これまでの記事

• Office 365 を活用したテレワークについて vol.1
• Office 365 を活用したテレワークについて vol.2
• Office 365 を活用したテレワークについて vol.3 (この記事)
• Office 365 を活用したテレワークについて vol.4

---

vol2 では時間管理をテーマに掲げ、テレワークするからこそ時間管理を意識的に行っていく必要があるという話をしてきました。

今回のテーマはオンライン会議を取り上げます。

ここからは具体的な使い方の Tips  などを紹介しますので、かなり技術よりです。

Microsoft Teams を使ったオンライン会議を利用する

Microsoft Teams ではオンライン会議を開催できます。

Teams のオンライン会議では、Webカメラを使って互いに顔を見合わせながらマイクを使って発言しあうこともできますし、プロジェクター代わりに発表者となっているユーザーのPC画面を共有しながら互いに会話を進められます。

では、どんなときに使うとよいか?

例えば次のようなケースが考えられます。

• チャットやメールだけだとニュアンスが伝わりにくいところがあるので、直接対話したい
• PC画面などを見せながら説明した方が、素早く理解してもらえそうだ
• カメラを使って現場の状況をリアルタイムに伝えたい　　など

また弊社では定期的にSharePointを中心とした Office 365に関する研修を実施していますが、2月末より Teams のオンライン会議機能を使ってリモートでの研修実施に切り替えています。つまり、社内研修などでも活用できるということでもあります(当然、内容によりますけど)。

もちろん電話で済んでしまうこともありますが、オンライン会議であれば会話を補うチャットも併用できます。チャットが使えれば、たとえば、URLの案内、電話番号の案内などを伝えるのに相手にメモを取ってもらう必要がありません。「後でまとめて内容をメールします」というフォローも極力少なくて済みます。また場合によっては録画もできるため、言った言わないの問題も起こりにくい。

ところでオンライン会議というとWebカメラが付いていないとダメという印象を持つ方もいますが、音声だけでの参加もできますし、場合によっては視聴して必要に応じてチャットだけするというのも可能。

多くの場合は会議の開催者は PowerPoint などのファイルやWebブラウザーなどを画面上に表示しながら、話をすすめていくことになります。

上の図はオンライン会議中に発表者のPC上にPowerPoint のスライドを表示し、これを参加者と共有しているところ。画面の下部に参加者および発表者の顔(写真)などが見えていますが、私以外はプロフィールの写真だけしか表示されておらず、参加者が Webカメラを使わずマイクのみで参加しています。

ですから、必ずしもWebカメラはなくてもさほど問題にはなりません。もちろん、発表者からすると参加者の様子がわからないので、本当に話を聞いてくれているのか? という不安はありますし、面白いことを言ってみても反応がなかったら寂しいなぁと思いますが。相手の反応を見ながら会話できるためWebカメラを利用できる方がよりベターであることは間違いありません。帯域が十分にありWebカメラがあるならお勧めです。

ここまでを整理すると、参加者(出席者)は次のような組み合わせで会議に参加できるということです。

• Webカメラ + 音声(マイク) + チャット 
• 音声 (マイク)+ チャット
• チャットのみ

オンライン会議におけるユーザーの役割

ところで、Teamsでのオンライン会議では次の3つの役割にユーザーが分かれるということをご存知でしょうか? もちろん、Teams を使ったことがない方もいらっしゃると思います。使ってみようと思ったら、これは知っておいた方がよいでしょう。

• 開催者 (Organizer)
• 発表者 (Presenter)
• 出席者 (Attendee)

開催者は文字通り、会議をOutlookまたはTeams上でスケジュールしたり、その場で会議を始めるユーザーです。開催者はオンライン会議に必要なすべての権限を持ちます。開催者は必ず一人だけです。開催者と同じく全ての機能が利用できるのが発表者です。発表者は複数指定できますし、参加者全員が発表者になることもできます。一方の出席者は利用できる機能が一部制限されます。

機能	開催者	発表者	出席者
発話とビデオ共有	〇	〇	〇
会議チャットへの参加	〇	〇	〇
コンテンツの共有	〇	〇
画面に共有されているPowerPoint スライドを、個人的にパラパラと切り替えて閲覧できる (発表者のスライドを切り替えるわけではない)	〇	〇	〇
画面に共有されたPowerPoint スライドの制御をとる	〇	〇
他の参加者をミュートにする	〇	〇
参加者を削除する	〇	〇
ロビーで待機している参加者の参加を許可する	〇	〇
他の参加者の役割を変える(例えば、参加者を発表者に変えるなど)	〇	〇
録画を開始したり停止したりする	〇	〇

[参考] Roles in a Teams meeting

1つのオンライン会議に参加できるユーザー数は最大250名までとなっています。少ない人数の場合は、全員が発表者になるようにしておけばよいでしょう。しかし、人数が多くなる場合はこうした役割をユーザーに設定してあげる必要があります。そのため会議を開催する人は、こうしたオプションをうまく使えば、よりスムーズに会議ができるように準備できるということです。

具体的な役割の設定手順は後ほど説明します。

ところで、250人以上参加できる会議は行えないの? と疑問を持つ方もいるかもしれません。より大規模にオンライン会議を実施するなら、ライブイベントという機能を使うことを検討してみましょう。これだと最大1万人(10,000)まで参加できます。ライブイベントについてはまた、どこかのタイミングで説明したいと思います。

オンライン会議を開催または参加するために必要な環境 

Teams を使ったオンライン会議に参加するには次の3つの方法があります。

• PC上にインストールした Teams デスクトップアプリケーション
• PC上のWebブラウザー
• モバイルにインストールした Teamsアプリ

Teams デスクトップアプリケーションは必要な機能を一通り備えているため、これがもっとも望ましい環境と言えます。それでもPC環境によってはインストールされていないし、事情があってインストール出来ないということも在るでしょう。

そんな時にはPC上のWebブラウザーを使うのが最も手軽です。ただし、利用するWebブラウザーの種類には注意が必要です。理想は クローム(クロミウム)ベースの最新版 Microsoft Edge もしくは Google Chromeです。

問題は、Internet Explorer 11 , Safari, Firefox です。これらは Teams のオンライン会議のほとんどの機能に対応しておらず、基本的には使えないと思った方がよいでしょう (全く使えないというわけではありませんが、PSTN回線接続での参加が必要であり、それでも使える機能がかなり制限されます)。

モバイルアプリは iOS 版、Android 版がともに提供されています。

詳しくは下記のリンク先を参照してください。

[参考] 

• Microsoft Teams の制限事項と仕様
• サポートされていないブラウザーで Teams 会議に参加する
• Microsoft Teams でサポートされていないブラウザーに関する会議

会議をスケジュールする

Teams 内の予定表から会議をあらかじめ予定しておけます(Outlook からも指定可能)。ちなみに、近く会議のスケジュール等の操作画面がアップデートされる予定となっています。2020年3月5日現在ということをご承知おきください。

大まかな操作は次のような流れでスケジュールします(ビデオには音声はありません)。

ところで、このようにスケジュールする場合に限り、会議の詳細を開いた状態から[会議のオプション]を指定できるようになっています。つまり会議開催前に指定できる設定です。次のスクリーンショットをご覧ください。このの画面下部にあるリンク部分をクリックすると指定できます。

オプション設定画面は次の通りです。「ロビーをバイパスするユーザー」と「参加すると自動的に発表者となるユーザー」を指定します。

設定ではロビーでの待機が必要のないユーザーを指定します。これに該当しない、つまり、ロビーに待機するようユーザーは、会議に参加しても、開催者または発表者が許可するまで会議に参加できません。

続いては「発表者となるユーザー」です。これは次の4つから選択できます。

• 全員
• 自分の組織内のユーザー
• 特定のユーザー
• 自分のみ

ここで指定するのは、ユーザーが会議に参加した際に最初にどの役割になるのか、つまり、出席者なのか発表者なのかです。ですが、会議が始まってしまえば、会議の開催者と発表者は、随時に、任意のユーザーの役割を変更できるようになっています。操作イメージは次の通り。

その場ですぐに会議を始める

その場ですぐに会議を始めることもできます。今すぐに会議を始めたいときは「予定表」上から「今すぐ会議」をクリックするか、もしくはチーム内のチャネルから開始できます。

詳しい手順は次のリンク先を参照してください。

• "会議を開始" ですばやく会議を作成する
• ヒント: チャネルで会議をする

全員をミュートにする

会議を始めて皆が会議に参加し始めると、誰かがうっかりマイクをミュートし忘れていてガサガサ大きな音が聞こえたり、ハウリングしている音が鳴り響いていたたりと、会議をスムーズに始められないことも少なくありません。そんな時は会議の主催者や発表者は全員を一旦ミュートしましょう。出席者の方には発表者の音声だけが届くようにしておくのがベストです。

一人ずつの場合は次のようにクリックしていきます。

3人以上いる場合は 「Mute all」メニューが表示されます。これをクリックして全員を一度にミュートにできます。

背景をぼかす

自宅でもオフィスでもWebカメラを使っていると、他の人には見せたくない背後のあれこれがあります。

たとえば、次のビデオは有名な BBC のニュースですが、自宅から解説している最中に子供が乱入してくるというもので、気が付いた母親が急いで子供たちを回収するところはちょっと微笑ましい😄。

こんな時に役立つのが「背景をぼかす」機能です!

この機能が利用できるのはデスクトップ版の Teams アプリを使う場合だけですが、AI により人の顔以外の部分をうま～くぼかしてくれます。少々動いても大丈夫です。顔部分を追跡して、それ以外をぼかしてくれます。

操作は簡単で、ビデオをオフにしたまま会議に参加したあと、「...」をクリックして、[ぼかしてビデオ参加]をクリックします。

すると背景部分のみぼかしてくれます(↓娘のぬいぐるみで試したところ)。

字幕表示

会議中の会話をリアルタイムで字幕表示する機能(ライブキャプションといいます)のプレビューが利用できるようになっています。が、しかし、残念ながら日本語は未対応。現在、英語(米国) のみ利用できます。

この設定ができるのはデスクトップ版とモバイルアプリだけのようです。

[デスクトップ版]

[手持ちのiPad : Teams モバイルアプリ]

試しに英語で発話してみたところ、キャプションを生成してくれました。日本語はまだ当分先かなぁ。

会議を録画する

会議の録画が可能になっており、会議が終わると録画された内容が自動的に Microsoft Stream にアップロードされるようになっています(※1対1の通話は録画できません。録画できるのは会議とグループ通話のみ)。

Teams の会議を記録する - Office サポート

会議を始めた後、開催者または発表者が[...] の部分をクリックし、レコーディングを開始します。

レコーディングが開始されると、画面上部にメッセージが表示される会議チャットにも「レコーディングが開始されました」と表示されます。

会議の録画の開始および停止できるユーザーの条件があります。注意しましょう。

• 会議の開催者および録画する人の両方が、次の いずれかのライセンスを持っている
  • Office 365 E1, E3, E5 A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium , Business Essentials 
• Stream にアップロードできるアクセス権を付与されている

Teams のクラウド会議の記録

Microsoft Stream上に公開される録画内容は、AI を利用して音声を認識してトランスクリプトが自動生成されるため、互いに話した内容をそのまま文字に起こしてくれます(手動での修正も可能)。またこのトランスクリプトを使って、録画再生時にはキャプション(字幕)を表示できるようにもなっています。

下手に議事録をとる必要がありません。

ただし、既定では字幕が英語になっているので、必要に応じて日本語に切り替える必要があります。日本語に切り替えた後は、しばらく経つと日本語が生成されます(少し時間がかかる)。変更手順は次の通りです。なお、言語の変更だけでは適用ボタンがアクティブにならないので、説明部分など何かしら少し変更してみましょう。

その他の操作など

その他の会議に関する基本操作は次のリンク先が参考になります。

• 会議中に自分の画面を共有する
• ヒント: PowerPoint スライドを表示する
• Teams 会議中に自在に移動する

Twitter に投稿した関連記事。

#MicrosoftTeams に関するトラブルに遭遇する前に、もしくは遭遇したら、一度 Known Issues 情報を確認しておくことをお勧めします。システム管理者向けですけど。#Office365 https://t.co/nyFTrg6ZwF

— Ai Hirano | Microsoft MVP Office Apps & Services (@ai_yamasaki) March 4, 2020

#MicrosoftTeams でのオンライン会議はレコーディングできるが、1時間の記録サイズは 400MB だったのか。#Office365 #リモートワーク #テレワーク https://t.co/piQzp2lkUn

— Ai Hirano | Microsoft MVP Office Apps & Services (@ai_yamasaki) March 4, 2020

#MicrosoftTeams で実施するオンライン会議で PC とモバイルの両方を使って会議に参加することで
モバイルを「コンパニオンデバイス」として利用できる。たとえば、周りの風景などを見せるのに頑張ってノートPCを持ち上げる必要がない。#Office365 #テレワーク https://t.co/jCbB9M6gUL

— Ai Hirano | Microsoft MVP Office Apps & Services (@ai_yamasaki) March 4, 2020

---

今回はここまで。

次回はタスク管理について説明したいと思います。

 

Office 365 Enterprise E1 を使っているテナントに次のようなメッセージが届きました。

"Your Microsoft Stream Trial is expiring on April 15, 2018. You will have a 30-day in-grace period allowing you to continue accessing the features of the Microsoft Stream Trial. Once the Microsoft Stream Trial is disabled, your users may notice some features are no longer available. These features include: speech to text transcription, and people detection in videos.
Beginning May 15, 2018, your trial subscription will be disabled and users will lose access to this subscription." (一部抜粋)

要は、"Microsoft Stream はこれまでトライアル版だったけど、2018年4月15日でこの有効期限が切れるよ" ということです。2018年5月15日以降はトライアルサブスクリプションは無効化され、このサブスクリプションにアクセスできなくなるよと。これにちょっと驚く方もいるのではないでしょうか。

Office 365 ビデオから Microsoft Stream への移行

従来は SharePoint ベースの動画共有サービスとして Office 365 ビデオがあり、これをまだ使っている組織もあると思います。しかし、その後 Azure ベースで開発された Microsoft Stream サービスが公開され、これまで Office 365 ビデオを使っていたユーザーのコンテンツは Microsoft が Stream へと移行してくれることになっています。現在のところ2018年前半に移行開始が予定されています。詳しくは下記のリンク先を参照してください。

Office 365 ビデオから Microsoft Stream への移行

Microsoft Stream は、高度な情報を提供する企業の動画を活用して、知識の共有、コミュニケーションの簡易化、セキュリティで保護されたエンタープライズ環境を実現する新しい動画サービスです。 Microsoft Stream is a new video service that uses the power of intelligent enterprise video to enable knowledge sharing, easier communication, and connectivity in a secure enterprise environment. Microsoft Stream は Office 365 ビデオの後継サービスですが、移行期間中は 2 つのサービスが共存する予定です。 Microsoft Stream is the successor to Office 365 Video; however, the two services will co-exist during the transition period.

ということで、つまりは並行運用から次の移行フェーズへ移る準備段階へ入ったと考えられます。

Office 365 用 Microsoft Stream プラン

さて、先ほどの有効期限切れの話に戻りましょう。有効期限が切れるのはあくまでも Trial 版です。ではそもそも Microsoft Stream にはどんなプランがあったんだけ? というと下記の通りです。

• Office 365 付属プラン
• Microsoft Stream Plan 1
• Microsoft Stream Plan 2

詳細は👇

Microsoft Sream のプラン

Trial 版は実質 Microsoft Stream Plan 2 の機能が含まれており、これに特化する機能が使えなくなるよ、というわけですね。Office 365 付属プランってどうなっているの? という疑問がわきます。そもそも Office 365 の下記のプランには　Microsoft Streamが含まれます。

• Office 365 Education
• Office 365 Education Plus
• Office 365 Enterprise K
• Office 365 Enterprise E1
• Office 365 Enterprise E3
• Office 365 Enterprise E5

ただし、プランによって利用できる機能は異なります。

機能	Ofice 365 K1	Enterprise E1/Education E1	Enterprise E3/Education E3	Enterprise E5/Education E5	Office 365 機能のアドオン
動画の表示	〇	〇	〇	〇	〇
動画のアップロード		〇	〇	〇	〇
自動生成されたトランスクリプトの検索				〇	〇
動画内の顔検出				〇	〇
顔が表示される箇所のタイムラインビュー				〇	〇

[参考] [Microsoft Stream] ライセンスの概要

つまり、最上位のプランである E5 を使っている場合は Microsoft Stream Plan 2 の機能が含まれています。それ以外は含まれない。ですから E1, E3 などのプランユーザーはこれまでTrialだったので全機能使ていたのですが、期限が切れれば「自動生成されたトランスクリプトの検索」「動画内の顔検索」「顔が表示される箇所のタイムラインビュー」の機能が利用できなくなるよということのようです。Enterprise や Education プランを使っている方は全機能が使えなくなるわけではありません。ただし、Microsoft Stream Plan2 相当の機能はアドオンとして追加購入できるので、必要があれば完全に無効化される前に購入しておいてね、と。

ちなみに、トランスクリプトの自動生成は英語とスペイン語のみしか対応していませんし、顔を映したビデオコンテンツも国内の組織では少ないのではないかと思います。そういう意味では"人"で動画検索はあまりしないのでは? 　そう考えると、とりあえずは、少なくともトランスクリプトの自動生成が日本語に対応するまでは追加購入するほどではないかもしれませんね。

2017年6月21日付けで Office 365 Video の後継となる Microsoft Stream が正式にリリースされました。弊社でも先月より新しく作成したビデオは Microsoft Stream での利用を始めました(Office 365 Video と併用しており、既存コンテンツはそのままにして、新規作成コンテンツのみ Stream で公開するようにしました)。

 

詳細は下記のページを参照してください。

Microsoft Stream

音声の文字起こしと顔検出で、関連コンテンツを簡単に見つけることができます。単体のビデオでも、会社のすべてのビデオであっても、特定の言葉や、画面に登場する特定の人物を探すことも可能です。Microsoft Stream のインテリジェンスにより、アクセシビリティ機能も充実しているため、すべての人が自分のニーズに合わせて参加できます。

 Office 365 ユーザーとしては下記のプランであれば利用できます。

• Office 365 Education
• Office 365 Education Plus
• Office 365 Enterprise K
• Office 365 Education E1 ～E5

また新しいところとしては、Office 365 のユーザーでなくても単独プランが提供されることです。次の2プランがあります。

• Microsoft Stream Plan1 … \326.25 (ユーザーごと、月ごと)
• Microsoft Stream Plan2 … \543.75 (ユーザーごと、月ごと)

 Office 365 Video を使っているユーザーにとって気になるのは相違点ですが、現時点での機能差異は下記のページに記載されています。

「Microsoft Stream & Office 365 Video feature breakdown」

Office 365 Video になかった機能として注目する点は次の通りです。

• "いいね" によるフィードバックが可能
• 自分専用の Watchlist を作成できる
• 複数チャンネルへの登録が可能
• 外部ユーザーアクセスが可能 (2017年 Q3/Q4) 
• Office 365 グループの利用が可能
• Live Streaming ( 2018年 Q1/Q2 での提供予定)
• PowerApps と Flow との統合 (時期は未定だが統合予定)
• Delve への表示 (2018 年対応)
• SharePoint Home への動画やチャンネルの表示  (2018年対応)
• エンタープライズ検索による検索 (2018年対応) ※ Microsoft Stream 内での検索はできるが SharePoint からの検索は今はできないという意味
• 動画内の顔認証 (人の名前での動画検索が可能であるが、将来的な対応となりまだ未実装)
• 音声のトランスクリプト自動生成 (現在は英語とスペイン語のみ対応)
• REST API (2017年 Q3/Q4での対応)
• Yammer 連携

Mobile アプリに関しては現在は未提供であり、提供時期も未定ですが、当然対応するとのこと。これまで Office 365 Video ポータルは SharePoint をベースに作られており、チャンネルも作成すると裏ではサイトコレクションが作成されてそこに格納する仕組みであったため、チャンネル変更ができない不便さがありました。またアクセス権限も Office 365 グループが利用できない、外部ユーザーと共有できないという難点があります。Microsoft Stream は Azure Media Services は同様に利用するものの、基盤は SharePoint ではなくなり、各課題が一気に解決するたけでなく様々な新機能が追加されています。

Office 365 グループとの連携の重要性

チャンネルの概念が Office 365 Video とは大きく異なっています。そもそもチャンネルはテレビと同じく、ビデオを仕分けるために使用します。チャンネルには 2つ種類があります。

• 会社のチャンネル
• グループ チャンネル

会社のチャンネルは誰でも動画を追加したり視聴できます。一方のグループチャンネルは Office 365 と紐づけて利用するチャンネルであり、1部門やチームなど特定のグループのみが動画にアクセスできるようになります。Office 365 グループごとに既定でビデオが共有できるようになっており、グループチャンネルは各グループ内に必要に応じて作成します。下図が Office 365 グループであり、[マイグループ]というページに一覧表示されます。各グループごとにビデオが共有でき、必要に応じてチャンネルが作成できるようになっています。

Office 365 ではチャンネルごとに簡易的な権限設定をしていましたが、Microsoft Stream ではグループごとに指定ができ、グループメンバーは全員投稿できたり、またグループの所有者のみが投稿できるといったような指定が可能です。また、ビデオごとにアクセス権限の設定もできます。

[ビデオのアクセス許可]

※グループ内で共有するが、ビデオの所有者以外は表示のみしかできないといった指定が可能。

つまりは、Microsoft Stream を利用する上でも Office 365 グループの利用は欠かせません。Office 365 グループの運用方法をまだ決めていない組織も多いと思いますが、ぼちぼち本腰を上げる必要がありそうです。ちなみに、Microsoft Stream からも権限があれば、 Office 365 グループが作成できます。

Yammer への投稿

Yammer への投稿も楽にでき、投稿したビデオそのまま Yammer 内で再生できます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Microsoft Stream では公開するビデオコンテンツの説明部分にハッシュタグを追加できるようになっています。Office 365 Video ではこのあたりの機能が乏しく、分類はチャンネル頼みであり、その点でハッシュタグで分類できるStream は非常に便利です。

[説明部分のハッシュタグ]

[ハッシュタグのクリック結果]

ハッシュタグをクリックすると、そのタグで検索します。

また、アップロード時のサムネイルの取得やアップロード後のトランスコーディングなども Office 365 Video より非常に早く終わります。再生開始も早いように思います。というように Office 365 Video にはない "良さ" が Microsoft Stream にはあります。まだ正式に GA とはなっていませんが、近く GA となるようですし、Office 365 Video ユーザーの方はそろそろ Microsoft Stream を積極的に使い始めてみてはいかがでしょうか?