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[SharePoint Online] リストやライブラリの新機能 (Feb 2020)

今日確認できているだけで、結構な数の新機能が展開されてきています。対象リリースのテナントには順次ロールアウトされている模様です。

まずは、ビューの書式はこれまでJSONを記述する必要がありましたが、新しい簡易設定として「交互の行のスタイル」という設定ができるようになりました。

試しに列の書式と一緒に使ってみましたが、キチンと両方が反映されるようになっています。

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それから、リストおよびライブラリのフォームも、列の表示・非表示や順番の入れ替えも簡単に行えるようになっています。

こういった操作の簡単さになれると、本当にクラシックなSharePointサイトには戻れませんね。


[SharePoint Online] リストやライブラリの新機能 (Feb 2020)

今日確認できているだけで、結構な数の新機能が展開されてきています。対象リリースのテナントには順次ロールアウトされている模様です。

まずは、ビューの書式はこれまでJSONを記述する必要がありましたが、新しい簡易設定として「交互の行のスタイル」という設定ができるようになりました。

試しに列の書式と一緒に使ってみましたが、キチンと両方が反映されるようになっています。

2020-02-05_22-32-25

それから、リストおよびライブラリのフォームも、列の表示・非表示や順番の入れ替えも簡単に行えるようになっています。

こういった操作の簡単さになれると、本当にクラシックなSharePointサイトには戻れませんね。


[SharePoint Online] ページの更新履歴をビジュアル確認する

SharePoint Online のサイトページやニュースは更新履歴をビジュアル確認できるようになりました(この機能は現在ロールアウト中)。

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操作などの詳しくは下記のビデオを参照してください(音声なし)。

ビデオを見るとわかりますが、どの部分をどのように変更したかがビジュアル的にもひと目で分かりやすくなっています(Wordの変更履歴に似ている)。

次に展開される予定の多言語対応の機能でもこの機能が応用されることになっています。一つ段階が進んだとみていいでしょう。現在開発中にの多言語対応の機能は昔はバリエーションと呼んでいた機能の後継にあたります。新しい多言語機能がどの程度使いやすくなったのか、ロールアウトされるのが待ち遠しいです。


[SharePoint Online] サイトの利用状況について

SharePoint Online ではモダンサイトになっていれば、一般ユーザー(閲覧権限があれば)でもサイトの利用状況が閲覧できます。

改めて詳細を確認すると、見落としている点もいくつかあったので、備忘録を含めまとめておきました。

除外される拡張子

いくつかのファイル拡張子はレポートから除外されています(外部ユーザーとの共有レポートは除く)。具体的には以下の通りで、画像ファイルやスタイルシートが主です。

  • jpg, png, js, css, gif, jpg5_1, jpeg, one, onepkg, onetoc2, spcolor, sptheme, spfont, eot, ico, onebin, svg, woff, woff2, xsl

このサイトの利用状況が最新になったのは 2018年2月からとなっていて、比較的最近と言えば最近です。なおゲストユーザーおよび匿名ユーザーの閲覧や訪問数が含まれるようになったのは、2019年3月以降となっています。こちらは、まだ1年経っていませんね。

ユニーク閲覧者とサイト訪問数

モダンサイトのニーズが高まっては来ているものの、モダンサイトにアクセスしたことがない方も少なくないと思います。まず画面上部ではユニーク閲覧者とサイトの訪問数を確認できます。それぞれ最近7日間、30日、90日の3つのトレンドが確認できるようになっています。

ユニーク閲覧者では何人がアクセスしているかを把握できます(一人で何回もアクセスするのは含まない)。一方のサイトの訪問数は単純に閲覧数です。同一のユーザーが複数回アクセスした場合にもカウントされます。

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いずれも、ページ、ドキュメントおよびニュースの閲覧数です。リストアイテムは含みません。

サイトのトラフィック

1時間ごとのアクセストレンドを表示します。色が濃いほどアクセス頻度が高い時間帯であることが分かります。

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一般的なプラットフォーム

英語では Popular Platform です。基本的にはデスクトップ、モバイルWeb, モバイルアプリ、タブレットの4種類のうちどれがよく利用されているかが分かります。いずれにも該当しない場合はその他というカテゴリも用意されています。

このレポートは "User Agent" ヘッダーをもとに生成されているとのことで、Microsoft のルールで4つに分類しているようです。ただし、「その他」と判定された場合は、具体的にどの User Agent ヘッダーだったのかといった情報は入手できないため、あくまでも全体的な傾向を把握する程度にとどめるのがよさそうです。

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人気のコンテンツ

最近一週間のうち、他にもユニーク訪問者が多いコンテンツや参照回数の多いコンテンツがTop10で表示されます。

 

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一番最下部には去年後半に追加された「外部ユーザーとの共有」があります。社外ユーザーに共有しているファイルがあれば、それを CSVへエクスポートしてみることも可能です。エスポートできるのは、こちらも直近の90日分までです。次のような属性が含まれます。

  • リソースパス、アイテムの種類、アクセス許可、ユーザー名、ユーザーEmail、ユーザーはまたはグループの酒類、Link ID, Link Type, AccessViaLinkID

いずれにしても言えることは、リストはこうした利用状況分析には含まれないということ。ドキュメントライブラリまたはサイトページが対象です。

クラシックサイトで「お知らせ」リストを掲示板として利用してきたところは、利用状況の分析をする意味でも「ニュース」機能に置き換えていくことを考えてみましょう。

[参考]

View usage data for your SharePoint site

 


[SharePoint Online] ルートサイトの置き換え

SharePoint Online ではルートサイト を任意のコミュニケーションサイトに入れ替えられるようになっています。

ルートサイトとは、たとえば、contoso.com というドメインの場合は、https://contoso.sharepoint.com がルートサイトです。このルートサイトは Office 365 テナント契約時に SharePoint Online 側に自動的に用意されるサイトであり、クラシックなチームサイトが作られます。ですが、モダンサイト化を行う際には本来はコミュニケーションサイトで作り直したい。こうしたニーズにこたえるため、ルートサイトのURLを別のサイトと入れ替えることができるようになっているのです。

入れ替えを行う場合の注意事項などは下記の記事を参照してください。

Modernize your root site - SharePoint Online

When SharePoint is set up for an organization, a root (or top-level) site is created. Before April 2019, the site was created as a classic team site. Now, a communication site is set up as the root site for new organizations.

さて、この入れかえ機能は最初に PowerShell コマンドが用意されました。Invoke-SPOSiteSwapというコマンドです。コマンドの詳細は下記に掲載されています。

https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/sharepoint-online/invoke-spositeswap?view=sharepoint-ps

とはいえ、PowerShellに慣れていないと少し不安があるもの(管理者は慣れるべきではありますが)。そこで、GUI ベースの設定も用意されています。具体的にはSharePoint Online 管理センター(新しい方)で操作します。2019年12月末時点では私の利用しているテナントにはこの機能はまだ Rollout されていませんでしたが、2020年2月2日現在、利用できるようになっていました。私が管理しているテナントは ターゲットリリースのテナントであるため、テナントによってはまだ利用できない可能性があります。

使い方ですが、「サイト」> 「アクティブなサイト」から置き換えたいルートサイトのサイトを選択し、コマンドメニューから[サイトの置き換え]をクリックします。

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すると次のような画面が表示されます。入れ替えたいコミュニケーションサイトのURLを指定します。

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さて、このとき気を付けるべきは元のサイトのURLがどのように置き換わるかです。スクリーンショットにあるように /sites/archive-日付 という形式のURLに変更されます。どうやら SharePoint Online 管理センターから操作する場合は変更後の URL を指定する手段が用意されておらず、既定値を受け入れるだけになているようです。ちなみに、PowerShellの場合は、任意のURLに変更できるため覚えやすいURLに設定できます。

操作方法の簡単さは SharePoint Online 管理センターが上回りますが、PowerShell をつかった方が柔軟性はあります。SharePoint Online の本格利用がこれからでルートサイトには殆どコンテンツがない場合は SharePoint Online 管理センター を使うほうがよいでしょう。ですが、既に利用しており、ユーザーが元のサイトのコンテンツにアクセスする必要性があるような場合は覚えやすいURLに越したことはありません。先々の運用をにらんで手段を選ぶようにしたいですね。