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サイトの利用状況と UserAgent

SharePoint のサイトの利用状況のページには「一般的なプラットフォーム」の利用状況の概況が確認できるようになっていますが、ここで気になったのが UserAgent。

2020-06-20_16-58-46

ちなみに、サイトの利用状況に関しては、以前、記事にしました。

[SharePoint Online] サイトの利用状況について

さて、この「一般的なプラットフォーム」では分析結果から、利用端末が次の5つに分類されるわけです。

  • デスクトップ
  • モバイルWeb
  • モバイル アプリ
  • タブレット
  • その他のデバイス

この判定は UserAgent を使っているそうですが、具体的にどう判定しているかはドキュメントもなく判然としないところがあります。これから、Microsoft Teams って Webページをタブで追加しているけど、あれはUserAgent はどうなるんだ? といった疑問も。

ということで、判定がどうなっているかは別にして UserAgent がどうなっているかを興味本位で確認したので、せっかくなのでここに記録しておきます。ちなみに、私の利用しているPC環境は Windows 10 であり Edgeは Chromium ベース( 83.0.478.50) です。それと、Google ページで UserAgent は確認できるようになっていたりもしますが、せっかくなので SharePoint 上にWebパーツを作って確認しました。

Edge

UserAgent-Edge

Chrome

UserAgent-Chrome

IE11

私の環境だと、InfoPath.3 が見えているのが面白いですね。InfoPath 、入れてはいるけど、もうずいぶん使っていないなぁ。

UserAgent-IE

 

Microsoft Teams のデスクトップアプリ

Teams って表示されるのですね。

UserAgent-TeamsDesktop

iPad にインストールしている SharePoint モバイル

SharePoint for iOS。

UserAgent-iPad

iPad の Safari

Macintosh となるのか。

UserAgent-SafariForiOS

Android の SharePoint モバイル

SharePoint for Android。

UserAgent-Android

Android 上の Chrome

特筆すべきところはあまりないかな。

UserAgent-AndroidBrowser

結果

これらをもとに解析しているんだなぁと考えながら、サイトの利用状況を確認するのも面白いですね。

※個人的に気になったところを赤字にしていますが、特に意味はありません。

ブラウザ等 UserAgent の取得結果の例 (私の環境の場合)
Edge Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/83.0.4103.97 Safari/537.36 Edg/83.0.478.50
Chrome Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/83.0.4103.97 Safari/537.36
IE11 Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; WOW64; Trident/7.0; Touch; .NET4.0C; .NET4.0E; .NET CLR 2.0.50727; .NET CLR 3.0.30729; .NET CLR 3.5.30729; InfoPath.3; Tablet PC 2.0; rv:11.0) like Gecko
Firefox Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:75.0) Gecko/20100101 Firefox/75.0
Teams desktop app Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Teams/1.3.00.13565 Chrome/69.0.3497.128 Electron/4.2.12 Safari/537.36
Safari (iPad) Mozilla/5.0 (Macintosh: Intel Mac OS X 10_15_4) AppleWebKit/605.1.15 (KHTML, like Gecko) Version/13.1.1 Safari/605.1.15
SharePoint App mobile (iPad) Mozilla/5.0 (iPad; CPU OS 13_5_1 like Mac OS X) AppleWebKit/605.1.15 (KHTML, like Gecko) SharePoint for iOS
SharePoint App mobile (Android) Mozilla/5.0 (Linux; Android 9; SHV44 Build/S8024; wv) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Version/4.0 Chrome/83.0.4103.106 Mobile Safari/537.36 SharePoint for Android
Chrome- Android Mozilla/5.0 (Linux; Android 9; SHV44) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko)
Chrome/83.0.4103.106 Mobile Safari/537.36

 


【注意】Office 365 の一時的な機能調整

※2020/4/6 に Update 情報を追記しました。

現在、新型コロナウィルス感染拡大が続く未曽有の状況になっています。そんななか、Microsoft社はクラウドサービスの提供を維持するために一部の機能について一時的な調整をおこなっているとのことです。

ZDNet さんの記事にもなっているようです。マイクロソフト、「Office 365」の機能を一時的に調整

Microsoft 365 管理センターにも数日前にメッセージが届いていました。今日も更新情報が届いていたので、それも踏まえ、多くの方に情報共有しておこうと思います。

※同一の情報を弊社のオフィスアイ ラーニング ポータルでも公開しており、既にご利用いただいている方には内容が重複することを先にお伝えしておきます。


調整内容は以下の通りです。

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なお、各調整は各地域のビジネスアワー中に行われる可能性があるとのこと。必要に応じて週末や夜間などに操作を行うと一部回避できる部分もあるようです。

調整内容は以下の通りです。なお、各調整は各地域のビジネスアワー中に行われるだろうとのこと。利用者が多い時間帯に調整を行っているということですね。

OneNote 

  • (2020/4/6 追記) OneDrive のファイル オンデマンドを使っている人で Windows エクスプローラーや Mac Finder を使って「大きなサムネイルで項目を表示」するようにしている場合、サムネイルではなく、一般的なアイコンが表示される。
  • Teams 内の OneNote は商用および教育機関向けのテナントの両方で読み取り専用となってしている(編集する場合は、Web版のOneNote またはデスクトップ版の OneNote を利用する必要がある)。
  • 添付ファイルのダウンロードサイズを100MBに制限

https://techcommunity.microsoft.com/t5/onenote-service-updates/awareness-of-temporary-adjustments-in-microsoft-onenote/m-p/1248100

SharePoint

  • 特定のバックエンド業務を地域の夕方と週末の営業時間に再スケジュールしている。影響を受ける機能としては、新しいファイル、ビデオ、画像をアップロードした後のファイル管理の遅延、移行、DLP がある (2020/4/6追記 :  apps that scan the service も含まれるそうです)
  • 再生動画の動画解像度を下げている

ファイル管理に関して次に補足します。

365ファイルビュー機能については新たにファイルをアップロードしてから数時間経過しないと利用できません。

メタデータを持っている画像やファイルの自動的なタグ付けもアップロード後に数時間経過しないと行われない。

頻繁に編集される Office ドキュメントは Office Online 上でドキュメントを閲覧しようとすると、いつもより時間がかかる可能性がある。

https://techcommunity.microsoft.com/t5/sharepoint-support-blog/awareness-of-temporary-adjustments-in-sharepoint-online/ba-p/1250603

Stream

  • 新しくアップロードされた動画では、人のタイムライン機能が無効になっている。既存の動画は影響を受けない。
  • 会議録画ビデオの解像度が 720p に調整されている

Teams 

  • 頻繁なプレゼンスチェック
  • 第3者がタイピングしているときに表示するインターバル
  • ビデオの解像度の低下

 


Office 365 を活用したテレワークについて vol.4

これまでの記事


4回目となる今回はタスク管理を取り上げます。

タスク管理と一言でいっても、プロジェクト管理を想像する人もいれば、単にメンバー間で仕事を分担するだけだったり、自分の「やることリスト」の管理だったりとさまざまです。

プロジェクト管理という話だと、おそらく何らかのツールを使っていることも多いでしょうから、特段 テレワークだから云々という話にはなりにくいと思います。

テレワークを中心としているので、離れていても関係者でスムーズに分業できるようにするために、今回は単純な「仕事の分担」と「やることリストの管理」を題材にしましょう。

Microsoft Teams とタスク管理

テレワークを行うことになったら、せっかく Office 365 を利用しているのであれば Microsoft Teams を主軸に置くとよいだろうという話を Vol 1 が一貫して説明してきました。

Teams 内にチームが作成されると、Office 365 のサービスの一つである Microsoft Planner もチーム単位で利用できるようになります。このツールを使って、仕事を効率よく分担し、進捗具合を互いに確認しあえるというわけです。 Coworking_space

ここで案外重要なのが、業務をタスク分解すること。

そもそも、タスクってどう作ればいいの ? という話です。

さまざまな業種、業態があり、業務は多岐にわたります。一概に「こういうのをタスク登録するといいよ」という話はしにくい。ですから、コンサルティングする立場になったときには関係者から話を伺ってアドバイスすることになります。それでもやってみないとわからないところはあるので、どういった粒度でタスクを仕分けるのが良いかを皆でしっかり議論し、まずは試してみることです。うまくいかなければ、粒度を変えて再度挑戦しながら定着させていくことが大切でしょう。

組織が大きくなればなるほど、仕事が俗人化しやすい。誰かがなんとなく、やってくれていて、よくわかっていないということも少なくないでしょう。そんな環境こそ、Planner を使ってみるのは良いかもしれません。

例えば、仕事を依頼するときは、チャットやメールでなぁなぁにせず、必ずPlanner 上にタスクとして登録していくというルールにする。すると誰にどの程度負荷がかかっているか、また遅れが出ているかなども少なからず可視化できるはずです。

さぼることを心配する? 

特にテレワークでは「会社にいないと遊んでしまうのでは」と考える組織が日本では少なくないようです。 Business_sabori_pc_solitaire

ですが、やるべき仕事が決まっていて、それを期限までにどの程度こなせているか、キャパシティをオーバーしているようならだれが協力できそうかを調整できる体制が整えば、時間の多くは各人の自由裁量にしたいところ。



ちなみに Twitter 上にはこんな意見も。

※余談ですが、越川さんはもともと Microsoft の方で、Skype for Business の前身となる製品を担当されていた時期があり、その製品に関する研修を私が担当させていただいていたので少し一緒にお仕事をさせていただきました。もう、十年以上前になるかも。

そして、さぼる心配より、さぼろうと思わないように仕事に対するやりがいを重視する組織であって欲しいとも思います。そのため、誰がどんな仕事をしていて、必要があれば助け合って効率よく仕事を終わらせるよう、リモートであっても協力しあいたいですね。

Microsoft Planner を使ったタスク管理

チームメンバーで共通の目的を達成するために必要なタスクをそれぞれに割り振っていき、終わったタスクから消し込んでいく。これが Planner におけるタスク管理の基本的な考え方です。何パーセント進んだかといった管理はしません。終わったか終わっていないか。これがすべて。 Kjhou_shifukuソフトウェアを使わなければ、こうした仕事の分担は昔であれば、まずタスクを付箋紙に書き出し、担当者を決め、ホワイトボードなどに張り出して、優先順位や処理する順番などをみなで調整します。これと同じ形式で、チームメンバー間の仕事を捌きます。

Planner を使うときに知っておきたい用語が、プラン、バケット、タスクです。

平たく言えば、プランは複数のタスクをひとまとめにするための大きな入れ物であり「製品発表会イベント」や「オンライン マーケティング」、「リモートワーク支援」など、いろいろ考えられます(インターネットの検索エンジンで "Microsoft Planner" というキーワードで画像検索をすると参考になります)。こういったところは柔軟な発想が求められるところでしょう。プラン名を下手に「○○部」などとしてしまないこと。もしそうなりそうなら、部内で抱えている仕事を洗い出し、仕事を分類して、プランの名前を決めてやるといった前処理を考えましょう。

この中にタスクを登録します。とはいえタスクの中には順番があったりと、さらにこまかな分類したくもなる。そこでバケットの登場です。ようはバケツですね。バケツを複数用意して、そこにタスクを登録していく。プラン名もバケツ名、タスク名も自由に指定できます。どう使うかはいろいろと工夫ができます。

チーム内には複数のプランを作成できるようになっています。図に示すと次のようなイメージです。

プラン_バケット_タスク

タスクは人に割り当てていきます。1つのタスクを1人または複数に割り当てられます。人がいて、そこに仕事を当てはめていくのではなく、タスクが先にあります。Planner 上でのタスク追加の操作も、こうした思想のもとにあります。

そして、タスクは「なるべく短期に消し込める」レベルに仕事を分解しておくことがとても重要! 

いつまでも消し込めないようなタスクを作ると、いつまでも片付かず次第にタスク管理をしなくなります。なるべくはプラン内にタスクが残っていないのが理想で、消していくきとでだいぶ仕事が片付いた! と思えるようにしたい。それでも、こまめにタスクを消し込まない人がいれば、オンラインミーティングなどで進捗を確認して一緒に消し込んでいくというような対策も考えておくとよさそうです。

Teams 内での Planner の利用

Teams の各チームにはタブとして Planner のプランを追加できるようになっています。具体的な操作イメージは次のビデオを参照してください。

プランの新規作成、バケット作成、タスクの作成の流れが分かります(音声なし)。

タスクの消し込みは次の通り。グラフ表示もできるため、進捗の遅れを確認できます。

なお、使い方に関する公式資料は次のリンク先に公開されています。

🎓プランにタスクを追加する

タスクを割り当てられると、担当者にメールが送信されるようになっています。

タスクに関する会話

Teams を使っているので進捗伺なども、チャネル内のメッセージのやり取りで対応できます。

補足 : タスクの自動作成

余談ですが、申請処理の業務の場合は申請があればタスクが自動的に作成されるとか、1つのタスクが終わったら次のタスクが自動生成されるというような業務フローを作りたい場合は、Office 365 プランに含まれる Power Automate を使うとよいでしょう。

知見の共有

チームメンバー内でのタスク管理は試行錯誤することも少なくありません。たとえば、社内でタスク管理について「うちはこうやって見ている。いい点と、よくない点がしかじかで。。。」というような意見交換の場を Teams 内に設け (チーム作成しておくのがよいかも)、定期的なオンライン会議などでディスカッションするのもよさそうです。こうして蓄積したナレッジを他の業務にも社内で横展開していけると理想です。

個人のタスク管理

Planner とは異なり個人的な日々のタスクを登録して管理するのが To Do です。

チーム内で割り振られた仕事ばかりでなく、個人的に今日やるべきことを書き加え、その日に優先すべきものを確認します。毎朝、もしくは前日などにこれを確認するといった習慣化もできると、時間の切れ間のないリモートワークでは時間のメリハリをつけやすくなります。

この機能はWebブラウザーからも利用できますし、Windows 10 用の専用アプリや iPhone / iPad / Android に対応したモバイルアプリも公開されています。ちなみに、各アプリで少しずつ利用できる機能が異なります。

https://to-do.office.com/

画面イメージ

仕事はもちろん、買い物リストとか、料理のレシピなども登録できます。

Outlook on the web はタスク管理は To Doを使えるようになっています。メールにフラグを設定するとタスクとして登録できるように構成できます。また、メール自体または本文の一部から簡単にタスク登録もできます。また先ほど Planner から割り当たられたタスクも To Do にも追加されるように構成できます。今日、すべき項目を To Do で毎日確認し、優先順位を考えながら仕事を終わらせ、終わったものからすっきりと消し込んでいきましょう。

具体的な操作は下記のアニメーション GIF を参照してください。画像をクリックすると拡大表示できます。

タスクの登録

このように To Do は自分がすべき仕事を一元化できるツールです。

全体イメージ

To Do の最新情報や Tips などは 公式のTwitter アカウントをフォローすることをお勧めします。

Microsoft To Do 公式 Twitter アカウント


今回はここまで。

次回は SharePoint と Teams を取り上げたいと思います。

 

【オフィスアイ】1日でわかる! Microsoft Teams および Yammer による Office 365 利活用ワークショップ

対象者は、Office 365 をこれから導入する予定の方。Office 365 の導入を支援する方。初めて Office 365 の運用管理を担当する方。Office 365 を導入済みだが一部の機能しか利用しておらず、全体的な機能の利活用を見直したい方です。詳しくはお問合せください。


Office 365 を活用したテレワークについて vol. 3

これまでの記事


vol2 では時間管理をテーマに掲げ、テレワークするからこそ時間管理を意識的に行っていく必要があるという話をしてきました。

今回のテーマはオンライン会議を取り上げます。

ここからは具体的な使い方の Tips  などを紹介しますので、かなり技術よりです。

Microsoft Teams を使ったオンライン会議を利用する

Microsoft Teams ではオンライン会議を開催できます。 Video_kaigi

Teams のオンライン会議では、Webカメラを使って互いに顔を見合わせながらマイクを使って発言しあうこともできますし、プロジェクター代わりに発表者となっているユーザーのPC画面を共有しながら互いに会話を進められます。

では、どんなときに使うとよいか?

例えば次のようなケースが考えられます。

  • チャットやメールだけだとニュアンスが伝わりにくいところがあるので、直接対話したい
  • PC画面などを見せながら説明した方が、素早く理解してもらえそうだ
  • カメラを使って現場の状況をリアルタイムに伝えたい  など

また弊社では定期的にSharePointを中心とした Office 365に関する研修を実施していますが、2月末より Teams のオンライン会議機能を使ってリモートでの研修実施に切り替えています。つまり、社内研修などでも活用できるということでもあります(当然、内容によりますけど)。

もちろん電話で済んでしまうこともありますが、オンライン会議であれば会話を補うチャットも併用できます。チャットが使えれば、たとえば、URLの案内、電話番号の案内などを伝えるのに相手にメモを取ってもらう必要がありません。「後でまとめて内容をメールします」というフォローも極力少なくて済みます。また場合によっては録画もできるため、言った言わないの問題も起こりにくい。

ところでオンライン会議というとWebカメラが付いていないとダメという印象を持つ方もいますが、音声だけでの参加もできますし、場合によっては視聴して必要に応じてチャットだけするというのも可能。

多くの場合は会議の開催者は PowerPoint などのファイルやWebブラウザーなどを画面上に表示しながら、話をすすめていくことになります。

Teams オンライン会議の画像

上の図はオンライン会議中に発表者のPC上にPowerPoint のスライドを表示し、これを参加者と共有しているところ。画面の下部に参加者および発表者の顔(写真)などが見えていますが、私以外はプロフィールの写真だけしか表示されておらず、参加者が Webカメラを使わずマイクのみで参加しています。

ですから、必ずしもWebカメラはなくてもさほど問題にはなりません。もちろん、発表者からすると参加者の様子がわからないので、本当に話を聞いてくれているのか? という不安はありますし、面白いことを言ってみても反応がなかったら寂しいなぁと思いますが。相手の反応を見ながら会話できるためWebカメラを利用できる方がよりベターであることは間違いありません。帯域が十分にありWebカメラがあるならお勧めです。

ここまでを整理すると、参加者(出席者)は次のような組み合わせで会議に参加できるということです。

  • Webカメラ + 音声(マイク) + チャット 
  • 音声 (マイク)+ チャット
  • チャットのみ

オンライン会議におけるユーザーの役割

ところで、Teamsでのオンライン会議では次の3つの役割にユーザーが分かれるということをご存知でしょうか? もちろん、Teams を使ったことがない方もいらっしゃると思います。使ってみようと思ったら、これは知っておいた方がよいでしょう。

  • 開催者 (Organizer)
  • 発表者 (Presenter)
  • 出席者 (Attendee)

開催者は文字通り、会議をOutlookまたはTeams上でスケジュールしたり、その場で会議を始めるユーザーです。開催者はオンライン会議に必要なすべての権限を持ちます。開催者は必ず一人だけです。開催者と同じく全ての機能が利用できるのが発表者です。発表者は複数指定できますし、参加者全員が発表者になることもできます。一方の出席者は利用できる機能が一部制限されます。

機能 開催者 発表者 出席者
発話とビデオ共有
会議チャットへの参加
コンテンツの共有  

画面に共有されているPowerPoint スライドを、個人的にパラパラと切り替えて閲覧できる (発表者のスライドを切り替えるわけではない)

画面に共有されたPowerPoint スライドの制御をとる  
他の参加者をミュートにする  
参加者を削除する  
ロビーで待機している参加者の参加を許可する  
他の参加者の役割を変える(例えば、参加者を発表者に変えるなど)

 
録画を開始したり停止したりする  

[参考] Roles in a Teams meeting

1つのオンライン会議に参加できるユーザー数は最大250名までとなっています。少ない人数の場合は、全員が発表者になるようにしておけばよいでしょう。しかし、人数が多くなる場合はこうした役割をユーザーに設定してあげる必要があります。そのため会議を開催する人は、こうしたオプションをうまく使えば、よりスムーズに会議ができるように準備できるということです。

具体的な役割の設定手順は後ほど説明します。

ところで、250人以上参加できる会議は行えないの? と疑問を持つ方もいるかもしれません。より大規模にオンライン会議を実施するなら、ライブイベントという機能を使うことを検討してみましょう。これだと最大1万人(10,000)まで参加できます。ライブイベントについてはまた、どこかのタイミングで説明したいと思います。

オンライン会議を開催または参加するために必要な環境 

Teams を使ったオンライン会議に参加するには次の3つの方法があります。

  • PC上にインストールした Teams デスクトップアプリケーション
  • PC上のWebブラウザー
  • モバイルにインストールした Teamsアプリ

Teams デスクトップアプリケーションは必要な機能を一通り備えているため、これがもっとも望ましい環境と言えます。それでもPC環境によってはインストールされていないし、事情があってインストール出来ないということも在るでしょう。

そんな時にはPC上のWebブラウザーを使うのが最も手軽です。ただし、利用するWebブラウザーの種類には注意が必要です。理想は クローム(クロミウム)ベースの最新版 Microsoft Edge もしくは Google Chromeです。

問題は、Internet Explorer 11 , Safari, Firefox です。これらは Teams のオンライン会議のほとんどの機能に対応しておらず、基本的には使えないと思った方がよいでしょう (全く使えないというわけではありませんが、PSTN回線接続での参加が必要であり、それでも使える機能がかなり制限されます)。

モバイルアプリは iOS 版、Android 版がともに提供されています。

詳しくは下記のリンク先を参照してください。

[参考] 

会議をスケジュールする

Teams 内の予定表から会議をあらかじめ予定しておけます(Outlook からも指定可能)。ちなみに、近く会議のスケジュール等の操作画面がアップデートされる予定となっています。2020年3月5日現在ということをご承知おきください。

大まかな操作は次のような流れでスケジュールします(ビデオには音声はありません)。

ところで、このようにスケジュールする場合に限り、会議の詳細を開いた状態から[会議のオプション]を指定できるようになっています。つまり会議開催前に指定できる設定です。次のスクリーンショットをご覧ください。このの画面下部にあるリンク部分をクリックすると指定できます。

Teams 会議のオプション

オプション設定画面は次の通りです。「ロビーをバイパスするユーザー」と「参加すると自動的に発表者となるユーザー」を指定します。

Teams 会議のオプション -1

設定ではロビーでの待機が必要のないユーザーを指定します。これに該当しない、つまり、ロビーに待機するようユーザーは、会議に参加しても、開催者または発表者が許可するまで会議に参加できません。

続いては「発表者となるユーザー」です。これは次の4つから選択できます。

  • 全員
  • 自分の組織内のユーザー
  • 特定のユーザー
  • 自分のみ

ここで指定するのは、ユーザーが会議に参加した際に最初にどの役割になるのか、つまり、出席者なのか発表者なのかです。ですが、会議が始まってしまえば、会議の開催者と発表者は、随時に、任意のユーザーの役割を変更できるようになっています。操作イメージは次の通り。

その場ですぐに会議を始める

その場ですぐに会議を始めることもできます。今すぐに会議を始めたいときは「予定表」上から「今すぐ会議」をクリックするか、もしくはチーム内のチャネルから開始できます。

詳しい手順は次のリンク先を参照してください。

全員をミュートにする

会議を始めて皆が会議に参加し始めると、誰かがうっかりマイクをミュートし忘れていてガサガサ大きな音が聞こえたり、ハウリングしている音が鳴り響いていたたりと、会議をスムーズに始められないことも少なくありません。そんな時は会議の主催者や発表者は全員を一旦ミュートしましょう。出席者の方には発表者の音声だけが届くようにしておくのがベストです。

一人ずつの場合は次のようにクリックしていきます。

Teams 参加者をミュートにする

3人以上いる場合は 「Mute all」メニューが表示されます。これをクリックして全員を一度にミュートにできます。

Teams 全ての参加者をミュートにする

背景をぼかす

自宅でもオフィスでもWebカメラを使っていると、他の人には見せたくない背後のあれこれがあります。

たとえば、次のビデオは有名な BBC のニュースですが、自宅から解説している最中に子供が乱入してくるというもので、気が付いた母親が急いで子供たちを回収するところはちょっと微笑ましい😄。

こんな時に役立つのが「背景をぼかす」機能です!

この機能が利用できるのはデスクトップ版の Teams アプリを使う場合だけですが、AI により人の顔以外の部分をうま~くぼかしてくれます。少々動いても大丈夫です。顔部分を追跡して、それ以外をぼかしてくれます。

操作は簡単で、ビデオをオフにしたまま会議に参加したあと、「...」をクリックして、[ぼかしてビデオ参加]をクリックします。

Teams - 背景をぼかしてビデオを開始

すると背景部分のみぼかしてくれます(↓娘のぬいぐるみで試したところ)。

Teams - 背景をぼかす

字幕表示

会議中の会話をリアルタイムで字幕表示する機能(ライブキャプションといいます)のプレビューが利用できるようになっています。が、しかし、残念ながら日本語は未対応。現在、英語(米国) のみ利用できます。

この設定ができるのはデスクトップ版とモバイルアプリだけのようです。

[デスクトップ版]

Teams ライブキャプション

[手持ちのiPad : Teams モバイルアプリ]

Teams ライブキャプション - mobile

試しに英語で発話してみたところ、キャプションを生成してくれました。日本語はまだ当分先かなぁ。

会議を録画する

会議の録画が可能になっており、会議が終わると録画された内容が自動的に Microsoft Stream にアップロードされるようになっています(※1対1の通話は録画できません。録画できるのは会議とグループ通話のみ)。

Teams の会議を記録する - Office サポート

会議を始めた後、開催者または発表者が[...] の部分をクリックし、レコーディングを開始します。

Teams - レコーディング開始

レコーディングが開始されると、画面上部にメッセージが表示される会議チャットにも「レコーディングが開始されました」と表示されます。

Teams - レコーディングの開始

会議の録画の開始および停止できるユーザーの条件があります。注意しましょう。

  • 会議の開催者および録画する人の両方が、次の いずれかのライセンスを持っている
    • Office 365 E1, E3, E5 A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium , Business Essentials 
  • Stream にアップロードできるアクセス権を付与されている

Teams のクラウド会議の記録

Microsoft Stream上に公開される録画内容は、AI を利用して音声を認識してトランスクリプトが自動生成されるため、互いに話した内容をそのまま文字に起こしてくれます(手動での修正も可能)。またこのトランスクリプトを使って、録画再生時にはキャプション(字幕)を表示できるようにもなっています。

下手に議事録をとる必要がありません。

Teams - Stream

ただし、既定では字幕が英語になっているので、必要に応じて日本語に切り替える必要があります。日本語に切り替えた後は、しばらく経つと日本語が生成されます(少し時間がかかる)。変更手順は次の通りです。なお、言語の変更だけでは適用ボタンがアクティブにならないので、説明部分など何かしら少し変更してみましょう。

その他の操作など

その他の会議に関する基本操作は次のリンク先が参考になります。

Twitter に投稿した関連記事。


今回はここまで。

次回はタスク管理について説明したいと思います。

 

【オフィスアイ】1日でわかる! Microsoft Teams および Yammer による Office 365 利活用ワークショップ

対象者は、Office 365 をこれから導入する予定の方。Office 365 の導入を支援する方。初めて Office 365 の運用管理を担当する方。Office 365 を導入済みだが一部の機能しか利用しておらず、全体的な機能の利活用を見直したい方です。詳しくはお問合せください。


Office 365 を活用したテレワークについて vol.2


前回は後半で MyAnalytics を使って業務時間を可視化できるということを説明しました。

これに関して少し補足しておきましょう。

MyAnalytics に表示される情報はあくまでもプライベートな情報であり、上長やシステム管理者であっても閲覧はできません。詳しくは下記のリンク先に書かれています。

MyAnalytics privacy guide

"時間" つながりで、続いては時間管理について触れていきましょう。 Character_mezamashidokei


自宅にいることになれば、いつもの仕事の場所とは環境が異なるため、仕事だけに集中できるとは限りません。もっとも、職場でも「これ、参加する必要あるのかな? 」という会議に呼ばれたり、急に「ちょっといい?」と声を掛けられ、自分の仕事に集中できるとはかぎらず、リモートワークの方がはかどる可能性もあります。

もう一つ気になるのが、切れ間なく仕事をすることにつなってしまうのではという点です。

ちなみに、私自身は十年ちょっと前に主人と2人で会社を立ち上げてからは自宅兼事務所で仕事をしています。とはいえ、当初はオンプレミスの時代でしたから、客先に行くのは当然といったところはありました。しかし、Office 365 の導入が進むことで、顧客先に赴くことも非常に少なくなり、在宅ワークしている時間は格段に増えました。また、5歳の幼稚園児も抱えており、子育ても真っ最中です。そんな話も少し踏まえながら書き進めますね。

閑話休題。

時間管理において考えなくてはいけないことは何か?

以下に順を追って述べていきます。

作業場所はさまざま

Business_eigyou_man

今回のテーマとなっているテレワーク (リモートワーク) では、前回も書いたように全ての業種でこれを行うのは難しいでしょう。会社に出向く人、客先に行く人、工場や現場などに赴く人も当然ながら多くいらっしゃいますし、それによって社会生活が回っているのも事実です。ただし、人によってはリモートワークできるのであれば、非常事態時においては、人との接触を極力少なくすることは感染拡大防止にはとても重要です。

現在、政府は 2週間の間の、可能な限り大勢との接触を避けるよう対策を進めています。なるべく、こうした施策には協力することが必要です。地球上の南極以外のすべての大陸で感染者が報告されましたし、パンデミックと医療機関の崩壊がもっとも危惧するところで、社会経済に非常に大きなダメージを与えかねない状況にあります。ちなみに、過去パンデミックになったスペイン風邪の例が根拠としても挙げられており、今日、東京都の医師会の会見でも触れられていました。ご存知ない方は、京都府の資料が参考になりそうです。

第4号平成20年9月発行(PDF:529KB) - 京都府

リモートワークできる人は、自宅でも仕事できる環境にあり、自宅からでも出社中、客先等、あちこちで業務にあたるメンバーと協働していく必要があるわけです。また、風邪症状があれば、まず出勤してはいけない。こうした意識付けは大切であり、各組織で対応をしているとは思います。 Sick_seki_virus

そして、業務メンバーがどこにいても業務効率がほとんど変わらないように組織として体制を組んでいくことが重要です。そこにITを役立てるという話の一つがリモートワークです。

そもそも、時間や場所を問わず、短い時間で素早く多くの仕事をこなせるよう ITを使った情報共有の仕組みは進化してきています。たとえ、一日中のリモートワークは無理でも、体調が悪いから休む連絡をし、代わりの人を手配するとかといったことも業務であり、こうした情報連携などをどこにいても素早くこなせるというのが本質でしょう。

余談ですが、しばしば、SharePointで「行き先掲示板」を作れないかという相談をいただきます。昔であれば、携帯電話を会社支給するといったことも少なく、組織の代表電話に電話がかかってくると「○○さん、今日どこだっけ?」というのをホワイトボード上の行き先掲示板で確認し、「ただいま、あいにく外出しておりまして、○○時以降であれば、戻ってくるようです」といった電話対応をしたものです。「誰よりも早く電話をとる」ことが、新卒のだったりもしました (今も、そういうところがあるかもしれませんが)。

しかし、現在は Teams でも メールでも、電話でも、LINEでも、昔に比べれば多くのコミュニケーションツールがあります。「どこにいるか」ではなく、「どの手段を使えば、素早く連絡が取れるか」の方が重要でしょう。

チャットを中心としたコミュニケーション

Teams 上でのチャットは、場所やシチュエーションを問わず連絡が取りやすい手段です。客先でも、リモートでも、社内でも手軽にすぐにコミュニケーションを開始できます。

また電話やメールに切り替えたい場合も、Teams 内では連絡先カードが表示されるようになっているため、ここから連絡先情報を得られます。もちろん、そもそもOffice 365 上にこうした連絡先情報をきちんと入れておくことが前提です。

ちなみに、連絡先の検索は https://www.office.com 上からも行えます。

Search - Contacs on office.com

Delve 上でも検索できます。

その他にもOutlook やSharePoint のモバイルアプリ上からも検索できます。

ところで、手軽にコミュニケーションが取れるということは、時間な縛りに際限がない状況だとも言えます

スケジュールをきちんと共有しよう

仕事仲間を気遣う意味でも「○○さん、今日の予定どうなっていたかな?」というのをすぐに確認できるといい。幸いOutlook では他の人の予定も参照できます。そのためにも予定表にスケジュールをしっかり入れておくことは大切です。各自でOutlook に予定をまめに入れておきましょうということです。自分のためでもあり、他の人もためでもあります。

モバイル版の Outlook アプリもあるので、利用できる方は、スマホなどから、どこにいても、いつでもスケジュールを確認および追加するようにできるとよいでしょう。

必要に応じてテレワークする日を登録しておきましょう。例えば、終日テレワークの日は Outlook 上に「終日イベント」として登録しておくのもお勧めです。「終日イベント」にしておくと、MyAnalytics もこの情報は業務分析には利用しません。

次の図は Outlook on the web 上から登録してみているところです。

それから、リモートワークの日ではなく、あくまでも有給などを取得した休日に関しては Outlook の「自動応答」を設定しておくようにします。次の図は Outlook on the web の例です。

Out of Office

詳しい手順は次のリンク先を参照してください。

Outlook on the web で自動応答 (不在時) を送信する

Outlook から不在時の自動応答を送信する

Tips : Power Apps アプリを使った自動応答設定

ここで Power Apps を使った Tips もご紹介しておきましょう。Outlook 上での不在通知設定は案外、面倒です。これを簡単設定できるアプリを作成できます。

ちなみに、Power Apps をご存知ない方へ向けて補足です。Office 365 のほとんどのプランに Power Apps のライセンスが付属します。ローコーディングで誰でも手軽にアプリを作れるというものです。しかもモバイル利用もできる。ただし、テナント管理者がこの機能をつかわせないよう制限しているケースも少なくないのが残念なところ。Power Apps で何ができて、情報システム部門としてどのように管理すべきか決まっていない、もしくはユーザーにアプリを自由に作れるようにすると問い合わせ対応などが大変なので対象外にするなど、理由はさまざまです。それでも着実に Power Apps は各組織に広がってきています。

さて話を戻しましょう。

Power Apps のテンプレートに「Out of Office」という、そのものずばりのアプリがあります。English 版のみですが、ここは少し日本語化してあげればいいだけのことなので、Power Apps でアプリ開発できる方はほんの少しの調整で日本語化できると思います。もちろん、英語のままでも利用できます。どんなものなのか、音声はありませんがビデオをご覧ください。

設定結果は下記の通り。

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こんなアプリがあれば、手軽に不在通知を設定できますね。なお、アプリはPC上でも動作しますが Power Apps モバイルアプリに配信できるので、スマホや iPad などからも利用できます。

フレキシブルな時間の使い方も考慮

大抵の人はいくら集中できるといっても、四六時中、ずっと仕事に集中するということは無理でしょう。職場でもリフレッシュする時間を持っているはずです。それはリモートワークしていても同じですね。

仕事する時間をある程度、決めておき、メリハリをつけることも大事です。そうした意味でも、本来なら会社の業務時間中だからといってPCの前に必ずしも張り付くことは強要しないにほうが望ましいでしょう。

もちろん、業務時間はPCの前に張り付いておきなさいというお達しがあったり、業務によっては決まった時間帯にいつでも連絡がとれるよう待機しておかなくてはいけない仕事もあるでしょう。また、出社している人と合わせないと仕事にならないなど事情はあるでしょう。ただし、全体的にはそうした仕事に携わっている割合というのは、比較的少ない方でしょう。それでも、先ほど政府からの要請で全国の公立小中高等学校が3月2日より春休みまでの長期間、休校措置をとることになりました。当然、私立の学校も追随するでしょう。そうすると今回ばかりはリモートワーク中でも、やはり子供の面倒を見なくてはいけないこともあるでしょうし、そもそもお昼ご飯の調達もあり、誰か具合が悪くなれば通院なども必要で、所用で席を外すことも想定内です。

色々な状況に備えて、可能な限り、時間には融通を聞かせるように柔軟性は持たせておいた方がいい。もちろん、1日あたりの労働時間の範囲ないで、ある程度、仕事に割り当てられる時間帯を選択できるようにしておきたい。

そこで時間の使い方を考えるうえではタスク管理も視野に入れる必要があります。優先順位と対応する時間帯、期限などなど。どのように仕事を分担するのか。このことに関しては次回の記事でツールと組み合わせた使い方などをご紹介したいと思います。

計画を立てるために

ツールも活用しながら仕事のタイムスケジュール計画を立てるためには、前回の記事の MyAnalytics のところでもでも触れたようにまずは、稼働日時をしっかり設定することです(ちなみに、 Outlook 上の稼働日時が予定表や MyAnalytics で使われており、初期のころは Outlook 上からしか稼働日時を設定できませんでした。しかし、あとから機能が MyAnalytics ページに追加され、こちらかも設定できるようになっています。つまり、どちらから設定しても基本的に同じということです)。

そのうえで、毎日フォーカス時間を最低 2時間は確保するようにできればなおよし。

また、どうしても連絡が取れない時間帯があれば、それをスケジュールに追加しておいてあげるとよいでしょう。逆に、確実に連絡が取れる時間帯をスケジュールに追加しておくという発想でもいいかもしれません。

いずれにしても、こうしたルールをメンバー間で決めておくようにするとコミュニケーションもスムーズです。

ちなみに、リモートワークに関わらず、Outlook 上にスケジュールを入れるときには必ず、公開方法を指定することです。特に「予定あり」や「退席中」はよく利用するステータス設定です。

Outlook - Schedule Status

公開方法の選択肢には「非公開」もあります。プライベートな予定もある程度、ここに入れておくようにして、必要に応じて内容を完全に非公開にしておけば、相手には「何かしらこの時間帯は予定があるな」ということまでを把握できるようにもできます。

※非公開オプションは、うっかり設定し忘れることもあるので、あまり詳細に書き込まない方がよさそうです。随分、昔のことですが、私の上司のスケジュールに謎の女性の誕生日が予定としてうっかり公開されていて、社内で話題になったことも。。。(笑)

予定表の共有

予定表は既定では組織内のすべての人が「何か予定が入っているな?」というところまで見えるように設定されています。Outlook on the web の場合は、予定表ページの右上にある「共有」をクリックすると現在の状態が確認できるでしょう。

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一緒に仕事をしているメンバーにはもう少し細かいところもまで表示できるようにしたいと思ったらユーザーやグループを指定して閲覧可能範囲を設定します。

他の従業員の予定を参照するには次のような手順で設定できます。Outlook on the web の例で紹介しましょう。

参考 : シフトを組んでいる業務などでは。。。

シフトを組んで業務にあたっている場合は、Teams のシフト機能を使ってみるのもよい機会かもしれません。Teams の左側にある ... をクリックすると[シフト]というのが表示されます。

Teams - Shift

これをクリックしてアクセスするとチームごとのシフトが作成できます。

Shift チーム管理者は PC 上でシフトを組む

現場のメンバーはモバイル版の Teams アプリ上でシフトを確認したり、メンバーからの連絡を受けたり、シフトの交換などをやり取りできます。

Screenshot_20200227-181141

詳しくは下記のリンク先を参照してください。

Shifts の使用を開始する

業務時間を自分なりに計画する

際限なく仕事をしないようにするために、自分で業務時間を計画しましょう。9時以降は仕事をしないとか、朝早く起きて仕事をするとか、リズムが決められればベストです。もしくは、日中の方が仕事の効率がいいのであれば日中の時間帯でフォーカス時間を確保できると理想的でしょう。

ちなみに、Teams アプリをモバイルにインストールしていると、便利である反面、昼夜問わず連絡が来てしまう可能性があります。それではメリハリがつきません。

そこでこんな設定をしておきましょう。まず、左上のハンバーガーメニューをクリックします。

Teams - Mute -1

次に「通知」をタップします。

Teams - Mute -2

「通知を受け取る」設定は、既定はいつでもになっていますが、「デックストップまたは Webで非アクティブな場合のみ」を選んでおくとよいでしょう。

Teams - Mute -3

さらに上の画面の上部の「通知オフ」をタップします。表示される画面上で、通知をオフにする時間帯を指定しておきます。

Teams - Mute -4

さらに前回ご紹介した MyAnalytics を使えば、業務時間をどう使ったか、業務時間以外にどの程度仕事をしたのかなど、どのように仕事に取り組んできたかを自動的に集計してくれるため、客観的に捉えられると思います。MyAnalytics では Weekly メールも送信されるようになっているため、そんなタイミングで毎週、振り返ってみましょう。

次の図が週ごとに送られてくる MyAnlytics の分析レポートの例です。

My Analytics - Mail

 

 


さて、今日はここまで。

次の記事では Microsoft Teams を使ったオンライン会議の実施に関して知っておきたい機能やタスク管理について触れたいと思います。

 

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