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🎄Microsoft Lists とは? - SharePoint リストとの違い🎅

このブログではこれまでも Microsoft Lists について機能などをご紹介してきましたが、そもそも Microsoft Lists は SharePoint リストと何が違うのか、よく理解できていない方が多いのではないでしょうか。

そこで今回は Microsoft Lists の機能面ではなく、「なぜ、Microsoft Lists 」なのか、という点をしっかりと取り上げておこうと思います。そして、今後の展望も確認していきたいと思います。

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なお、この記事は Office 365 Advent Calendar 2020 に参加しています。

🎅 Office 365 Advent Calendar 2020 🎅

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(おさらい) Microsoft 365 の Microsoft Lists アプリ

まずは基本的な内容をおさらいしましょう。Microsoft 365 の Microsoft Lists リストアプリは アプリ一覧から利用できるようになっています。

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ユーザーが利用できるリストの一覧が表示されるだけでなく、リストの新規作成もできます。 2020-12-23_14-08-16

これだけでなく、Microsoft Teams 内からも Microsoft Lists アプリが利用できるようにもなっています。詳しくは後程。

大切なのはSharePoint サイトを意識させず利用できること!

よく言われることなのですが、Microsoft Lists は基本的には SharePoint リストそのものです。ですから、管理したり他人にリストのことを説明する立場にある人は必ず SharePoint リストの基本的な使い方と管理方法を学んでおきましょう。

ここからはSharePoint リストを知っている前提で書き進めます。

SharePoint リストはあくまでもサイト内の1つの機能であるため、リストにアクセスしたり、リストを作成したりするには「サイト」を意識する必要があるわけです。リストだけが使いたくても「SharePoint サイト」が必要です。たとえば、「まずはサイトにアクセスしてから、リストへアクセスする」こともあれば、リストのURLをピンポイントに知っていたとしてもサイトの画面内にリストが配置されるため、サイトを強く意識することになります。

[SharePoint サイト内のリスト]

サイト内のリスト

一方の Microsoft Lists は SharePoint サイトをあまり意識させません。たとえば、Microsoft 365 の Lists アプリを利用すれば、いきなり「リスト」が作成できます。もちろんリストの作成先は SharePoint サイトを選ぶ必要がありますが、Microsoft Lists アプリからアクセスすると画面はリストだけを表示してくれるため 利用者からすればSharePoint サイトを意識しなくてもよいようになっています。

平たく言えば、「SharePoint リストの機能だけを使いやすく改善していこう!」といったところでしょうか。余談ですが、Microsoft Lists アプリからリストにアクセスしたほうが、見た目が少しファンシーな感じです。

[Microsoft 365 のMicrosoft Listsアプリ]

Microsoft Lists アプリ

データベースとリストの関係

SharePoint リストのデータはバックエンドのデータベース (Azure SQL)に格納されており 、リストにはこれまでSharePoint サイト経由でアクセスしてきましたが、新たに Microsoft Lists からアクセスするアプローチも増えたということです。SharePoint サイトからアクセスしても、Microsoft Lists アプリからアクセスしても表示される、列、ビューなどは一緒です。またMicrosoft Lists のリストのアクセス権限管理は SharePoint リストとして管理することになるわけです。機能的な制約も SharePoint リストと同様です。

[SharePoint リストと Microsoft Lists の関係のイメージ図]

イメージ図

Microsoft Lists の発表は SharePoint リストを大幅に進化させる大義名分

2020年の5月に Microsoft Lists が発表されたことで、これにあわせてベースとなる SharePointリストの側も大幅なアップデートが追加されていくことになりました。発表されてから、この記事を書いている 2020年12月現在までに新機能としては主に次のような機能が追加されています。

  • 「クイック編集」メニューの名称が「グリッドビューでの編集」に変更された
  • グリッドビューで複数アイテムのコピーができるようになった
  • グリッドビューに新たなビューのオプションとして「高さを固定」と「高さを自動フィット」が追加された
  • グリッドビューで列の書式がサポートされるようになった
  • グリッドビューで、「元に戻す」「やり直し」が利用できるようになった
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  • 新たにカレンダー表示できるビューが作れるようになった
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  • ギャラリービューが利用できるようになった
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  • アイテム単位でコメントが書けるようになった
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  • SharePoint ホームページからのリスト作成画面が Microsoft Lists と共通化した
  • リスト作成時に Microsoft Lists のテンプレートが利用できるようになった
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トラッキングアプリの意味

ところで、Microsoft Lists はマイクロソフト社からは「トラッキング アプリ」だと説明されています。何かを追跡するということです。では、これの意味するところは? 一番のポイントはアイテム単位で「コメント」なり「チャット」なりのコミュニケーションが取れることにあります。この部分は 「SharePoint リスト / Microsoft Lists 」を使っているのか、「Teams 内の Microsoft Lists」アプリを使っているのかで、すこし機能が異なってきます。

「SharePoint リスト / Microsoft Lists 」では、アイテムのタイトル列のところやコマンドバーにある[会話](吹き出しのアイコン) をクリックすることで、アイテム単位でコメントが書けるようになっています。ちなみに、現時点では @メンションはできません。ロードマップ上は、メンションもできるようになるようです。

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つまりアイテムを起点として、ことの経緯がコミュニケーションをとりながら追いかけられるということです。

Microsoft Teams 内でも Microsoft Lists アプリがタブとして追加できるようになっています。これもおさらいですね。

このようにして Microsoft Lists をチームのチャネルに追加すると、アイテムの表示や編集画面は Teams のウィンドウに適したレイアウトになります。さらに、アイテムごとのコメントは Teams のチャット機能が利用できるため、@メンションなども自由に行えます。コミュニケーションにおける表現力でいえば、コメント機能より強力です。このように、Microsoft 365 の Lists アプリを使うにせよ、Teams 内の Lists アプリを使うにせよ、アイテムごとにコミュニケーションをとりながら「ことの経緯」を追いかけられるというのが、リストの魅力の一つと言っていいでしょう。

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まだ発展段階にある Microsoft Lists 

Microsoft 365 Roadmap に公開されている Microsoft Lists の機能のうち、In Development (開発中) になっているものだけを取り上げてみました。ちなみに、下記のファイルは弊社の SharePoint 上で共有している Excel ファイルです。
全画面表示したい方は下記のリンクをクリックしてください。

2020年12月現在の Microsoft Lists の開発中の機能一覧

今後にも期待!

ということで、まだまだこれから新機能が続々と投入されてきます。

個人的には

  • Microsoft Lists のモバイルアプリ
  • ルール作成
  • フォームカスタマイズ

あたりが期待しているところですが、皆さんはどんな機能に興味を持たれたでしょうか?

今年は本当にいろんなことが様変わりして大変な一年でしたが、来年は少しでも状況が改善しているといいなと祈りつつ、皆様よいお年をお迎えください。


Microsoft Ignite 2020 - 注目セッション(生産性向上シナリオ関連)

Microsoft Ignite 2020 が日本時間9/23 0:00AM頃から始まりました!

先日は Microsoft Search 関連についてセッション情報を紹介しました。

Microsoft Ignite 2020 注目のセッション - Microsoft Search

その他の生産性向上に関わる SharePoint, OneDrive, Planner, Stream, VIsio と Microsoft Lists に関する情報も書き留めておきます。

今回はオンラインになったことで録画によるリピートセッションも多いため、見逃した方も、まだチャンスがあります。

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-sharepoint-blog/microsoft-ignite-2020-guide-to-sharepoint-onedrive-planner/ba-p/1662401

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上記から抜粋します。なおPower Platform は個々には含まれていませんのでご注意を。Power Platform を除いても十分におなか一杯になるほど、コンテンツが用意されています。

必見の概要セッション

下記のセッションは3回配信されます。

  • DB158 | “Enabling collaboration, communication, and knowledge sharing with Microsoft Teams, SharePoint, Project Cortex, and more” by Jeff Teper, CVP – SharePoint, OneDrive, and Teams engineering (delivered three times):

SharePoint や Microsoft Teams の God father と呼ばれる Jeff Teper 氏によるセッション。Teams はもちろん、Project Cortex (SharePoint のナレッジマネージメント ソリューション)などが中心。

今日(9/23)は朝の4:15AM ~の回は終わっているので、次の 12:15 PM ~12:45PM (日本時間)か、8:15PM~8:45PM の回のいずれかがおすすめ。

https://myignite.microsoft.com/sessions/d19e185d-00fa-4a5a-bcee-c47424fa7168

お昼の回に参加する場合は、そのまま1:00 PM からは "Project Cortex: Knowledge discovery and content intelligence in Microsoft 365" があります。こちらも注目です。

https://myignite.microsoft.com/sessions/d01d4962-4da2-4559-a0f5-e1a327b64b91

"The Future of Work " セッションは Microsoft Teams を中心にしているようです。

こちらも録画は3回配信されますが、既に2回目の配信が終わっているので、今日は5:15PM ~の回が最後のチャンスです。

https://myignite.microsoft.com/sessions/b7216fb1-27dc-43cf-9847-51b415ab645a

OneDrive 

OneDrive 関連は下記のリンク先にセッション情報が公開されています。

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-onedrive-blog/your-guide-to-microsoft-onedrive-ignite-2020/ba-p/1675607

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Microsoft Stream

"The New Microsoft Stream: Vision, Strategy, & Roadmap" 

https://myignite.microsoft.com/sessions/087d135a-64ae-41ab-8b15-f0a965223d5b

Tech Community : Video Hub

Microsoft Ignite 2020 の開催にあわせて、Microsoft Tech Community に Video Hub サイトが9/22 (U.S 時間) オープンしています。ここではより詳細な情報を学習するために(Deep dive) 350を超える多くのコンテンツが用意されています。イベントを補完するような位置づけですね。

https://techcommunity.microsoft.com/t5/video-hub/ct-p/VideoHub

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今のところ、私の方で拾えているセッション情報はこのくらいですが、他にも多くのコンテンツが用意されています。詳細はご自身でご確認ください!!

 


Microsoft リスト アプリ in Microsoft Teams が GA !

表題にある通り Microsoft Teams 内で Microsoft リスト アプリが利用できるようになりました!

詳しくは下記のリンク先に公開されています。

Microsoft Lists in Microsoft Teams is now generally available

使い方

任意のチームのチャネルのタブに Microsoft リストが追加できるようになっています。

タブとして追加 - 1

👇操作感は次の通りです。

タブとして追加すると次の2つの選択肢が表示されます。

  • リストの作成
  • 既存のリストを追加

タブとして追加 - 2

既存のリストを追加する場合は SharePoint サイト(チームに紐づくサイトも含む)に作成したリストのみが追加できます。Microsoft リストは個人用に作成できますが(OneDrive for Business でホスト)、これはタブとしては追加できません。

タブとして追加 - 3

新規に作成する場合は、通常の Microsoft リストと同じ次の4つのオプションがあります。

  • 空白のリスト
  • Excelから
  • 既存のリストから
  • テンプレートから

タブとして追加 - 4

このテンプレートは、Teams 内でアプリとして追加するときにだけ次の3つのテンプレートが追加されています。

  • 患者
  • ローン
  • インシデント

タブとして追加 - 5

「患者」は医療機関ですぐ使えるように用意されているテンプレートです。

さて、出張申請を試しに追加してみました。一覧表示は Microsoft リスト 単独アプリと変わりません。

タブとして追加 - 6

しかし、アイテムの新規追加および編集のフォームが通常とは異なります。下記は新規作成画面です。

タブとして追加 - 7

アイテムを登録後はアイテムをクリックすると表示フォームが表示されますが、ここで「会話」ができます。チームメンバーとこのアイテムに関して対話できるというのが新しいところです。

タブとして追加 - 8

ちなみに、会話は「投稿」タブに集約され、ここから各アイテムへのリンクを開くこともできます。

あとは、表示フォームの項目の表示順も手軽に変更できますし、SharePoint リストと同様に列の表示非表示をコントロールする「条件式」も書けます。

ただし、列の選択肢の項目を変更するなどしたい場合は、SharePoint 側から操作する必要があります。ためしに航空会社の選択肢や運賃などを変更しみましょう。

以上が今現在の操作感です。

なお、リスト上でのすべての操作は監査されており、セキュリティおよびコンプライアンスセンターの監査ログ上で利用できるようになっているとのこと。通常の SharePoint のリストのアクティビティと同様に監査できているということですね。

試しに操作してみたい方向けにインタラクティブなデモサイトも用意されています。

Create a list in Microsoft Teams

List in Teams - Click thru

今後、いろいろな機能がアップデートされていくはずですので、楽しみですね。

関連記事


Microsoft リスト (Microsoft Lists) の Webinar および AMA からの最新情報

Microsoft Lists (Microsoft リスト)は、Target Release となっている一部のテナントにはロールアウトが始まっていますが、私の使っているテナントは残念ながらまだです。ところで、表題にある通り、2020/8/5 (US時間)にMicrosoft 社にて Microsoft Lists に関する Webinar と「AMA (Ask Microsoft Anything)」(時間内なら、なんでも質問してね、というものです) がオンラインで開催されました。 それぞれ1時間ずつで、計2時間です。日本時間では 8/6 2:00 AM ~ 1時間という、まさに真夜中だったため、参加できなかった方も多いと思います。私も、眠りにおちながら... という状況でありましたが...

Webinar 

Webinar は Microsoft Teams の Live Meeting で行われており、質疑応答も含めて 1時間ほど実施されましたが、 YouTube に録画が公開されています。

Microsoft Lists の細かな使い方を紹介しているので、使い方を確認するのに是非一度ご覧になることをお勧めします。

あらためて気づいたことなどを書き留めておきましょう。

利用できるテンプレート

リストはテンプレートから作成する方法と、スクラッチ作成、Excel からのインポート作成の 3種類があります。テンプレートは下記の通り。

リストテンプレート

  • Issue tracker
  • Employee onboarding
  • Event itinerary
  • Asset manager
  • Recruitment tracker
  • Travel requests
  • Work progress tracker
  • Content scheduler

通知のところはよくなりますね。下記は既存の SharePoint リストの通知であり柔軟性に乏しいため SharePoint Designer で通知のためのカスタム フローを作ることも少なくありません。特にトリガーの種類が少ないのが難点。

従来の通知

しかし、Microsoft Lists になると複数の条件が指定できます。

ルールのトリガー

特に次のトリガーが嬉しい。

  • 特定の列が変更されたら (A column change)
  • 特定の列の値が変更されたら( A column value changes to something)

こうしたトリガーをもとに作成するルールの画面は次のようになっています。

ルール

Microsoft Lists の新しいルールとともに、Power Automate にも特定のアイテムやファイルの変化を取得するというアクションが利用できるようになっており、これと組み合わせた処理ができるようになっています。

Power Automate 特定の値の変更を取得する

カレンダー表示については Outlook on the web に近いUIですね。これがこのまま Teams にタブとして追加できるはずなので、期待は大きいです。

カレンダー表示

さて、ずっと気になっていたコメント機能ですが、リスト単体で利用するときにはリストアイテムに書き込まれ、Teams に追加して利用する場合は Teams 内の会話に持っていけるということです。

👇はリスト内でのアイテム単位でのコメント (YouTube の画質が悪いので見えにくいですね...)

コメント

👇は Teams 内でのアイテム単位での会話 (YouTube の画質が悪いので見えにくいですね...)

会話

それからリストフォームのカスタマイズは JSON を使う必要があり、こちらはデザイナーが用意されているわけではないよう。ここで気付くのが列のグループ化です。Status やLinked  Items といった項目でグループ化できていますね。これは既存のリストにはないところで Power Apps でこの手のカスタマイズをしていたので、便利に使えそうだなぁとは思います。ベースはSharePoint リストなので、列の条件指定で表示非表示も対応できますしね(といっても、複雑になると大変ですが)。

フォームカスタマイズ

AMA

質疑応答に関しては下記に公開されています。

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-ama/bd-p/microsoft365ama

個人的に気になったところだけ、個人的な見解も含め、下記にまとめておきます。

Q.リストと CDS (Dataflex) との使い分けに関するガイドラインのようなものはありますか?

これについては下記のリンク先を参考にとの回答でした。

Benefits of PowerApps vs Teams Lists

そこに書かれている内容を抜粋しましょう。

Microsoft Lists is an app that enables Microsoft 365 users to quickly create a list that helps to collaborate with their peers to track information. It provides all the necessary capabilities and features for your users to get started to organize and track work. As always, the app is extensible for power users and makers to configure and customize the app with features built on SharePoint and with Power Platform. 

With respect to the app experiences, the apps are available in different hosts. For Power Platform Dataflex apps (new name for CDS), the apps will be only available in Teams app. However, Microsoft Lists will be available in the Lists app, SharePoint Online and within Teams app as well. 

Dataflex Pro ではなく Dataflex との比較で書かれていますが、要するにMicrosoft Lists の利点は情報の追跡をするために利用できるテンプレートが豊富にあり、すぐにリストが作れるところが優れているということでしょう。また、Dataflex は Teams 内でしか利用できませんが、リストは List アプリ、SharePoint Online, Teams アプリ内などでも利用できる点も利点と言えそうです。手軽さは リストに軍配が上がるという感じでしょうか。とはいえ、Dataflex には  Microsoft  リストと比較すると大規模データが利用できたり、細かい制御ができる点はすぐれているので、大量のデータとともに長期的な利用を考えると Dataflex に利点があるだろうと個人的には思っています。

Q.看板(Kanban)ビューはありますか? 

Kanban ビューとは、ポストイットを並べたような、カード形式の見た目のことですね。Microsoft としては重要視はしているものの、今のところロードマップには載っていないようです。ただ、いろいろと素敵にデータを可視化することは考えているとのこと。

Q.行数の上限はあるの?

ベースは SharePoint リストであるため、SharePoint リストの上限と同じ。[参考] SharePoint limits

Q.カレンダー形式のビューを持っているけど、SharePoint の予定表リストのように重ね合わせる(Overlay)ことはできる?

今のところ予定はない。

Q.法律事務所向けのテンプレートは提供されないの?

将来的には追加のテンプレートをいろいろと用意する予定であり、法律事務所向けのものも、必ず追加したいと考えているとのこと。

これまでの Microsoft Lists 関連の記事


Microsoft Lists (Microsoft リスト) ロールアウト開始!

以前ブログでもご紹介した Microsoft リストの正式リリースが始まったようです!

以前の記事 👉 SharePoint ユーザー必見! Microsoft Lists 登場

公式な情報は下記リンク先に公開されています。

Microsoft Lists begins general availability roll out to Microsoft 365

この記事では上記リンク先の内容を一部抜粋しておきたいと思います。

ロールアウト

今月 (2020年7月)は、まず Microsoft 365 内で単独利用できるリスト アプリ(Lists app) がロールアウト開始です。続く、来月には Microsoft Teams 内で利用できるリスト アプリがロールアウト開始。

ということで、Microsoft リストには名称が次の2つあるのでついでに覚えておきましょう。

  • 単独利用 ⇒  List app in Microsoft 365
  • Microsoft Teams 内での利用 ⇒ List app in Microsoft Teams

アイコンも決まったんですね。なんだかカラフル。

Microsoft-Lists_icon_white-bg Microsoft Lists icon

Microsoft Lists の新しいコンセプトビデオも公開されました。

Webinar 開催 - "Working with Microsoft Lists"

2020年8月5日 9:00 am (PST) から一時間ほどの Webinar が開催されるようです。

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タイトル : Working with Microsoft Lists

説明(和訳) : Microsoft Lists のエンジニアが、Microsoft Lists を使い始める方法をご紹介します。テンプレートからリストを作成し、情報を追加してから、条件付き書式設定、ルール、主要なコラボレーション機能を使用して、自分だけのリストを作成します。デモも豊富に行い、多くのことが学べます。

ICSファイルのダウンロード : Webinar_WorkingwithMicrosoftLists_attendee_080520-9am-PT.ics

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この Webniar の直後に 1時間のAMA が開催されるとのこと。AMA とは "Ask Microsoft Anything" の略で、いわば「なんでも、聞いてちょうだいタイム」ですね。Microsoft リスト、SharePoint リスト、リスト + Teams 統合、リスト + Power Platform 統合などについて質問を受け付けてくれるようです。

Microsoft Lists AMA : 2020年8月5日 10:00 am ~ 1時間

その他にも "A home for all your lists" と題した Podcast も公開されています。

Microsoft リストについて学ぶには...

Microsoft リストの詳細については Microsoft Lists resource center が用意されているので、ここから情報収集できるようです。

Microsoft Lists resource center

Microsoft Lists に関する FAQ からの回答の抜粋 

  • 新しい Microsoft リストのホームページと事前に用意された 8つのリストのテンプレートが 2020年7月末よりロールアウトを開始 (最初は 対象リリース顧客から、その後、その他のテナントにロールアウト)
  • リスト アプリ in Microsoft Teams は 2020年8月末にロールアウト開始
  • 全てのテナントへのロールアウト完了は 2020年10月末までを見込んでいる
  • SharePoint が利用できるプランなら、Microsoft 365 および Office 365 サブスクリプションで Microsoft リストは利用できる
  • Microsoft To Do と Planner と Microsoft リストの違いとしては、To Do と Planner は個人またはチームの仕事をタスクを使って管理することを助ける専用アプリであり、タスクは完了すれば非表示になっていく。しかし、Microsoft リストはステータス管理ゃライフサイクル、所有権などの構造化された情報を収集、閲覧、フィルター、並び替え、共同作業し、共有できるという点が異なっている。

 

もう間もなく、Microsoft リストが利用できるようになりそうです。楽しみ待ちましょう!