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[SharePoint Online] ニュースやページに対する対象ユーザーの設定がいよいよ利用可能に!

私が利用している Office 365 テナント(対象リリース設定済み) では、SharePoint Online のモダンサイトにいよいよ「対象ユーザー(audience targeting)」機能がロールアウトされてきました。


[参考] Office 365 Roadmap | Target content to specific audiences

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/roadmap?filters=SharePoint&searchterms=News%2C%26%2Cpage%2Ctargeting


2019年4月末からロールアウト開始とされていたのですが、私の利用しているテナントでは 7月11日から利用できるようになったので3か月ほどかかったことになります。他のテナントはもう少しかかる可能性があります。

対象ユーザー設定とは?

対象ユーザー設定というと、もともとオンプレミスの SharePoint サイトでは利用されてきた機能でもあるため経験者にとってはなじみのある機能でしょう。

では、少し SharePoint の歴史を遡ってみましょう。

SharePoint Server 2007 より前の製品では現在のようなアクセス権限の概念がなく、簡単に言うと、コンテンツの表示・非表示のみをコントロールしていました。今のように誰が書き込めて、誰が承認出来て、誰がダウンロードできて、、、というようなコンテンツごとの詳細な設定はなかった。そのため「誰に表示するのか」を指定するのに使っていたのが対象ユーザーという仕組みです。SharePoint 2007 以降は現在の SharePoint Online にも引き継がれているアクセス権限の概念が登場したことで、より詳細な権限管理ができるようになり、対象ユーザーを利用する場面は極端に少なくなりました。そのためクラシック SharePoint サイトではWebパーツとナビゲーション設定で使う程度です。

と、ここまで歴史的な流れを見てきたところで重要なポイントを見逃してはいけません。それは「対象ユーザー設定というのはセキュリティ設定ではない」ということ。

情報を秘匿する必要があればアクセス権限を設定するというのは従来通り変わりません。たとえばコンテンツを検索すれば、アクセス権限設定に基づいた条件でコンテンツが検索されることになっています。したがって対象ユーザーとはフィルター機能の一種であり、「このコンテンツは特定のユーザーにしか関係がないから、見えても構わないのだけれど、他の大事な情報が埋もれないように見えないようにしておこう」という発想のもと使うものです。

モダンサイトでの対象ユーザー設定

モダンサイトでも対象ユーザーが使えるようになりました! タイトルに記載した通りサイトぺージおよびニュースを対象にするというシナリオが最もニーズがあるところでしょう。なお、ヘルプを読むとあらゆるファイルがこの機能の適用対象となってはいるのですが、アクセス権限設定とは別に対象ユーザー設定をすべてのファイルに対して設定するというのは、ニーズの洗い出しが広範囲になりすぎてしまうため、最初は「ニュース」に絞った方がよさそうです。

繰り返しになりますがモダンサイトであっても、従来の対象ユーザーの考え方と同じくフィルター設定です。「閲覧しようと思えばできるが、関係があるのは特定のユーザーたちなので、その人たち向けに配信する」というスタンスに変わりありません。ですから、対象ユーザーを設定する前に目的のユーザーが最低限、閲覧アクセス許可レベルを付与されている必要があります。

ページ単位の設定

設定手順ですが、まず各サイトの「サイトのページ」にアクセスします。サイトのページ ライブラリの設定にアクセスし、「全般管理」セクションにある「対象ユーザーの設定」をクリックします。

SitePage - Audience 1

既定では対象ユーザーの機能がオフになっているため、「対象ユーザー設定の有効化」のチェックボックスをオンにし、[OK]をクリックします。

SitePage - Audience 2

なお、上記スクリーンショットの説明にあるように、対象ユーザーとして指定できるのは次のグループです。

  • Office 365 グループ
  • Azure Active Directory グループ (動的メンバーシップも対応している)

したがって、対象ユーザーを設定する際には、個々人を By Name で指定するのではなくグループとして指定することになるため注意してください。

さて、ここまで設定ができると「サイトのページ」ライブラリには「対象ユーザー」列が自動的に用意されます。ページごとに公開対象となるグループを「対象ユーザー」列に指定します。

SitePage - Audience 3

この設定を毎回するのは大変ですが、既存ページをコピーしたりテンプレート化すれば、作業は軽減されるはずです。

なお、ニュースを表示した状態でも「対象ユーザー」は設定できます。ページを編集した状態で「ページの詳細」をクリックするとプロパティが表示されます。

※【重要】対象ユーザー設定時のコツ※

どうも、現在のところ、対象ユーザー設定時にはコツがいるようです。メールアドレスなどを入力するとグループ名の候補が表示されますが、これをマウスで選択しても、うまく選択されません。候補は無視して Enter キーを押下して確定するとうまく設定できます。

Webパーツ側の設定

さて、ここまでで設定が終われば、あとはWebパーツ側の設定をするだけです。対象ユーザーに対応しているのは「強調表示されたコンテンツ(Highlighted content)」と「ニュース」Webパーツの2つです。それぞれ、フィルターなどのセクションに「対象ユーザーを有効化」という設定があるため、これをオンにします。これによって不必要にすべてのニュースが表示されないように抑制してくれます。

SitePage - Audience 4

 

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[Office Online] 意外と知らない! 新規作成時のファイル名の指定

Office 365 では OneDrive for Business や SharePoint 上で、当たり前のように Office Online が利用できます。Office Online とは Word Online, Excel Online, PowerPoint Online などの総称ですね。

ところで、この機能があれば Webブラウザーさえあればいつでもファイルの閲覧ができ、ちょっとした編集もできるのはご存知だと思います。しかし、Online 上で新規にファイルを作成するときや、作成済みのファイルのファイル名の変更方法を知らない方が意外と多いようです。

SharePoint の研修をやっているときに、この方法を案内すると「えっ、そうだったの?」と言われることがほとんどなので、ブログにも書いておくことにしました。

たとえば Word Online を使っているとします。下図に示す Word Online 上の画面上部のところはファイル名となっていて直接編集できます。Word なら既定値は ドキュメント となります。まぁ、一見すると編集できそうもない見た目なのですが。。。

2019-07-10_18-28-33

実際の操作画面は下記をどうぞ(音声なし)。

Excel も PowerPoint も同じ理屈です。ご参考まで。


[SharePoint Online] 小ネタ - モダン チームサイトのナビゲーション

SharePoint Online 上のモダンサイトでいったんは SharePoint ハブとして構成していたものの、ハブを解除したらトップリンクバー部分にハブで使っていたナビゲーションが残ってしまいました。今回使っているのはチームサイトであり、トップリンクバーは簡単には編集できません。

下図でいうところの Top というリンク部分です。

2019-07-10_14-27-05

サイトの設定ページにアクセスしても、それらしい設定メニューはなくあるのはサイドリンクバーの編集メニューのみ。

しかし、そこは昔取った杵柄。「おそらくクラシックサイトのトップリンクバー機能が裏では残っているだろうな、」と踏んで、クラシックサイトで使っていたトップリンクバーの編集リンクを思い出します。確か次の構文です。

https://<サイトのURL>/_layouts/15/topnav.aspx 

ということでこのURLにアクセスすると、見事、リンク先ページは生きており、やはりここに Top のリンクが配置されていました。次のように削除し無事解決!

ちなみに、ハブ構成にした場合のナビゲーションがこのリンク先で編集できるわけではないので、誤解なきようお願いします。また、このリンク先のトップリンクバーの編集ページはサイトの設定ページからも隠されているわけですから、積極的に利用するのは非推奨であり、モダンサイトでは使わないのが無難です(あくまで昔の名残ということで)。

たまたま、ハブ登録を解除したらリンクが残ったという場合の対応方法を書き残してみました。


[SharePoint Online 管理センター] バルク操作

SharePoint Online 管理センターでは徐々にエネルギー機能が充実してきています。最新機能ではアクティブサイトの一括編集ができるようになります。私の利用しているテナントでは既にこの機能がロールアウトされていますが、まだ機能が展開されていないテナントもあると思います。

複数サイトコレクションを選択したうえで、次の操作ができます。

  • 共有設定
  • 削除
  • ハブサイトの関連付け

2019-06-07_14-07-05

 

 


SharePoint Conference 2019 始まる

2019年5月21日から23日までの日程で Las Vegas にて SharePoint Conference 2019 が始まりました。SharePoint に特化したセッションばかりの3日間です。今年は幸い現地にて参加しています。

SharePoint Conference は最初は Microsoft 主催でシアトルで開催されていましたが、それが Las Vegas 開催へと発展し、しばらくの間は Mandalay Bay (ホテル名)で行われていました。その後、SharePoint 以外も含めた Microsoft Ignite へと吸収されてしばらく開催がなくなってしまいます。しかし、2018 年から Microsoft 協賛の North America でのコミュニティイベントという形で復活しました。ですから、純然たる Microsoft のカンファレンスというわけではありません。登壇者も Microsoft の社員は勿論、Microsoft MVP などが担当します。現場視点での興味深いセッションも多く見られるというのが非常に特徴的です。

SharePoint Conference 2019 は、MGM Grand Conference Center で開催されています。

セッション数は SharePoint 関連だけで(Teams や Stream, PowerApps/Microsoft Flow なども含む)  200 以上。国内ではとてもこれだけの情報量はでてきません。

 

SharePoint Virtual Summit

さて、Keynote や主要なセッションについては SharePoint Virtual Summit として下記のURLから On-demand でどなたでも閲覧できます。

https://www.microsoft.com/en-us/spvs

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最新情報

その他のセッションは基本的には現地でしか見られません。とはいえ、SNS の恩恵により、現地にいなくても、息つく間もなく、このカンファレンスから発信される情報を拾えるので、便利な世の中になったものです。

ということで SharePoint Confernce 2019 (#SPC19) から発信された主だった最新情報を Twitter から引用してまとめておきましょう。日本語に訳している時間がないほどの情報量です。自分が発信したものだけでなく、他の方々もスライド部分を Twitter で公開しているので、それも含めます。

ちなみに、この記事を書いているのは 2日目が終了時点です(それでもすごいボリューム)。最終日にまとめていると、帰国の準備だなんだでバタバタするので、先にわかっている範囲でまとめます。追加があれば、改めて記事を書きます。

そしてまだモダンサイトをしっかりと勉強できていない方がいれば、これを機会に早めに取り組んでいってください。時間がたてばたつほど新たに覚えることが増える一方です。特にオンプレミス環境とは雲泥の差で、差は広がるばかり。。。

チームワーク全般

SharePoint Home site 

SharePoint Home sites っていうのが出てきます。

ポータル機能

近日中に利用できる機能としては Vertical Section 、コンテンツのコピー&ペースト、Webパーツとセクションの複製などが注目です。今年の後半はニュースやページのスケジュール公開がやはり根強い期待感があるところでしょうか。

イントラネットのデザイン周り

ハブの数が 100 から一気に 2,000 に拡大されるのが一番のポイントです。

SharePoint チームサイトとビジネスアプリ

個人的に注目しているのは サイトをサイトデザインに抽出できるようになる部分です。サイトのテンプレート化ができる。また、カードベースのリストビューというのも気になります。さらに、PowerApps Forms がゲストアクセスできる (リストのフォームの方だと思います。このセッションも参加できなかったので、詳細は確認できていません)!

SharePoint リストとライブラリ

OneDrive for Business のRoadmap

機能が盛りだくさん過ぎます。

Teams 内のチームの「ファイル」タブ

ファイルタブの中身が SharePoint のドキュメントライブラリとほぼ同等に使えるようになります(もともと実体は SharePoint ではあるのですが)。

Microsoft Teams を活用するためのエチケット

当該セッションには参加していないのですが(参加したいセッションが複数被るため)、コンパクトに分かりやすく infographics にまとめてくださっています。素晴らしい。

SharePoint 開発

SharePoint Framework に関するロードマップ。

Microsoft Search

去年からパブリックプレビューが始まり、先日 GA となった Microsoft Search です。SharePoint を含め検索機能は今後 Microsoft Search がベースになります。そして、今後は機能が結構増えそう。

Microsoft Search では今後 コネクターが用意される予定となっており、オンプレミスの共有フォルダー検索もこれで対応できるようになるとのこと。

 

SharePoint ECM 

Microsoft Stream roadmap

個人的に気になるところは Screen recording 、 External video sharing, Microsoft Search integration。Stream上のビデオって、意外とまだ Stream内からしか検索できません。ですから、Delve からも対象外となっている(内部的に検索機能を使っているので)。

サイトスクリプト

サイトスクリプトも新機能が続々登場される予定。

Yammer の Question and Answer 機能

Yammer に質問と回答の機能が追加されます。Live Events 内でも利用できます。

 

Yammer の新機能

 

Microsoft Flow に SharePoint 関連機能が追加

ようやくファイルのチェックイン/チェックアウト、権限設定などができるようになるようです。

サイトコレクションのURLが SharePoint Online 管理センターから変更できる

この機能は既に Target Release テナントから順次展開されていて、私が利用しているテナントでも利用できるようになっています。URLを変更しても旧URLから新しいURLへリダイレクトしてくれる機能も備えています。

Microsoft Kaizala

Teams とよく似たイメージの Kaizala。その違いを、またまた infographics にしてくださっています。すごくわかりやすい!