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SharePoint Online モダンサイトのナビゲーションリンクの挙動ルール

SharePoint Online モダンサイトでは、ナビゲーション部分のリンクにはクラシックサイトにあったような「別のタブで開く」といったオプション設定がありません。こうした指定をしなくても、一定のルールで同じタブで開いたり、別のタブで開いたりするようになっています。

ルールは次の通りです。

  • 同じテナント (同一サイトまたは別サイト)内のページまたはサイトへのリンク : 同じタブで開く
  • ドキュメントへのリンク (同一サイトまたは別サイト) : 新しいタブで開く
  • 外部サイトまたはドキュメントへのリンク : 新しいタブで開く

以上のようにルールが決まっているため、クラシックサイトのようにユーザーが別のタブで開くよう指定しなくても必要な時に新しいタブで開いてくれるわけです。ただ、試すと 2019年10月現在、コミュケーションサイトなどで利用できるメガメニューの2階層目に外部サイトのリンクを仮に配置してみた場合は同一サイトで開いてしまいます。もちろん2階層目はたいていが見出しの用途で作成するため URL 指定ではなく Headerとして指定すればこうした問題は起こりません。

本挙動については、詳しくは下記に書かれています。

最新の SharePoint 環境のナビゲーションの計画

サイトとページのナビゲーションに関する基本原則と優れた実践方法は、従来と最新の両方の SharePoint アーキテクチャに同様に適用できます。 The fundamental principles and good practices for site and page navigation are equally applicable to both classic and modern SharePoint architectures. ただし、ナビゲーションをHowever, your options for たとえば、従来の SharePoint サイトの階層 (サブサイトを含むサイト) で利用可能な「継承された」ナビゲーションのエクスペリエンスは最新のエクスペリエンスでは利用できませんが、For example, the "inherited" navigation experiences available in classic SharePoint site hierarchies (sites with subsites) are not available in the modern experience, but 実装するためのオプションは、サイトとイントラネットのフレームワークによって異なります。 implementing navigation differs based on the framework for your sites and intranet.

 


SharePoint スタートページのおすすめのリンク (Featured Links) を Deep Dive!

SharePoint Online の SharePoint スタートページにはおすすめのリンクを掲載できるようになっています。

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このリンクを編集できるのは SharePoint Onlineの管理者または Office 365 グローバル管理者です。

ところで、このリンク情報ってどこに格納されているのでしょう? それに権限はどこで管理されているのか? 色々と調べていると興味深い情報を下記のリンクに見つけました。

How do I edit the Featured Links on the new SharePoint home page?

このリンクの情報はルートサイトコレクションに関しリストとして作成されています。URLは以下の通りであり、隠しリストとなっているのでサイトコンテンツページなどからは通常だとたどることができません。ちなみに隠しリストとはリストの属性が Hidden=true に設定されているリストのことです。

https://[domain].sharepoint.com/Lists/SharePointHomeOrgLinks/AllItems.aspx

実際にアクセスしてみると次のようなリストが表示され、Priotiryや MobileAppVisible 属性を持っていることが分かります。

2019-10-05_12-50-46

気になるのはこのリストのアクセス権限設定です。確認すると次のように設定されています。

2019-10-05_12-52-28

リストに固有の権限がせってされており、見慣れない SharePoint グループが3つ用意されています。

  • SharePoint ホームの組織リンクの閲覧者
  • SharePoint ホームの組織リンクの管理者
  • SharePoint ホームの組織リンクの編集者

メンバー構成を確認してみましょう。まず SharePoint ホームの組織リンクの閲覧者グループには外部ユーザー以外のすべてのユーザーが追加されています。

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続いて SharePoint ホームの組織リンクの管理者グループと編集者グループにはおそらく SharePoint 管理者ロールだと思われるグループのSIDが見えます。

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こうした仕掛けでおすすめのリンクが管理されているんですね。

 

 


Office 365 Developer ブログラムに参加しよう! (無償でずっと使える)

SharePoint Framework 開発などに自分専用の Office 365 の開発環境が欲しいなぁと考えてる方も多くいらっしゃると思います。こうした方のために無償で利用できる Office 365 を提供してくれる開発者向けプログラムして Office 365 Developer プログラムがあります。このプログラムは 2019年4月に更新されており、以前はOffice 365 E3 相当を無償で1年限り使えるという内容だったのが、現在は条件付きで永久に利用できるようになっています。

Office 365 開発者プログラムに参加

Office 365 開発プログラムに、友人や同僚と一緒に参加しましょう。 Join your friends and colleagues in the Office 365 Developer Program. Office 365 開発者サブスクリプションを使用して、ソリューションをご自分の運用環境で独自に開発やテストを行います。 Use the Office 365 developer subscription to develop your solutions independent of your production environment. Microsoft Teams、Office アドイン、Microsoft Graph、SharePoint Framework、SharePoint アドイン、その他さまざまなソリューションを構築することができます。 You can build solutions for Microsoft Teams, Office Add-ins, Microsoft Graph, SharePoint Framework, SharePoint Add-ins, and more.

Office 365 Developer プログラムは開発者であればだれでも登録できます。登録しさえすれば、Office 365 の開発者サブスクリプションと25ユーザーライセンスが無料で使えます。Excel, Outlook, Word, PowerPointに対するアドイン開発や Microsoft Teams, Microsoft Graph などを用いたソリューション開発に利用できます。

ただし、提供される環境は英語のみとなっているので、念のため注意しましょう。

永久的に利用できる

サブスクリプションは90日間有効というのが原則ですが、有効期間中に開発アクティビティが確認されれば、さらに90日間延長されていきます。つまり90日ごとに永久的に更新できるようになっているのです。逆に90日以上、まったく開発などを行わず放置していれば、そのまま有効期限がきれてしまうということでもあります。

とはいえ、期限が切れてしまいサブスクリプションが削除されてしまったとしても新たにサブスクリプションに申し込めます。

なおアプリケーション開発以外の目的にこのサブスクリプションを使用すると、使用許諾契約違反となるので注意してください。

その他の FAQ は次のリンク先を参照してください。

Office 365 Developer Program FAQ

Office 365 E3 相当から E5 へ

さらに朗報があります。2019年8月29日にアナウンスされたのですが、従来 Office 365 E3 相当だったものが、E5 に変わります!!  Office 365 E3 機能に加え次の機能が利用できるとのこと。これから新規に登録する方は自動的に Office 365 E5が利用できます。

  • Advanced analytics with Power BI
  • Enterprise Mobility + Security (EMS) for compliance and information protection
  • Office 365 Advanced Threat Protection
  • Azure Active Directory for building advanced identity and access management solutions

既存の E3 機能を使っているプログラムメンバーも今後自動的に E5 に移行されるようです。詳しくは下記のリンク先を参照してください。

New Microsoft 365 E5 subscription with EMS now available for developers - Microsoft 365 Developer Blog

Starting this week, all new members of the Office 365 Developer Program (including Visual Studio Professional and Enterprise members) can sign up for a Microsoft 365 E5 developer subscription (Windows not included).

ということで、Office 365 開発者の方は Office 365 Developer プログラムを積極的に利用してみましょう!


[SharePoint] Organization Assets Library (組織のアセットライブラリ)

SharePoint Online では新機能として記事のタイトルにある Organization Assets Library が提供されています。Microsoft 365 Roadmap によると現在ロールアウト中となっているため、まだ利用できない組織もあると思いますのでご注意ください。

Microsoft 365 Roadmap (ID:33594)

Organization Assets Library とは何か?

組織のアセットライブラリは、サイトページを作成している際に画像などを利用したいときに使う設定です。実際に設定してみたのが下記の図です。画像WebパーツやファイルビューアーWebパーツなどに画像を指定する際に、下記のようなファイル選択画面が表示されますが、メニューに通常はない「所属している組織」が表示されていることが分かります。

2019-08-30_11-42-16

通常だと「最近使ったファイル」や「アップロード」、「サイト」などを選択すると思いますが、この機能を利用すれば組織が決めた特定のライブラリから画像などを素早く選択できます。たとえば、組織のロゴなどここにアップロードしておくとよいでしょう。

ただし、この機能はあくまでも SharePoint Online の管理者が設定するものであり、設定されていなければメニューは表示されません。

関連記事 : April 2019 Updates to SharePoint News

設定方法

設定には SharePoint Online の管理者が PowerShell を使って設定します。詳しくは下記に情報が公開されています。

組織のアセットライブラリを作成する

すべてのユーザーが使用できるように、写真やロゴなどの画像を一元的に保存および管理する必要がある組織では、1つ以上のドキュメントライブラリを "組織のアセットライブラリ" として指定できます。 If your organization needs to store and manage images like photos or logos centrally for all your users to use, you can specify one or more document libraries as an "organization assets library." これにより、ユーザーが SharePoint サイトやページを作成するときにこれらのアセットを簡単に追加できるようになります。 This makes it easier for users to add these assets when they create SharePoint sites and pages.

留意点

※2019/9/2 情報の誤りが分かったので訂正しました※

組織のアセットライブラリは任意のドキュメント ライブラリを指定できます。ただし、この機能を使うときにネックになるのが、利用したいサイトコレクションと同一サイトコレクション上にライブラリが存在しないということ。

当初、この機能が発表された時にはテナントワイドに利用できるライブラリを指定できるのかと思っていたのですが、そうではありません。SharePoint Hub サイトを構成している場合は、複数のサイトコレクションを寄せ集めて一塊にするわけです。そうなるとサイトコレクションごとにライブラリを指定しなくてはいけません。そして、そのライブラリに画像等をアップロードしなくてはいけない。つまり、運用方法を少し考えておかなくてはいけないということです。

しかも、組織のアセットライブラリは一つの組織当たり、30個までしか指定できないため、やみくもに指定していくわけにもいきません。

少なくとも SharePoint Hubごとに共通のライブラリが指定できれば便利がよいんですけどね。画像等へのリンク生成の部分で課題があるのかもしれません。サイトページのテンプレート化もサイトコレクションごとになっていますし、似たところが理由なのかもしれません。

とはいえ、これまでなかった初の機能で、本格利用もこれからというところ。UserVoice 等で改善案を提案しておくのがよさそうです。

当初の予想どおりで正解でした。設定したライブラリはテナントワイドで利用できます。最初に検証したときには結果か指定する組織のアセットライブラリは同一サイトコレクションでないといけないと思っていたのは、どうも最初にこの設定が有効になるタイミングのせいだったようです。組織のアセットとして指定したサイトコレクションが最初に反映されるのですが、それでも24時間以上掛かりました。その時点で確認したときには、他のサイトコレクションには反映されていなかったのです。そのため、同一サイトコレクションだけかぁ。。。と思ったのですが、3日ほどたつと他のサイトコレクションでも利用できるようになっていることを確認しました。公式ドキュメントには反映するまでの時間の目安が書かれておらず、結果的に勇み足の記事となってしまいました。

ということで、留意点は組織のアセットライブラリは任意のサイトコレクションを指定できるものの、指定できるサイトコレクションは組織で1つのみ。そのサイトコレクションに複数のライブラリを用意し、それぞれ組織のアセットライブラリとして指定できる。ただし、最大で30個まで。ですから、このライブラリは組織のロゴ用とか、このライブラリは製品ロゴ用とか、いくつか用途別に用意できそうです。組織のアセットライブラリをホストする専用サイトコレクションを作成して、ライブラリに対するアクセス権限を適切に設定し(大抵は全社員に公開するのでしょうけれど)、SharePoint Onlineの管理者がそのライブラリをコツコツとPowerShellで組織のアセットとして登録することなります。そして、2,3日寝かせるというのがコツですね。


[SharePoint Online] ニュースやページに対する対象ユーザーの設定がいよいよ利用可能に!

私が利用している Office 365 テナント(対象リリース設定済み) では、SharePoint Online のモダンサイトにいよいよ「対象ユーザー(audience targeting)」機能がロールアウトされてきました。


[参考] Office 365 Roadmap | Target content to specific audiences

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/roadmap?filters=SharePoint&searchterms=News%2C%26%2Cpage%2Ctargeting


2019年4月末からロールアウト開始とされていたのですが、私の利用しているテナントでは 7月11日から利用できるようになったので3か月ほどかかったことになります。他のテナントはもう少しかかる可能性があります。

対象ユーザー設定とは?

対象ユーザー設定というと、もともとオンプレミスの SharePoint サイトでは利用されてきた機能でもあるため経験者にとってはなじみのある機能でしょう。

では、少し SharePoint の歴史を遡ってみましょう。

SharePoint Server 2007 より前の製品では現在のようなアクセス権限の概念がなく、簡単に言うと、コンテンツの表示・非表示のみをコントロールしていました。今のように誰が書き込めて、誰が承認出来て、誰がダウンロードできて、、、というようなコンテンツごとの詳細な設定はなかった。そのため「誰に表示するのか」を指定するのに使っていたのが対象ユーザーという仕組みです。SharePoint 2007 以降は現在の SharePoint Online にも引き継がれているアクセス権限の概念が登場したことで、より詳細な権限管理ができるようになり、対象ユーザーを利用する場面は極端に少なくなりました。そのためクラシック SharePoint サイトではWebパーツとナビゲーション設定で使う程度です。

と、ここまで歴史的な流れを見てきたところで重要なポイントを見逃してはいけません。それは「対象ユーザー設定というのはセキュリティ設定ではない」ということ。

情報を秘匿する必要があればアクセス権限を設定するというのは従来通り変わりません。たとえばコンテンツを検索すれば、アクセス権限設定に基づいた条件でコンテンツが検索されることになっています。したがって対象ユーザーとはフィルター機能の一種であり、「このコンテンツは特定のユーザーにしか関係がないから、見えても構わないのだけれど、他の大事な情報が埋もれないように見えないようにしておこう」という発想のもと使うものです。

モダンサイトでの対象ユーザー設定

モダンサイトでも対象ユーザーが使えるようになりました! タイトルに記載した通りサイトぺージおよびニュースを対象にするというシナリオが最もニーズがあるところでしょう。なお、ヘルプを読むとあらゆるファイルがこの機能の適用対象となってはいるのですが、アクセス権限設定とは別に対象ユーザー設定をすべてのファイルに対して設定するというのは、ニーズの洗い出しが広範囲になりすぎてしまうため、最初は「ニュース」に絞った方がよさそうです。

繰り返しになりますがモダンサイトであっても、従来の対象ユーザーの考え方と同じくフィルター設定です。「閲覧しようと思えばできるが、関係があるのは特定のユーザーたちなので、その人たち向けに配信する」というスタンスに変わりありません。ですから、対象ユーザーを設定する前に目的のユーザーが最低限、閲覧アクセス許可レベルを付与されている必要があります。

ページ単位の設定

設定手順ですが、まず各サイトの「サイトのページ」にアクセスします。サイトのページ ライブラリの設定にアクセスし、「全般管理」セクションにある「対象ユーザーの設定」をクリックします。

SitePage - Audience 1

既定では対象ユーザーの機能がオフになっているため、「対象ユーザー設定の有効化」のチェックボックスをオンにし、[OK]をクリックします。

SitePage - Audience 2

なお、上記スクリーンショットの説明にあるように、対象ユーザーとして指定できるのは次のグループです。

  • Office 365 グループ
  • Azure Active Directory グループ (動的メンバーシップも対応している)

したがって、対象ユーザーを設定する際には、個々人を By Name で指定するのではなくグループとして指定することになるため注意してください。

さて、ここまで設定ができると「サイトのページ」ライブラリには「対象ユーザー」列が自動的に用意されます。ページごとに公開対象となるグループを「対象ユーザー」列に指定します。

SitePage - Audience 3

この設定を毎回するのは大変ですが、既存ページをコピーしたりテンプレート化すれば、作業は軽減されるはずです。

なお、ニュースを表示した状態でも「対象ユーザー」は設定できます。ページを編集した状態で「ページの詳細」をクリックするとプロパティが表示されます。

※【重要】対象ユーザー設定時のコツ※

どうも、現在のところ、対象ユーザー設定時にはコツがいるようです。メールアドレスなどを入力するとグループ名の候補が表示されますが、これをマウスで選択しても、うまく選択されません。候補は無視して Enter キーを押下して確定するとうまく設定できます。

Webパーツ側の設定

さて、ここまでで設定が終われば、あとはWebパーツ側の設定をするだけです。対象ユーザーに対応しているのは「強調表示されたコンテンツ(Highlighted content)」と「ニュース」Webパーツの2つです。それぞれ、フィルターなどのセクションに「対象ユーザーを有効化」という設定があるため、これをオンにします。これによって不必要にすべてのニュースが表示されないように抑制してくれます。

SitePage - Audience 4

 

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