同時点の複数のファイルが対象です。

Announcing New OneDrive for Business feature: Files Restore

Keeping your files safe and secure is our top priority. With 100+ data centers and Microsoft's global network edge-combined with compliance standards, we offer customers trusted enterprise-grade compliance and security. Additionally, we empower administrators to safeguard organizational data using c...

OneDrive for Business 同期クライアント : IRMで保護されたSharePointドキュメントライブラリサポート

タイトル通り、Windows版の OneDrive for Business 同期クライアントが IRMで保護された SharePointドキュメント ライブラリをサポートします。

OneDrive sync on Windows now supports IRM protected SharePoint document libraries

Information Rights Management (IRM) lets people set access permissions to help prevent sensitive information from being printed, forwarded, or copied by unauthorized people. When permission for a file is restricted by using IRM, the access and usage restrictions are enforced even if the file reaches...

 

Microsoft Forms : PowerPoint への統合

昨日の記事で紹介した Microsoft Forms ですが、今後、新たに PowerPoint と統合した利用ができるようになります。とはいえ、まだ開発中で数か月後になるようですね。

Integrating Microsoft Forms into PowerPoint (under development)

Microsoft Forms' new integration with Microsoft PowerPoint will allow a teacher to easily insert a quiz to a PowerPoint deck. Click the Forms icon in PowerPoint ribbon, the list of forms will be showed in the task pane. You can select a pre-created form and embed it to the current slide.

 ちなみに、現在すでに Forms は他にも様々な場所で統合利用できます。まず前回の記事で説明した通り、SharePoint のWebパーツとして追加できるだけでなく、Microsoft Teams にもタブとして追加できるようなっているほか、Excel 内からも Forms を使ってアンケート等を作って結果をExcel内で収集したりできるようになっています。ちなみに、Excel はこれまで Excelアンケート機能がありましたが、これに代わるものとなるようです。とはいえ、まだ引き続き Excel アンケート機能は使えるとのこと。Forms for Excel との違いは、外部共有が大きいと思います。Excelアンケート機能はファイルを格納しているSharePointサイトなどが外部共有できるようになっていないと使えませんでしたが、Forms for Excel はこうした設定がなくても外部共有できます。

SharePoint & OneDrive for Business : ファイルの移動機能

SharePoint Online や OneDrive for Business ではすでにサイト間または SharePoint - OneDrive for Business 間でのファイルコピーができるようになっていますが、これに続きファイル移動が機能になります。時期としては 2018年1月29日ころからロールアウトを開始しようとしているそうです。この機能に伴い移動やコピーをする際のファイルサイズの上限も撤廃する見込みになるとのこと。ただし、IRMで保護されているライブラリは対象外。ちなみに、サイト間でファイルを移動すると、移動完了時に元のサイト上のファイルはごみ箱に移動し、通常のごみ箱の保持期限に従って削除されていくという動作になるそうです。また移動ではメタデータも対象となるため、ライブラリ間で同一の列があれば値は保持されるし、なければその列の値は失われることになる。ということで、移動できると、いろいろなシナリオで応用できそうです。

Now – move files anywhere in Office 365, SharePoint and OneDrive

SharePoint & OneDrive for Business : リンクの短縮化

昨年の Microsoft Ignite 2017でアナウンスされていたファイルのリンクの短縮化機能がいつの間にか使えるようになっていますね。これまでファイルリンクをメールに転記したりすると、やたらに長くなっていました。これが短縮されています。たとえば、下記のような感じです。

https://<SharePoint Online のルートURL>/:u:/s/<サイト名>/EUqguk03SrVFooug7PO_EPABRLljjJH4PAjHMfmhoPO1Rg?e=SlSodM

Office 365 を使っている方はこれが当たり前になっているので特段嬉しいとは思わないと思いますが、まだオンプレミスのSharePointを使っている方は Office 365 であれば、こんな利点もあるよという参考にしていただければと思います。

ちなみに、リストは? と思っている方もいると思いますが モダンUIになっているリストではすでにURLは短めになっています。クラシックUIを使っていると従来と変わりません。


Microsoft Forms (Preview) が Office 365 Enterprise でも利用可能に!

2016 年8月から Office 365 Education ユーザーにのみ公開されてきた Microsoft Forms の Preview が、Office 365 の Enterprirse などを含む全体に展開されます( Office 365 Roadmap ID 16254) 。

Microsoft Forms は Google Forms と似た機能を持っており、簡易的なアンケート、投票やクイズなどを作成し、結果を Excel で収集できます。これまで "匿名アクセス" を許可していた SharePoint サイト内で利用できていた "Excel アンケート(Excel Survey)" もアップグレードされ、こちらは "Forms for Excel" と名前が変更されるそうです。

この Microsoft Forms Preview は先行リリースのユーザーに対して6月から順次ローリングアウトされ、残るユーザーについては 6月下旬から展開が始まります。そして 2017年9月には完了するとのこと。

Education 以外のサブスクリプションを使っていた方々は全社的に利用させるかどうか管理計画を立てておきましょう。既定では全社で有効になります。

[テナントレベルで有効化]

[ユーザーごとの有効化]

ちなみに、弊社のテナントは先行リリース ユーザーになっているため、すでに 上記の URL にアクセスできます。以前は Education のアカウントでサインインするようにエラーメッセージがでていましたが。テナントの準備が整えば、Office 365 の既存アカウントでアクセスできます。

操作画面のあらましは次の通りです。これで Microsoft Forms のイメージがつかめるのではないかと思います。

タイトル部分などに画像を挿入できるほか、背景画像なども選べます。プレビュー時には[コンピュータ]と[携帯電話/タブレット]での比較もできます。

2017-06-16_13-55-04

使い方は非常に簡単なので、まずはアクセスしてみましょう。