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[SharePoint Online] サイト ページのテンプレート

サイトページを新規に作成する際に新たに「テンプレート」から作成できるようになります。順次ロールアウトされており、それ以外のテナントも時期にこの機能が使えるようになるはずです。

モダンUIサイトのトップページにある[新規]>[ページ]をクリックすると次のようなポップアップが表示され「複数列、1列、空白」のいずれかのテンプレートからサイトページが作成できます。ただ、この機能がロールアウトされた後に作成したモダンサイトではポップアウトが表示されましたが、それ以前のサイトではページのヘッダー編集時に、レイアウトを変更できるようになっているようです。今のところ。

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作成したページは次のようなレイアウトをいろいろと選べるのですが、以前のサイトページと違うのはヘッダーに作成者や公開日を表示できるようになったこと。手軽に見栄えのするページが作成できるようになったのは嬉しいですね。

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SharePoint ハブ - ナビゲーション

本日は SharePoint ハブについて。

現在、弊社で提供している 「オフィスアイ ラーニング ポータル」は SharePoint Online がベースとなっているのですが、クラッシクUIベースなわけです。サイトごとにモダンUIに切り替えてはきたものの、サイト構成を柔軟にすべく SharePoint ハブへと構成変換することを試みています。

グローバルナビゲーション

SharePoint ハブ を構成すると、ハブに参加したサイトはハブサイトのナビゲーションや外観を継承することになります。

SharePoint ハブは基本的にモダンUIを前提とした機能であるため、ハブサイトも新規にモダンなチームサイトやコミュニケ―ションサイトのテンプレートで作成することが一般的です。さて、グローバルナビゲーションですが、2018年11月9日現在では、ナビゲーションの項目が自動生成されることはないため手動で管理することになります。

例えばチームサイトで作成したハブのグローバルナビゲーションを編集すると次のような操作になります。

※なんだか数日前から Edge だと一部文字化けしていますが、とりあえず気にせずに。。。Chromeは問題ないんですけどね。。。

ところが既存の SharePoint サイトをハブにするとどうなるのか? メインで使っているサイトコレクションは発行機能をオンにしているクラシックサイトです。この場合は、グローバルナビゲーションは「構造ナビゲーション」が既定で表示されます。そのため、編集画面も従来通り。

※コンテンツの拡充とともに、サイト構成も大幅に変更中です。。。。

さて、発行機能のハブサイトのナビゲーションとの違いですが、対象ユーザーが設定できません。また単純な見出しだけというリンクが作れない。とはいえ、今後のアップデートでメガメニューが導入されるなど大幅な改善が見込まれます。

発行機能について

ちなみにモダンUIではサイトフィーチャーの一つである「発行機能」はサポートされません。その代り新しい発行機能が標準搭されています。しかし、クラシック SharePoint サイトではナビゲーションを柔軟に管理したりと発行機能にメリットがあったため、これを構成しています。そこでまずは発行機能をオフ(非アクティブ)にしてみることを試みてみました。今のところ、ページライブラリと等は残るため特に問題は発生していないようです。ただ、構成が組織によって異なるため、発行機能のオフは慎重に行うべきでしょう。

なお発行インフラストラクチャーまでは非アクティブにしていません。まだしばらくは、対象ユーザーが指定できる、従来のグローバルナビゲーションを使いたいためです。

 


Skype for Business から Microsoft Teams へ

 2018年10月1日より、500シート未満の新規 Office 365 テナントには Skype for Business Onlineは含まれなくなるそうです。Microsoft Teams が役割を引き継ぎます。

10 月 1 日より Microsoft Teams が Office 365 における会議/電話クライアントとなります【10/1 更新】

2018 年 10 月 1 日より、Skype for Business Online は 500 シート未満の新規 Office 365 顧客のテナントには含まれなくなります。 マイクロソフトでは、昨年 Ignite 2017 で発表した構想である、Skype for Business Online の機能を Microsoft Teams に移行するためのロードマップが完了したことを8 月にアナウンス (英語) いたしました。Teams はメッセージング、会議、電話機能に関する完全な機能を持ちます。 2018 年 10 月 1 日より、Skype for Business Online は 500 シート未満の新規 Office 365 顧客のテナントには含まれなくなります。Skype for Business Online を利用している既存テナントは、新規ユーザーのプロビジョニングを含め、Microsoft Teams に移行される日まで引き続き使うことができます。 

 ちなみに、Microsoft Teams は SharePoint との強力な連携機能を活用することで、より使い勝手よく使いこなせるようになります。Microsoft Teams を利用する方はぜひ SharePoint の最新機能も含めて把握するようにしましょうね。


[SharePoint Online] 新機能! ニュース記事を後で読むために保存する~未読・既読の代替に~

SharePoint では長らく電子掲示板として "お知らせリスト" が使われてきましたが、最新のSharePoint Onlineの機能を十分に活用したければ、"ニュース" ページに変えることをお勧めします。

ニュースページの利点については近くブログ記事にまとめようと思っていますが、まずは注目の最新機能をご紹介しておきましょう。

SharePoint モバイルとニュース ページ

これまでニュースページは SharePoint モバイル アプリを利用している場合、ユーザー自身が閲覧可能な複数サイトから自動的に最新ニュースを集約表示してくれていました。とはいえ、どんどんニュースが更新されてきます。そうすると「今は忙しいので手がすき次第あとでしっかり読もう」と思う記事も出てくるはずです。

ちなみに、従来 IBM Notes を使ってきて Office 365 へ移行したというユーザーから出るリクエストでよく知られているのが「未読・既読」機能。Notesの場合はメール機能と情報共有の機能が一体化しているため、機能比較をするときには 多くの場合 SharePoint と Outlook の2つで比較する必要があります。さて、Outlook のメールに関しては未読既読の機能は当然持っているのですが、一般的な Yahoo! や MSNなどのニュースサイトと同じようにSharePoint にはそうした機能がありませんでした。ただし、未読・既読の必要性というのはもちろん、どの記事を読んだのか覚えていないというのはありますが、それ以外の理由として「いったんは読み始めたけど、また後で読もう」といった便利の一つとしてのニーズがあります。

後者のニーズにこたえるべく SharePoint モバイルアプリでは各ニュース記事を後で読むために以前から "しおり" を設定する機能が追加されていました。しかし、様々な組織の方へ SharePoint の研修を行っていますが、日本の組織ではまだ SharePointモバイルを十分に活用できているところは少なく(そもそも SharePoint の利活用が、これからというところも少なくないですが)、こうした機能をご存知ない方も多いのではないでしょうか?

[iPad にインストールした SharePoint モバイルアプリの画面]

※スクリーンショットは弊社がサービスとして提供している「オフィスアイ ラーニング ポータル」より

画面下部にある[ニュース]をクリックすると、複数サイトから取得してきたニュース記事が表示される。各記事の右端の゙…(実際には縦向き)"をクリックすると[後のために保存]というメニューが表示される。クリックすると当該記事に対してリボンのマークが表示される。

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[後のために保存]として所謂 "しおり" を設定した記事は画面右上のリボン マークをクリックすると一覧できる。

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リボンマークをクリックしたところが下記の図。保存した記事だけ確認できる。

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PC ブラウザーと 後で読む機能

さて、この [後で読む] 機能はモバイルアプリだけの特権だったのですが、いよいよ PC ブラウザーの側でも利用できるようになりました!といっても対象リリースのテナントから順次展開されているため、まだすぐに利用できない組織も多いはずです。そのためいち早く、この機能について解説しておきます。

各サイトのニュースページを開くと画面の下部に[後のために保存]が表示されるようになっており、ここのリボン部分をクリックするとページを保存してくれます。

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※豆知識※ ちなみに画面下部の部分の呼び名は "ソーシャルバー" です。関連記事はこちら

保存したページを確認するにはどうすれば? と一瞬悩みましたが、同じくソーシャルバーの[後のために保存]部分をクリックすると、画面右側にウィンドウが表示され、ここに保存した記事が表示される仕組みになっています。一旦、保存しないとこのウィンドウが表示されません。保存を止めたければリボンのアイコンを再びクリックするだけです。

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さて、保存機能はもう一か所からも利用できます。それが SharePoint Home です。SharePoint Home って何? という方も多いと思いますが、Office 365 アプリ起動メニューに表示される "SharePoint" をクリックしたときに表示されるページが SharePoint Home です。過去の関連記事はこちらを参照してください。

[SharePoint Homeにアクセスする]

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SharePoint Home の画面上部には各サイトから自動的に検索機能を使って取得してきたニュースが表示されます。ここにも リボン のアイコンが! ということで、各記事の "リボン" アイコンをクリックすると "後で読むために保存" できます。また保存した記事は画面左側のナビゲーションから[保存済み]という見出しの配下でページの一覧を確認できるようになっています。

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そもそも SharePoint Home からニュース記事を任意のサイトに作成できるため、複数サイトにまたがる作業を一括できます。

ということで、未読既読機能がわりにぜひ使ってみてください!!

 


[SharePoint Online] PowerApps を使ってアイテムをコピーする機能を SharePoint リストに追加する (2)

 先日公開した下記のブログ記事ですが、カスタマイズ方法を YouTube に公開しました。

[SharePoint Online] PowerApps を使ってアイテムをコピーする(1)

[言い訳 ] 早朝に寝起きで作ったので、多少、声がガラガラしていますが、ご容赦ください

動画は手順のみを説明していますが、少し補足しておきます。

既存の画面は新規作成と更新ができるのですが、SharePointForm1 というコントロールがカギを握ります。これは PowerApps の編集フォームというものですが、編集フォームには次の3つのモードがあります。

  • 編集…FormMode.Edit
  • 新規…FormMode.New
  • ビュー…FormMode.View

要するにモードを切り替えて後は SubmitForm(SharePointForm1) という式を実行すれば、モードによって既存アイテムが更新されたり、新規作成できたりします。

ということは、SharePointForm1 の既定のモードが Edit なので、New に変えればいいじゃない! と思うのですが、話はそう単純ではありません。New に変えるとフォーム内の全コントロールの内容がクリアされます。新規作成ですからね。そのため、ビデオに公開した手順では、既存の画面(FormScreen1)は残しつつ、コピー作成して、新たに作成した画面の方で編集フォームコントロールの設定を New に変えています。ただ変えるだけだと、値がクリアされるため、Navigate関数を使って FormScreen1 上のコントロールの値をパラメータで渡してやっています。

基本的な概念など、独学していて自身のない方は弊社コースもどうぞ。うちは4名様定員で自宅で研修を実施していますので、ゆったりしっかり学べますよ。
SharePointユーザーのための PowerApps & Microsoft Flow入門 [OH-2017-202]

本日もちょうど、上記コース実施しているところです☺