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新しい Microsoft Stream と SharePoint

現在、Microsoft 365 上でのビデオ共有を行う場所としては次の2つがあります。

  • Microsoft Stream
  • Microsoft 365 内のSharePoint (OneDrive for Businessを含む)

この2つには機能差があり、大規模な人数でビデオストリームを利用する場合は Microsoft Stream を利用し、小規模の場合は SharePoint を使うというような使い分けをしてきました。

この Microsoft Stream は独自のプラットフォームを使っているのですが、これが今後 SharePoint ベースとなり新しい New Microsoft Stream となることが先日の Microsoft Ignite 2020 で発表されました。

Microsoft Stream の変遷

ここで少し変遷を見てみましょう。Microsoft Stream が登場する前は Office 365 Video というサービスがありました。その後、Microsoft Stream が登場するのですが、時間軸で見ると次のようになっています。

Streamの変遷

  • 2014年… Office 365 Video 登場 (SharePoint ベース + Microsoft Azure Media Service )
  • 2017年… Microsoft Stream 登場 (独自プラットフォーム + Microsoft Azure Media Service + AI)
  • 2020年…New Microsoft Stream がアナウンスされる (SharePoint ベース + Microsoft Azure Media Service + AI)

見るとわかる通り新しい Microsoft Stream の基盤は再び SharePoint ベースに戻るということです。ここ数年で SharePoint を土台としたコンテンツ 管理の仕組みも大幅に進化し、検索や AI やコンプライアンス管理などの機能面では飛躍的に性能が向上しています。Microsoft Graph もかなり機能が充実してきました。そんな中での満を持しての SharePoint ベースへのプラットフォームの移行となったようです。

ちなみに、現状での Microsoft Stream のメリットをざっと挙げてみましょう。

  • ビデオのトランスクリプトおよびキャプションの自動生成 (文字起し)
  • ノイズ低減
  • Microsoft Teams との連携 (ビデオ会議の録画を自動的にアップロードしてくれる)
  • SharePoint 上で再生するより細かな速度調整などが可能
  • 画面操作の録画

以上のような魅力的な機能がある反面下記のような課題があります。

  • 検索のしにくさ (日本語は特に検索でヒットしない、Microsoft Search でも検索できない)
  • 一覧のしにくさ
  • ビデオの公開範囲の分かりにくさ (独自の権限管理機能を持つ)
  • コンプライアンス対応の遅れ
  • 分析機能があまり充実していない など

さらに、Office 365 Video 時代から長年、リクエストは上がってきていたもののついに Microsoft Stream になってもついに実現されなかった外部共有機能などもあります。外部共有は匿名アクセスも含めた外部へのビデオ公開のことです。

新しい Microsoft Streamへ

現在の Microsoft Stream は クラシックとして位置づけされ、今後出てくる新たに SharePoint プラットフォーム上に構築される Microsoft Stream は New Microsoft Stream となり、Microsoft 社が公開する各種の公式ドキュメントでは現行の Microsoft Stream は 「Microsoft Stream (クラシック)」と表記されるようになっています。

予定されている機能は次の通りです。

New Microsoft Stream

新しい Microsoft Stream についての公式ドキュメントは下記のリンク先に公開されています。

この公式情報を見ると Microsoft Stream の説明は「the intelligent video app in Microsoft 365」となっており、日本語で訳せばそのまま「インテリジェント ビデオ アプリ」ですね。"インテリジェント" と名がつくと、何かしら仕組みの中で AI が取り入れられているということです。

またマイクロソフトが掲げる Microsoft Stream の新しいビジョンは次の通り。

Our vision is that Microsoft Stream will empower every Microsoft 365 user to achieve more with fast, intelligent video.

このビジョンを達成するために次のことを行うとのこと。

  • Stream expands its role to unlock the intelligence of Microsoft Graph and enhance videos across the Microsoft 365 services.
    ⇒StreamはMicrosoft Graphのインテリジェンスのロックを解除し、Microsoft 365サービス全体でビデオを拡張する役割を拡大します。

  • Stream web app follows the model of the Office web apps to easily work with video like any other document format.
    ⇒Stream Web アプリは、Officeウェブアプリのモデルを踏襲し、他のドキュメント形式と同様にビデオを簡単に操作できるようにします。

  • Stream videos—like any files—can be uploaded and accessed from Teams, Yammer, SharePoint, and OneDrive.
    ⇒ストリーミング ビデオは、Teams、Yammer、SharePoint、OneDriveからアップロードしてアクセスできます。

  • Stream leverages the power of SharePoint content services to store and manage video using integrated Microsoft 365 compliance, governance, permissions, external sharing, go local storage, bring your own keys, and government environments.
    ⇒Stream は SharePoint が持つコンテンツ サービス管理機能を活用して、統合された Microsoft 365 コンプライアンス、ガバナンス、パーミッション、外部共有、ローカル ストレージの利用、独自のキーの持ち込み、政府機関の環境を利用して動画の保存と管理を行います。

  • Stream is flexible to allow customers to use a provided video portal template to easily modify and brand their own video portals or fully customize and integrate video experiences with their intranet and Microsoft 365.
    ⇒ストリームは、提供されたビデオポータルテンプレートを使用して、独自のビデオポータルを簡単に変更してブランディングしたり、完全にカスタマイズしてイントラネットやMicrosoft 365にビデオ体験を統合したりすることができる柔軟性を備えています。

  • Stream delivers new intelligent capabilities including faster and more effective consumption of video content, quick location and extraction of relevant snippets of video, and easy end-user tools to capture screens and record video in Stream and across all Microsoft 365 apps.
    ⇒ストリームは、動画コンテンツのより迅速かつ効果的な使用、ビデオに関連するスニペットの素早い位置情報と抽出、エンドユーザーが簡単に画面をキャプチャして録画できるツールなど、新しいインテリジェントな機能を提供し、すべての Microsoft 365 アプリで利用できます

新たな Microsoft Stream のコンセプトは Microsoft 365内で扱う他のファイルと同様に SharePoint 内でビデオも音声も格納できるようにすることで、従来 Microsoft Stream で培ってきたビデオ共有機能と SharePoint が持つファイル管理機能とを組み合わせて、利点を最大化しようということですね。もっとも、ビデオファイルだけ Microsoft Stream の独自の世界で管理するというのは、ツールを使いこなすうえでは Microsoft Teams や SharePoint などの日々使うツールと使い分けが必要で、操作もシームレスさに欠けていたのは事実でしょう。

ユース ケースは次のように変化します。

Stream (クラシック)

まずはクラシックは次の通り。ビデオ ファイルは他のファイルとは別に格納する必要があり、Microsoft Stream 内にファイルをアップロードし、管理し、Stream 内へのリンクを SharePoint や Teams など別途追加する必要があります。

ファイルの共有、編集などの操作

Apps-do-stuff-files-self
ファイルを作成する & 自分のファイルに戻る Apps-file-creation-self-stream-alone
ストレージ & ファイル群 Apps-storage-extensions-self-stream-alone

 

New Stream

新しい Stream では次のように変わります。Office アプリケーションのファイルなどと同様に、ビデオファイルは Teams や Yammer などどこからでもアップロードでき、自動的に SharePoint プラットフォームに格納されます。そしてビデオファイル自体は、SharePoint, OneDrive, Yammer, Teamsなどどこからでも Stream ビデオとして扱われ、今後権限設定なども他のファイルと同じように行えます。

図を見ていると、現在 SharePoint 内に格納する mp4 などのビデオは、再生時にはSharePointにビルトインされている専用のビューアーが使われますが、これが Stream ベースに置き換わるということなんでしょうね。

ファイルの共有、編集などの操作

Apps-do-stuff-files-video
ファイルを作成する & 自分のファイルに戻る Apps-file-creation-video-stream-merged
ストレージ & ファイル群 Apps-storage-extensions-video-stream-merged

Microsoft 365でビデオ管理する方々は SharePoint の基本機能をきちんと理解しておくことが、今後ますます重要になってきますし、SharePoint を担当する管理者の方は Stream の知識も持ち合わせる必要があると言えます。

そしてこの変更により、今度こそ、外部共有を実現できるようですし、また Graph API を使ったビデオ コンテンツへのアクセスも可能になるとのこと。ビデオポータルを自分の好きなレイアウトで作るといったこともできるようになりそうです。学習用ポータルなんかも柔軟に作れるのではないでしょうか? ここに期待しています。

再生

最近のアップデートで SharePoint に格納されるビデオは Azure Content Delivery Network (CDN) にキャッシュされる仕組みに変更され、再生と信頼性が向上しています。このアップデートは 2020年9月から World wide でのロールアウト中となっています。

「SharePoint: Caching SharePoint videos on the Azure Content Delivery Network (CDN) to improve playback and reliability - ID: 66065

Stream はクラシックの場合は、ビデオをアップロード時に事前にエンコードして暗号化するようになっています。その後、複数のビットレートと解像度でアップロードし、再生時にはCDN を経由して適切なビットレートでストリーミングできるようになります。

現在、OneDrive と SharePoint でビデオ再生するときにはビットレートに応じて次のような再生技術がつかわれているそうです(これは知らなかった!)。

  • 3Mbps ビットレート未満またはビデオ自体が5Mb未満の小さなサイズのビデオは、プログレッシブ再生する
  • 中程度のビットレートのビデオ(3-50Mbps) は、ジャストインタイム(Jus in time) エンコーディングを使ってビデオ再生する。誰かがクリックして動画を再生し、複数の人が同じ地域から動画を再生する際に、CDN 上で動画の暗号化された部分をキャッシュすることで、その場に適したビットレートのストリーミングを行えるようになっている
  • 大きいビットレート(50Mbps 以上)は、サービス内では再生できないため、いったんローカルにダウンロードして再生する必要がある

今後、新しい Stream は、OneDrive や SharePoint に存在する上記の再生技術を改善し、動画のビットレートやコーデックを気にする必要のない Stream (Classic) に匹敵する高品質でパフォーマンスの高い再生体験を実現するとのこと。動画をアップロードするだけで、Streamは視聴者がスケールに合わせて再生できるようになるそうです。

Microsoft Teams 会議の録画

現在、Microsoft Teams 会議は録画すると自動的に Microsoft Stream 上にアップロードされますが、New Steamの登場により格納先が変わります。チャット内での会議の録画は OneDrive for Business へ、チーム内での会議の録画は SharePoint に格納されるようになります。特に気を付けたいのは OneDrive for Business  です。容量が1人当たり1TBあるので、録画を格納する場所としてはここを使えれば、容量的には大抵の場合は余裕があると思います。とはいえ、その人が退職した場合にどうするのかを考える必要があり、録画の保持期限をどうするかという一定のルールは必要になるでしょう。

  • 2021年Q1に Teams 会議の録画は Microsoft Stream には格納されなくなる
  • チャット上での録画は個人の OneDrive for Businessへ、チーム内での録画は SharePoint 上に格納される

SharePoint または OneDrive に録画を格納する場合の制限事項は次の通りです。

  • There will be English-only closed captions and transcripts. (英語のみクローズドキャプションとトランスクリプトが利用できる)
  • You won't be able to search transcripts or their content.(トランスクリプトやコンテンツ検索はできない)
  • You won’t be able to edit the transcripts, but you'll be able to toggle captions off/on.(トランスクリプトは編集できないが、キャプション表示のオン/オフはできる)
  • You can control with whom you share the recording, but you won't be able to block people with shared access from downloading the recording.(だれと録画を共有するかを制御できるが、録画を共有アクセスできる人にダウンロードをさせないようにはできない)
  • You'll not get an email when the recording finishes saving, but the recording will appear in the meeting chat once it’s finished. This will happen much quicker than it did in Stream previously (録画の保存の完了通知をメールで取得することはできない。その代り、録画が終わるとミーティング内に録画が表示される。以前の Stream よりも素早く録画にアクセスできる)

OneDrive および SharePoint への移行は 2020年10月より(今月から!) 段階的に開始されます。

Microsoft Stream を使い続ける場合は11月にオプトアウトする必要があるとのこと。詳しくは下記のリンク先も参照してください。

 

移行

今後はクラシックから New Stream への移行が必要になってきます。

そこで誰もが気になるところがストレージ容量。これは SharePoint のストレージを消費することになります。もともと Office 365 Video は、SharePoint ストレージを消費する仕様でしたから、元に戻るということですね。ですから、以前にも増して保持期限なども考慮したいところです。1時間のTeams会議で約400MBほどのファイル容量となるため、ここからベースを算出するのがよさそうです。保持期限に関しては保持ラベルとポリシーを使って自動的なクリーンナップも可能になります。

また一定の日数が経過すると会議の録画を自動削除したり、逆に長く保持するフラグ設定する機能なども予定しているとのこと。

We are also going to be adding a new feature for all license types that expires and deletes meeting recordings automatically after a certain number of days, with the ability for the admin to change that limit, and for the user to flag specific recordings that need to be kept longer.

New Stream はリリース当初は、クラシック Stream と比較するとデグレードする部分もあり、日本語の文字起しなどがまだ利用できないようですが、これが使えるようになれば、ビデオの内容を文字起しし Word ファイルに格納して保存するといったアーカイブ方法も取れるでしょう。

ちなみに直接 Stream には関係ありませんが、英語ではあれば Word on the web が利用できます。これを使うことで録音からの文字起し機能が利用できます。参考:「Transcribe your recordings

これから提供される予定はあるものの、提供開始日が未定となっているのは次の通りです(※部分は私の心の声)。

  • OneDrive と SharePoint のビデオで使用されるストリームビデオプレーヤーおよびプレーヤーページ
  • 古い録画をクリーンナップするための Microsoft Teams 会議録画の自動有効期限
  • ビデオ用の強化されたSharePoint Webパーツ  (※専用の Webパーツが出てくるのか、ファイル ビューア Webパーツがアップデートされるのかは不明)
  • 音声およびビデオのトランスクリプトとクローズドキャプションの生成機能 (※これが早く欲しい)
  • トランスクリプトの検索 (※ Microsoft Search で検索できるということでしょうね)
  • トランスクリプトの情報ガバナンスのサポート (電子情報開示、法的情報保留など)
  • IT 管理者による継続的な改善と新機能のサポート (クラシックストリームから新しいストリームへの移行)
  • クラシックストリームから新しいストリームへのエンドユーザーによる移行のサポート
  • 特定のビデオに関するニーズをよりよくサポートするための Microsoft Graph File API に対する改善
  • プレイリスト (※これは今までなかったな。一応チャネルがこれに該当するといえばするか。。)

 

以上、Microsoft 365 は進化し続けていますが、いち早く情報収集を行い新しい変化に備えておきましょう。

 


Microsoft Ignite 2020 - 注目セッション(生産性向上シナリオ関連)

Microsoft Ignite 2020 が日本時間9/23 0:00AM頃から始まりました!

先日は Microsoft Search 関連についてセッション情報を紹介しました。

Microsoft Ignite 2020 注目のセッション - Microsoft Search

その他の生産性向上に関わる SharePoint, OneDrive, Planner, Stream, VIsio と Microsoft Lists に関する情報も書き留めておきます。

今回はオンラインになったことで録画によるリピートセッションも多いため、見逃した方も、まだチャンスがあります。

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-sharepoint-blog/microsoft-ignite-2020-guide-to-sharepoint-onedrive-planner/ba-p/1662401

2020-09-23_9-45-11

上記から抜粋します。なおPower Platform は個々には含まれていませんのでご注意を。Power Platform を除いても十分におなか一杯になるほど、コンテンツが用意されています。

必見の概要セッション

下記のセッションは3回配信されます。

  • DB158 | “Enabling collaboration, communication, and knowledge sharing with Microsoft Teams, SharePoint, Project Cortex, and more” by Jeff Teper, CVP – SharePoint, OneDrive, and Teams engineering (delivered three times):

SharePoint や Microsoft Teams の God father と呼ばれる Jeff Teper 氏によるセッション。Teams はもちろん、Project Cortex (SharePoint のナレッジマネージメント ソリューション)などが中心。

今日(9/23)は朝の4:15AM ~の回は終わっているので、次の 12:15 PM ~12:45PM (日本時間)か、8:15PM~8:45PM の回のいずれかがおすすめ。

https://myignite.microsoft.com/sessions/d19e185d-00fa-4a5a-bcee-c47424fa7168

お昼の回に参加する場合は、そのまま1:00 PM からは "Project Cortex: Knowledge discovery and content intelligence in Microsoft 365" があります。こちらも注目です。

https://myignite.microsoft.com/sessions/d01d4962-4da2-4559-a0f5-e1a327b64b91

"The Future of Work " セッションは Microsoft Teams を中心にしているようです。

こちらも録画は3回配信されますが、既に2回目の配信が終わっているので、今日は5:15PM ~の回が最後のチャンスです。

https://myignite.microsoft.com/sessions/b7216fb1-27dc-43cf-9847-51b415ab645a

OneDrive 

OneDrive 関連は下記のリンク先にセッション情報が公開されています。

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-onedrive-blog/your-guide-to-microsoft-onedrive-ignite-2020/ba-p/1675607

2020-09-23_10-07-36

Microsoft Stream

"The New Microsoft Stream: Vision, Strategy, & Roadmap" 

https://myignite.microsoft.com/sessions/087d135a-64ae-41ab-8b15-f0a965223d5b

Tech Community : Video Hub

Microsoft Ignite 2020 の開催にあわせて、Microsoft Tech Community に Video Hub サイトが9/22 (U.S 時間) オープンしています。ここではより詳細な情報を学習するために(Deep dive) 350を超える多くのコンテンツが用意されています。イベントを補完するような位置づけですね。

https://techcommunity.microsoft.com/t5/video-hub/ct-p/VideoHub

2020-09-23_10-12-18

 

今のところ、私の方で拾えているセッション情報はこのくらいですが、他にも多くのコンテンツが用意されています。詳細はご自身でご確認ください!!

 


Microsoft Stream - PC上の操作画面を録画しよう!

先週から Microsoft Stream 上で、PC上の操作画面を録画できる機能がロールアウトされています。

Webブラウザーだけでこの機能が使えるというのが魅力です!

画面操作のキャプチャーに専用ソフトがないからといって Teams のオンライン会議の録画機能を駆使してきた方などには朗報と言えます。

逆に、既に何らかの3rdパーティ製の画面キャプチャーツールを使っ他ことがあると、機能は限定的だと感じるかもしれません。私は好んで SnagIt というツールを使っているのですが、キャプチャーした画面の簡易編集などはやはりこうしたツールの方に軍配が上がります。

基本的に Stream 上での画面録画は殆ど編集ができません。できても、出だしと最後をトリムするくらい。途中をカットするとか アニメーションGIFとして保存するといった小回りは利きません。

しかし、こうしたツールを持っていない、もしくは購入してもらうのが難しい場合は、簡易機能であってもこの機能が Webブラウザーだけで使えるなら、かなり便利になるといえるでしょう。操作手順などは手軽にビデオに録画して共有できるわけですから。操作マニュアルはもちろん、トラブルの発生状況の再現を録画してもらうといった使い方にも有効でしょう。

使い方

使い方を簡単にご紹介しておきます。

まず、Microsoft Stream ポータルにアクセスし、[作成]>[画面の記録]をクリックします。

Screen Capture - 1

これだけで録画を手軽に開始できます。カメラや音声アクセスなどを許可して録画も可能。

Screen Capture - 2

キャプチャできるのは次の通り。音声共有も指定できます。

  • 全画面
  • アプリケーション ウィンドウ
  • Chrome タブ

Screen Capture - 3

録画が終わるとそのまま Stream にアップロードできます。

Screen Capture - 6

制限事項

ところで、この機能をつかうには制限事項があるため注意しましょう。

この機能が利用できるのは最新版の Edge または Chrome のみ (Windows 10 もしくは macOS)。 MacOS 上の Safari はサポートされません。

システム オーディオを利用できるのは Windows のみです。macOS はサポートされていません。

また録画中にカメラが利用できるは画面全体を録画しているときであり、アプリケーションウィンドウやブラウザータブ単位での録画では利用できません。

録画時間は最大15分まで。これよりもコンテンツが長くなるようなら、短い録画を複数作成するといった工夫をすることになります。

公式資料

公式ドキュメントは下記の通りであり、基本操作だけでなく、先に挙げた制限事項などもここに記載されています。

Create screen recording | Microsoft Docs


Office 365 を活用したテレワークについて vol. 3

これまでの記事


vol2 では時間管理をテーマに掲げ、テレワークするからこそ時間管理を意識的に行っていく必要があるという話をしてきました。

今回のテーマはオンライン会議を取り上げます。

ここからは具体的な使い方の Tips  などを紹介しますので、かなり技術よりです。

Microsoft Teams を使ったオンライン会議を利用する

Microsoft Teams ではオンライン会議を開催できます。 Video_kaigi

Teams のオンライン会議では、Webカメラを使って互いに顔を見合わせながらマイクを使って発言しあうこともできますし、プロジェクター代わりに発表者となっているユーザーのPC画面を共有しながら互いに会話を進められます。

では、どんなときに使うとよいか?

例えば次のようなケースが考えられます。

  • チャットやメールだけだとニュアンスが伝わりにくいところがあるので、直接対話したい
  • PC画面などを見せながら説明した方が、素早く理解してもらえそうだ
  • カメラを使って現場の状況をリアルタイムに伝えたい  など

また弊社では定期的にSharePointを中心とした Office 365に関する研修を実施していますが、2月末より Teams のオンライン会議機能を使ってリモートでの研修実施に切り替えています。つまり、社内研修などでも活用できるということでもあります(当然、内容によりますけど)。

もちろん電話で済んでしまうこともありますが、オンライン会議であれば会話を補うチャットも併用できます。チャットが使えれば、たとえば、URLの案内、電話番号の案内などを伝えるのに相手にメモを取ってもらう必要がありません。「後でまとめて内容をメールします」というフォローも極力少なくて済みます。また場合によっては録画もできるため、言った言わないの問題も起こりにくい。

ところでオンライン会議というとWebカメラが付いていないとダメという印象を持つ方もいますが、音声だけでの参加もできますし、場合によっては視聴して必要に応じてチャットだけするというのも可能。

多くの場合は会議の開催者は PowerPoint などのファイルやWebブラウザーなどを画面上に表示しながら、話をすすめていくことになります。

Teams オンライン会議の画像

上の図はオンライン会議中に発表者のPC上にPowerPoint のスライドを表示し、これを参加者と共有しているところ。画面の下部に参加者および発表者の顔(写真)などが見えていますが、私以外はプロフィールの写真だけしか表示されておらず、参加者が Webカメラを使わずマイクのみで参加しています。

ですから、必ずしもWebカメラはなくてもさほど問題にはなりません。もちろん、発表者からすると参加者の様子がわからないので、本当に話を聞いてくれているのか? という不安はありますし、面白いことを言ってみても反応がなかったら寂しいなぁと思いますが。相手の反応を見ながら会話できるためWebカメラを利用できる方がよりベターであることは間違いありません。帯域が十分にありWebカメラがあるならお勧めです。

ここまでを整理すると、参加者(出席者)は次のような組み合わせで会議に参加できるということです。

  • Webカメラ + 音声(マイク) + チャット 
  • 音声 (マイク)+ チャット
  • チャットのみ

オンライン会議におけるユーザーの役割

ところで、Teamsでのオンライン会議では次の3つの役割にユーザーが分かれるということをご存知でしょうか? もちろん、Teams を使ったことがない方もいらっしゃると思います。使ってみようと思ったら、これは知っておいた方がよいでしょう。

  • 開催者 (Organizer)
  • 発表者 (Presenter)
  • 出席者 (Attendee)

開催者は文字通り、会議をOutlookまたはTeams上でスケジュールしたり、その場で会議を始めるユーザーです。開催者はオンライン会議に必要なすべての権限を持ちます。開催者は必ず一人だけです。開催者と同じく全ての機能が利用できるのが発表者です。発表者は複数指定できますし、参加者全員が発表者になることもできます。一方の出席者は利用できる機能が一部制限されます。

機能 開催者 発表者 出席者
発話とビデオ共有
会議チャットへの参加
コンテンツの共有  

画面に共有されているPowerPoint スライドを、個人的にパラパラと切り替えて閲覧できる (発表者のスライドを切り替えるわけではない)

画面に共有されたPowerPoint スライドの制御をとる  
他の参加者をミュートにする  
参加者を削除する  
ロビーで待機している参加者の参加を許可する  
他の参加者の役割を変える(例えば、参加者を発表者に変えるなど)

 
録画を開始したり停止したりする  

[参考] Roles in a Teams meeting

1つのオンライン会議に参加できるユーザー数は最大250名までとなっています。少ない人数の場合は、全員が発表者になるようにしておけばよいでしょう。しかし、人数が多くなる場合はこうした役割をユーザーに設定してあげる必要があります。そのため会議を開催する人は、こうしたオプションをうまく使えば、よりスムーズに会議ができるように準備できるということです。

具体的な役割の設定手順は後ほど説明します。

ところで、250人以上参加できる会議は行えないの? と疑問を持つ方もいるかもしれません。より大規模にオンライン会議を実施するなら、ライブイベントという機能を使うことを検討してみましょう。これだと最大1万人(10,000)まで参加できます。ライブイベントについてはまた、どこかのタイミングで説明したいと思います。

オンライン会議を開催または参加するために必要な環境 

Teams を使ったオンライン会議に参加するには次の3つの方法があります。

  • PC上にインストールした Teams デスクトップアプリケーション
  • PC上のWebブラウザー
  • モバイルにインストールした Teamsアプリ

Teams デスクトップアプリケーションは必要な機能を一通り備えているため、これがもっとも望ましい環境と言えます。それでもPC環境によってはインストールされていないし、事情があってインストール出来ないということも在るでしょう。

そんな時にはPC上のWebブラウザーを使うのが最も手軽です。ただし、利用するWebブラウザーの種類には注意が必要です。理想は クローム(クロミウム)ベースの最新版 Microsoft Edge もしくは Google Chromeです。

問題は、Internet Explorer 11 , Safari, Firefox です。これらは Teams のオンライン会議のほとんどの機能に対応しておらず、基本的には使えないと思った方がよいでしょう (全く使えないというわけではありませんが、PSTN回線接続での参加が必要であり、それでも使える機能がかなり制限されます)。

モバイルアプリは iOS 版、Android 版がともに提供されています。

詳しくは下記のリンク先を参照してください。

[参考] 

会議をスケジュールする

Teams 内の予定表から会議をあらかじめ予定しておけます(Outlook からも指定可能)。ちなみに、近く会議のスケジュール等の操作画面がアップデートされる予定となっています。2020年3月5日現在ということをご承知おきください。

大まかな操作は次のような流れでスケジュールします(ビデオには音声はありません)。

ところで、このようにスケジュールする場合に限り、会議の詳細を開いた状態から[会議のオプション]を指定できるようになっています。つまり会議開催前に指定できる設定です。次のスクリーンショットをご覧ください。このの画面下部にあるリンク部分をクリックすると指定できます。

Teams 会議のオプション

オプション設定画面は次の通りです。「ロビーをバイパスするユーザー」と「参加すると自動的に発表者となるユーザー」を指定します。

Teams 会議のオプション -1

設定ではロビーでの待機が必要のないユーザーを指定します。これに該当しない、つまり、ロビーに待機するようユーザーは、会議に参加しても、開催者または発表者が許可するまで会議に参加できません。

続いては「発表者となるユーザー」です。これは次の4つから選択できます。

  • 全員
  • 自分の組織内のユーザー
  • 特定のユーザー
  • 自分のみ

ここで指定するのは、ユーザーが会議に参加した際に最初にどの役割になるのか、つまり、出席者なのか発表者なのかです。ですが、会議が始まってしまえば、会議の開催者と発表者は、随時に、任意のユーザーの役割を変更できるようになっています。操作イメージは次の通り。

その場ですぐに会議を始める

その場ですぐに会議を始めることもできます。今すぐに会議を始めたいときは「予定表」上から「今すぐ会議」をクリックするか、もしくはチーム内のチャネルから開始できます。

詳しい手順は次のリンク先を参照してください。

全員をミュートにする

会議を始めて皆が会議に参加し始めると、誰かがうっかりマイクをミュートし忘れていてガサガサ大きな音が聞こえたり、ハウリングしている音が鳴り響いていたたりと、会議をスムーズに始められないことも少なくありません。そんな時は会議の主催者や発表者は全員を一旦ミュートしましょう。出席者の方には発表者の音声だけが届くようにしておくのがベストです。

一人ずつの場合は次のようにクリックしていきます。

Teams 参加者をミュートにする

3人以上いる場合は 「Mute all」メニューが表示されます。これをクリックして全員を一度にミュートにできます。

Teams 全ての参加者をミュートにする

背景をぼかす

自宅でもオフィスでもWebカメラを使っていると、他の人には見せたくない背後のあれこれがあります。

たとえば、次のビデオは有名な BBC のニュースですが、自宅から解説している最中に子供が乱入してくるというもので、気が付いた母親が急いで子供たちを回収するところはちょっと微笑ましい😄。

こんな時に役立つのが「背景をぼかす」機能です!

この機能が利用できるのはデスクトップ版の Teams アプリを使う場合だけですが、AI により人の顔以外の部分をうま~くぼかしてくれます。少々動いても大丈夫です。顔部分を追跡して、それ以外をぼかしてくれます。

操作は簡単で、ビデオをオフにしたまま会議に参加したあと、「...」をクリックして、[ぼかしてビデオ参加]をクリックします。

Teams - 背景をぼかしてビデオを開始

すると背景部分のみぼかしてくれます(↓娘のぬいぐるみで試したところ)。

Teams - 背景をぼかす

字幕表示

会議中の会話をリアルタイムで字幕表示する機能(ライブキャプションといいます)のプレビューが利用できるようになっています。が、しかし、残念ながら日本語は未対応。現在、英語(米国) のみ利用できます。

この設定ができるのはデスクトップ版とモバイルアプリだけのようです。

[デスクトップ版]

Teams ライブキャプション

[手持ちのiPad : Teams モバイルアプリ]

Teams ライブキャプション - mobile

試しに英語で発話してみたところ、キャプションを生成してくれました。日本語はまだ当分先かなぁ。

会議を録画する

会議の録画が可能になっており、会議が終わると録画された内容が自動的に Microsoft Stream にアップロードされるようになっています(※1対1の通話は録画できません。録画できるのは会議とグループ通話のみ)。

Teams の会議を記録する - Office サポート

会議を始めた後、開催者または発表者が[...] の部分をクリックし、レコーディングを開始します。

Teams - レコーディング開始

レコーディングが開始されると、画面上部にメッセージが表示される会議チャットにも「レコーディングが開始されました」と表示されます。

Teams - レコーディングの開始

会議の録画の開始および停止できるユーザーの条件があります。注意しましょう。

  • 会議の開催者および録画する人の両方が、次の いずれかのライセンスを持っている
    • Office 365 E1, E3, E5 A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium , Business Essentials 
  • Stream にアップロードできるアクセス権を付与されている

Teams のクラウド会議の記録

Microsoft Stream上に公開される録画内容は、AI を利用して音声を認識してトランスクリプトが自動生成されるため、互いに話した内容をそのまま文字に起こしてくれます(手動での修正も可能)。またこのトランスクリプトを使って、録画再生時にはキャプション(字幕)を表示できるようにもなっています。

下手に議事録をとる必要がありません。

Teams - Stream

ただし、既定では字幕が英語になっているので、必要に応じて日本語に切り替える必要があります。日本語に切り替えた後は、しばらく経つと日本語が生成されます(少し時間がかかる)。変更手順は次の通りです。なお、言語の変更だけでは適用ボタンがアクティブにならないので、説明部分など何かしら少し変更してみましょう。

その他の操作など

その他の会議に関する基本操作は次のリンク先が参考になります。

Twitter に投稿した関連記事。


今回はここまで。

次回はタスク管理について説明したいと思います。

 

【オフィスアイ】1日でわかる! Microsoft Teams および Yammer による Office 365 利活用ワークショップ

対象者は、Office 365 をこれから導入する予定の方。Office 365 の導入を支援する方。初めて Office 365 の運用管理を担当する方。Office 365 を導入済みだが一部の機能しか利用しておらず、全体的な機能の利活用を見直したい方です。詳しくはお問合せください。


[Microsoft Stream] トライアル期限が切れます、というメッセージと Microsoft Stream のプラン

Office 365 Enterprise E1 を使っているテナントに次のようなメッセージが届きました。

2018-04-05_12-02-38

"Your Microsoft Stream Trial is expiring on April 15, 2018. You will have a 30-day in-grace period allowing you to continue accessing the features of the Microsoft Stream Trial. Once the Microsoft Stream Trial is disabled, your users may notice some features are no longer available. These features include: speech to text transcription, and people detection in videos.
Beginning May 15, 2018, your trial subscription will be disabled and users will lose access to this subscription." (一部抜粋)

要は、"Microsoft Stream はこれまでトライアル版だったけど、2018年4月15日でこの有効期限が切れるよ" ということです。2018年5月15日以降はトライアルサブスクリプションは無効化され、このサブスクリプションにアクセスできなくなるよと。これにちょっと驚く方もいるのではないでしょうか。

Office 365 ビデオから Microsoft Stream への移行

従来は SharePoint ベースの動画共有サービスとして Office 365 ビデオがあり、これをまだ使っている組織もあると思います。しかし、その後 Azure ベースで開発された Microsoft Stream サービスが公開され、これまで Office 365 ビデオを使っていたユーザーのコンテンツは Microsoft が Stream へと移行してくれることになっています。現在のところ2018年前半に移行開始が予定されています。詳しくは下記のリンク先を参照してください。

Office 365 ビデオから Microsoft Stream への移行

Microsoft Stream は、高度な情報を提供する企業の動画を活用して、知識の共有、コミュニケーションの簡易化、セキュリティで保護されたエンタープライズ環境を実現する新しい動画サービスです。 Microsoft Stream is a new video service that uses the power of intelligent enterprise video to enable knowledge sharing, easier communication, and connectivity in a secure enterprise environment. Microsoft Stream は Office 365 ビデオの後継サービスですが、移行期間中は 2 つのサービスが共存する予定です。 Microsoft Stream is the successor to Office 365 Video; however, the two services will co-exist during the transition period.

ということで、つまりは並行運用から次の移行フェーズへ移る準備段階へ入ったと考えられます。

Office 365 用 Microsoft Stream プラン

さて、先ほどの有効期限切れの話に戻りましょう。有効期限が切れるのはあくまでも Trial 版です。ではそもそも Microsoft Stream にはどんなプランがあったんだけ? というと下記の通りです。

  • Office 365 付属プラン
  • Microsoft Stream Plan 1
  • Microsoft Stream Plan 2

詳細は👇

Microsoft Sream のプラン

Trial 版は実質 Microsoft Stream Plan 2 の機能が含まれており、これに特化する機能が使えなくなるよ、というわけですね。Office 365 付属プランってどうなっているの? という疑問がわきます。そもそも Office 365 の下記のプランには Microsoft Streamが含まれます。

  • Office 365 Education
  • Office 365 Education Plus
  • Office 365 Enterprise K
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

ただし、プランによって利用できる機能は異なります。

機能 Ofice 365 K1 Enterprise E1/Education E1 Enterprise E3/Education E3 Enterprise E5/Education E5 Office 365 機能のアドオン
 動画の表示 〇   〇   〇   〇   〇 
 動画のアップロード    〇   〇   〇   〇 
 自動生成されたトランスクリプトの検索        〇   〇 
 動画内の顔検出        〇   〇 
 顔が表示される箇所のタイムラインビュー        〇   〇 

[参考] [Microsoft Stream] ライセンスの概要

つまり、最上位のプランである E5 を使っている場合は Microsoft Stream Plan 2 の機能が含まれています。それ以外は含まれない。ですから E1, E3 などのプランユーザーはこれまでTrialだったので全機能使ていたのですが、期限が切れれば「自動生成されたトランスクリプトの検索」「動画内の顔検索」「顔が表示される箇所のタイムラインビュー」の機能が利用できなくなるよということのようです。Enterprise や Education プランを使っている方は全機能が使えなくなるわけではありません。ただし、Microsoft Stream Plan2 相当の機能はアドオンとして追加購入できるので、必要があれば完全に無効化される前に購入しておいてね、と。

ちなみに、トランスクリプトの自動生成は英語とスペイン語のみしか対応していませんし、顔を映したビデオコンテンツも国内の組織では少ないのではないかと思います。そういう意味では"人"で動画検索はあまりしないのでは?  そう考えると、とりあえずは、少なくともトランスクリプトの自動生成が日本語に対応するまでは追加購入するほどではないかもしれませんね。