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SharePoint ユーザー必見! Microsoft Lists 登場

Microsoft の開発者向けイベントである「 Build 2020 」にて新たに「Microsoft Lists (リスト) 」が 発表されました。

この Microsoft Lists は SharePoint がベースになっており、 Microsoft 365 アプリの一つとして提供されます。

Microsoft Lists とは?

Microsoft Lists は次のように説明されています。

Your smart information tracking app in Microsoft 365

直訳すれば「Microsoft 365 内で動作する賢い情報追跡アプリ」といったところでしょう。

SharePoint には現在も "リスト" という機能が用意されており、多くの方が簡易データベースとしていろいろな用途で利用してきました。

Microsoft Lists は、平たく言えば、これをもっとビジネスシーンに沿って使いやすくしたものです。これがあれば、多くの場合 SharePoint リストではなくMicrosoft Lists を使った方がよいということになりそうです。

Microsoft Lists のコンセプト ビデオが YouTube に公開されています。楽しそうな音楽とともに発信されるメッセージはわくわくするような雰囲気ですが、残念ながらこれだけでは、あまりよくわからないでしょう。

そこで、もう一つのビデオを紹介しましょう。こちらはより具体的に説明しています。

といっても、ビデオを長々とみている時間がないという方もいらっしゃるでしょう。

そこでこのビデオから重要な部分をかいつまんでおきます。かいつまむ割には長いですが(笑)。

まずは見た目からアプリのイメージをつかもう

ビデオの冒頭ではソフトウェア開発を題材にしたIssue Tracker (課題管理)リストを説明していますが、次のような表形式であり、カラフルでアイコンなども充実しているようです。この見た目、日本人好みだと思いませんか?

画面の上の部分の操作コマンドを見ると、SharePoint リストとほぼ同じといったところ。リストの操作に慣れていれば、すぐに使えそうです。

First Look -1

次はこのリストから Event Itinerary (イベントの日程表) を作成したところであり、カレンダー形式で表示されています。ここは重要ですね。また後程説明しますが、このアプリはMicrosoft Teams上でも利用できます。そもそもSharePoint もカレンダー機能がレスポンシブ対応になっておらず、なかなかうまいソリューションがなかったのですが、これがあればカレンダーを Teams 上からも利用できるということです。

First Look -2

さらにこのリストからカード形式の見た目も作成できる。この例ではAsset Manager 、つまり資産管理をするために必要な情報をビジュアルな画像とともに表示しています。

First Look -3

既に紹介したように Microsoft Teams のチーム内の各チャネルにタブとして Microsoft Lists を追加できます。

First Look -4

とここまでが、画面イメージの説明です。

作り方は? 

Office 365 アプリランチャー内に Microsoft Lists へアクセスするアイコンが用意されるそうです。これをクリックするとたどり着くのが次の画面。

これが Microsoft Lists のホームページと呼ばれるもの。

First Look -5

画面上部の「Create new list」をクリックすると新規にリストが作成できます。

First Look -6

次の4つから作れるようで、この辺はSharePointリストと同じです。

  • 空白リストから
  • Excel から
  • 既存リストから
  • テンプレートから

※裏ではSharePointサイト内にリストが作成されることになるのですが、ユーザーにはそれを意識させない作りになっているようです。

ビデオ内では Event itinerary リストテンプレートを選択してみたところを紹介しています。サンプルデータとともにどんなリストが作れるのかを確認してから作成できるようになっています。一見すると、このまま社内研修の一覧などに使えそうです。

First Look - 7

リストを作成する際には次の項目を指定しています。

First Look -8

  • リスト名
  • リストの説明
  • アイコンの背景色
  • アイコン
  • 保存先

保存先は My lists と Microsoft 365 グループに接続されたチームサイトのいずれかを選ぶことになります。My lists は個人利用のための場所であり、OneDrive for Business と同じような使い方になりそうです。あとから必要があれば、他のメンバーと共有できるとのこと。

アイテムの追加や編集は SharePoint リストの「クイック編集」とほぼ同じですね。メニューを見ても「Exit quick edit」とありますし。

First Look -9

SharePoint リストと同じくビューも持っています。ただし、リストと大きく違うのは「Autofit height」があること。これを選ぶと、フィールドに収まり切れない説明部分が折り返し表示になり、各行の高さが自動的に調整されます。Excel のセルの折り返しと同じようなものですね。モダンリストを使っている方の中には、これをするために今は、列の書式をわざわざ書いている方も少なくないでしょう。

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そしてベースが SharePoint なので、SharePoint リストと同じく列の書式、ビューの書式も使えます。

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SharePoint リストと違うのがコメントですね。アイテムごとにコメントできる! これは SharePoint リストには今のところありません。

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それからリストに対して素早く「ルール」を作れる。ルールにより、列の値が変わったら、アイテムが作成されたら、といった条件で誰かに通知を送信できます。これは SharePoint リストの「通知」設定の進化版といったところでしょう。

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First Look - 16

一つのリストに対して複数のルールが指定できます。

First Look - 17

カード形式のビューもデザイナーツールが用意されているため、JSONなど書く必要がなく、誰でも手軽に構成できます。とはいえ、画面下部には Advanced mode リンクがあるので、従来のビューの書式同様にJSONも書けるようですね。

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そして、クラシックリストの時と同様に「カレンダー」ビューが作れる!!

First Look - 20

Teams 連携!

Microsoft Teams 内に追加することによる利点も 見逃せません。
まず、アイテムの表示フォームは独自に作れるということ。それから、アイテムごとに会話がつながっていくということですね。この点は現在のSharePointリストと Teams の連携ではリスト単位での会話のつながりになってしまうのですが、アイテム単位で会話がつながるというのは強力です。

First Look - 21

Power Platform 連携!

SharePoint リストと同様に Power Apps や Power Automate と組み合わせた利用もできるそうです。

モバイルでも使える!

Microsoft Lists はモバイルアプリとして iOS および Android でも利用できます。リストの作成から閲覧、アイテムの追加、編集まで!

特に、閲覧部分はうまい具合にヌルヌルっと横にスクロールしていますね。これは実際にビデオで確認してみてください。

First Look - 23

First Look - 23

補足

ここで、Microsoft Tech Community で発表された内容も加味しておきましょう。

Microsoft Lists は SharePoint リストを包括するとのこと。Microsoft Lists のストア先はSharePointサイトとなっているため、SharePointチームサイトから直接アクセスすることも可能だということです。

Templates_ Event itinerary - in SP-team-site

もっと知りたい方への情報リソース

Microsoft Lists 情報リソースは次のリンク先にあります。

http://aka.ms/MicrosoftLists

いつから使えるのか? 

さてこの機能いつから使えるのか? ということですが、Microsoft 365 Roadmap を見ると、リリース時期が June CY2020 となっています。もうすぐといいたいところですが、いつも通り対象リリースから順次ロールアウトしていくことになるでしょうし、Tech Communityの記事でも夏の終わりごろまでに利用可能になるとのこと。モバイルは年末までに利用できるようにするみたいですが、ロードマップには iOS用のモバイルアプリは既に追加されています。

ちなみに、2020年5月19日付で In Development ステータスとして新たに追加されたのが次の機能群です。まずはこれらの機能から展開されていくということです。

Roadmap

最後に独り言

早く利用できるようになって、もっと仕組みを知りたいところです。

さあて、本格的に使えるようになったら、SharePoint の研修内容を組みなおしていかないといけないなぁ... SharePoint リストとの違いと使い分けがポイントになりそうです。

関連情報


[SharePoint Online] ナビゲーション上での対象ユーザー指定(audience targeting)

SharePoint モダンサイトのナビゲーション上で対象ユーザーが設定できるようになりました。

ロールアウト状況

この機能は 2020年4月以降、テナントが対象リリース指定となっている場合に段階的にロールアウトされます。そのため、この機能がまだ利用できない可能性があるので注意してください。

対象ユーザー設定とは?

対象ユーザー指定はクラシックのSharePoint サイトを管理したことがある方にはおなじみの機能であり、特定のグループメンバーにのみナビゲーションを表示するという設定です。

この機能はクラシックサイトの場合は発行インフラストラクチャー機能をアクティブ化している場合に利用可能だったのですが、モダンサイトにはこの設定がしばらく対応してなかったのですが、ここにきてようやく実装されることになりました。ちなみに、モダンサイトの場合は前述の発行インフラストラクチャー機能のアクティブ化は不要であり、何もしなくても利用できます。

この設定を行えるのはサイトの所有者のみであることに注意しましょう。

設定方法

ナビゲーションの「編集」をクリックすると下部に「サイト ナビゲーションの対象ユーザー設定の有効化」というトグルが表示されます。この機能をオンにすることで、各ラベルやリンクに対して対象ユーザーを指定できるようになります。

Target Audience - 1

たとえば、「社外共有」というラベルに対象ユーザーを指定します。項目名は現在のところ「オーディエンス ターゲティング」となっています。ここで指定できるのは Microsoft 365 グループ(旧 Office 365 グループ)またはセキュリティグループです。ちなみに、グループに外部ユーザーが追加されている場合でも有効に動作します。

Target Audience - 3

このように設定することで、下記のように対象となったユーザーにはリンクが表示されますが、それ以外にはリンクの存在が非表示となります。

Target Audience - 6[対象になっているユーザーの場合]

Target Audience - 5 [対象外ユーザーの場合]

 

なお、この機能はサイトのアクセス権限設定と併用するものである点にも注意してください。

公式情報


[機能の廃止] SharePoint Designer 2013 でリスト用の新規フォームの作成ができなくなる

SharePoint Online ユーザーの方向けの情報です。

日本時間の2020/4/25 にMicrosoft 365 管理センターに下記の情報が届きました。

2020-04-27_12-45-38

要するにSharePoint Online 上では SharePoint Designer を使ってカスタムフォームの新規作成や編集ができなくなりますということ。

「SharePoint Designer の機能に影響する問題が見つかったんだけれど、慎重に調査した結果、この機能自体を無効化することを決めました。代わりに Power Apps を使うようしてください」ということですね。

UTC 時間の 2020年4月25日 3:00 AM に無効にするということなので、既に無効になっているはずです。

実際に試すと新規作成したフォームの保存時に「リストの変更内容をサーバーに保存できませんでした。」というメッセージが出て終了します。

Derpicated - new custom form using SPD2013

SharePoint Designer は現在サポートされていはますが、既にメインストリームの製品ではなくなっており、ここ数年で随分と使われなくなってきています。

Power Apps や Power Automate へ置き換えられるものは、積極的に置き換えていきたいですね。

※ 2020/4/29 更新※

4/29 付けで更新情報が届きました。カスタムフォームを新規に作成することだけが出来なくなるということで、既存のカスタムフォームは使えるとのこと。編集もできるということですね。したがってタイトルも変更しました。

  • 旧 : [機能の廃止] SharePoint Designer 2013 でリスト用の新規フォームの作成と編集ができなくなる
  • 新 : [機能の廃止] SharePoint Designer 2013 でリスト用の新規フォームの作成ができなくなる

メッセージセンターの原文も追記しておきます。

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Updated April 29, 2020: At present, we are investigating several possible scenarios for editing custom forms that may not be working as expected, while others are working. We will update this post as soon as we have more details.

We’ve identified an issue that affects SharePoint Designer functionality for creating custom Forms within SharePoint Online.

We identified a code issue with an Application Programming Interface (API) associated with creating new Forms through SharePoint Designer that could cause impact to data integrity. We’ve confirmed that no customers have been affected by the code issue; however, through careful analysis we’ve determined that any changes to fix the issue would likely impact other core service components. In order to maintain our data integrity standards we’ve expedited the deprecation of this feature effective as of 3:00 AM UTC on Saturday, April 25, 2020. This change only affects the action of creating new Forms and does not impact the ability to edit previously created Forms. Users who attempt to create new Forms within the Designer will be shown an error message.

After this change was made, users may have received the error: "Could not save the list changes to the server," when creating new Forms.

Creating Forms using SharePoint Designer is a legacy feature and we recommend users who were leveraging this functionality to now use PowerApps for this purpose. PowerApps is an easy and powerful tool that allows users operating in the SharePoint Online Modern experience to create and edit custom Forms for SharePoint lists and document libraries right from a browser window. PowerApps does not require traditional coding knowledge or any additional app downloads such as InfoPath.

*Note: SharePoint Online Classic users will need to temporarily switch to the Modern experience to access and utilize PowerApps; though, all custom Forms created in PowerApps are accessible by SharePoint Online Classic experience users.


Power Automate を使って SharePoint リスト管理する (非表示設定)

今回は SharePoint 開発経験者向けのお話。

Power Automate では SharePoint の REST APIが呼び出せます。

本題に入る前に少し状況の補足をしておきましょう。

クラシックサイトでは気軽に JavaScript を埋め込めていましたが、これにより管理者が把握できないスクリプトも溢れることになりました。さらには、何かするにも JavaScript を書く必要があるというのはエンドユーザーにとってはハードルが高い。サイロ化したスクリプトを管理下におけるよう、モダンサイトでは SharePoint Framework を使ってサイト管理者の管理下にあるスクリプトのみが実行できるように振る舞いが変わっています。またエンドユーザーでも手軽にアプリが作れるように Power Platform と SharePoint は連携できるようになっているわけです。

こうした背景から、今まで JSOM (JavaScript Object Model)ゃREST APIを JavaScript からアプローチを一部は Power Automate や Power Apps などに置き換えていく方向も考えていく必要があります。

そこで冒頭の話に戻ります。Power Automate では SharePoint REST API を呼び出せるので、これまで JSOM や REST API で培ってきた開発ノウハウを生かせる部分も多く存在します。

今回、ブログの題材は SharePoint Designer 2013 の持っていた機能の一部置き換えをしようという試みです。その一つがリストの表示・非表示。

補足説明

リストには Hidden 属性があり、SharePoint Designer では簡単にTrueもしくはFalseを切り替えられました。Hidden 属性が True となると「サイトコンテンツ」ページからリストは非表示になります(こういうリストを隠しリストと呼びます)。もちろん、URLは利用可能であるため、ユーザーが直接 URL をアクセスすれば従来通りリストにはアクセスできます。

さて、Power Automate などで処理している際にも、ユーザーには直接目につかないように隠しリストを作りたいというケースも少なくない。こうした処理を Power Apps と Power Automate で処理してやろうという話です。次のビデオでは実際の動作が確認できます。まだアプリは改善の余地はありますが、それは追々機能を拡充していく予定です。

このフローでのポイントは SharePoint コネクターの「SharePoint に HTTP要求を送信します」アクションを使うことです。今回は更新処理であるため POST します。また、リストのアップデートを行う必要があるわけですが、従来のようなページ上で JavaScript を実行するときとは異なり、X-REQUESTDIGEST の値を指定する必要はありません。

2020-04-23_12-20-11

さて利用したフローの全体画面を掲載しておきます。REST API に慣れている方は、このあたりは問題なく利用できるでしょう。

リストの表示非表示

 

AdobeStock_194043476対象者は SharePoint サイトの基本的な操作や用語が理解できている方で、Power Automate や Power Apps を使った業務改善などを検討している方です。

 


Microsoft Teams 内で Flow ボットを使って機密保持契約書を送付する

Microsoft Teams には Flow アプリを追加できるようになっています(テナントによっては不可になっていることもあります)。

Flow-Bot

このアプリ内ではフローの作成や管理はもちろん、自分と対話できるフローボットが利用できます。このフローボット自体 Power Automate を使って作成できます。

利用イメージがしやすいように、これを使って SharePoint に格納されている機密保持契約書を手軽に先方に送付するというシナリオをご紹介しましょう。このフローではTeamsのコネクターを使っていますが、いずれも現時点ではプレビューであり、フロー構築時にはいくつかの課題もあります。

構築方法については今回は深入りしませんが、まずはどんなことができるのかを知ってもらえれば、何か業務改善のヒントになることもあるのではないかと思っています。

詳しくはビデオを使って説明していますのでご覧ください。

基本的な flow bot の作り方はまた別の記事で紹介します。

【研修】SharePointユーザーのための Power Apps & Power Automate入門

AdobeStock_194043476対象者は SharePoint サイトの基本的な操作や用語が理解できている方で、Power Automate や Power Apps を使った業務改善などを検討している方です。