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PowerPoint スライドの再利用 (SharePoint & Microsoft Search)

新たにプレゼン資料などを PowerPoint で作成するときに、過去のスライドを一部流用したいことというのは結構あると思います。

最新の PowerPoint のデスクトップ版を使えば、スライドを簡単に探せるので便利で、私のテキスト開発の業務では手放せません。具体的には次のような操作で手軽にファイルを検索しスライドを挿入できます。

ここで一役買っているのが、Microsoft Search 。Microsoft Search は AI などのインテリジェント機能を使い、Microsoft 365 全体の情報を素早く検索するための仕組みです。ユーザーは意識しなくても、検索時にはあちこちでこの仕組みが使われているため、いつの間にかその恩恵にあずかっていることになります。

Microsoft 365 内のSharePoint および OneDrive に格納しているファイルを PowerPoint アプリケーション内から素早く検索し、プレビューし、必要があればそのままスライドを追加できるようになっています。

実はこうした試みは Office SharePoint Server 2007から考えられており、当時は「スライド ライブラリ」というのもがあり、デスクトップ版の PowerPointからこのライブラリを参照できるようになっていました。現在と同じようにスライドをプレビューで閲覧できてもいたのですが、当時は技術的な課題もあり、表示の遅さなど含めて、そこまで大きく普及するところまではいかなかったように思います。まぁ、今は COVID-19の影響で Microsoft Teamsの導入も一気に進み、SharePoint が多くの方に身近になっているので、当時とは SharePoint の普及状況も段違いに違っていたので、スライドの再利用といっても、そこにたどり着くまでのハードルも多く存在していました。

またPowerPoint 自体にもスライドの再利用機能は用意されてきており、「PowerPoint スライド 再利用」といったキーワードでネットで検索すれば、様々な Tips が見つかります。公式情報は下記の通り。

別のプレゼンテーションのスライドを再利用する (インポート)

ですが、Microsoft 365 Apps の PowerPoint (for Microsoft 365)は従来に比べて検索性がよいというのが大きなメリットです。

Word, Excel, PowerPoint に Microsoft Search が統合されてきています。この利点は、現在作業しているところからほとんど移動せずに必要な情報を探せることです。ファイルの格納場所を意識せずにキーワードで検索できて、別のファイルを別途開かなくてもその場でさっと閲覧できる。ほかのファイルを探すのに、画面を切り替えたりといろいろな操作をするとそれだけでも「思考」が途切れがちです。せっかくのアイディアも、余分な作業に時間がとられることではかどらないことも。

そういう意味では、こうした機能が進化することは喜ばしいことだと思います。

情報は再利用しよう!

SharePoint でのファイル管理についてのご相談を受けることが多いのですが、どうも一つ観点として抜けがちなのが「ファイルを再利用する」ということ。ただ格納して終わりとなるものもあるでしょうが、ファイルにはノウハウ、ナレッジが詰まっています。これをできる限り、関係者の目に触れるようにし、折を見て再利用できることが大切です。

ファイルサーバーが主力の時代は、ファイルを組織単位でフォルダーにしまい込むことで、アクセス権限を設定して流出しないことに注力してきたところがあると思いますが、フォルダー構造だけでの管理では探しにくさが付いて回ってました。そうした難点を SharePoint は少しでも打破しようと色々と機能が考えられ続けています。

組織の一人一人が生産する情報は会社の宝の一つ。

それを効率よく共有して、それぞれのナレッジを豊かにしていけるようなファイル管理の視点が大切だと思います。従来からあるファイル管理の仕組みは抜本的に見直す時期に来ていますし、検索の仕組みも技術の進歩により以前にも増して使いやすくなってきています。こうした新しい技術を学び、うまく取り入れた管理も考えてみてはいかがでしょうか?

なお、弊社では Microsoft 365 の検索の仕組みをきちんと理解するためのコースをご用意しています。こうした研修なども是非ご活用ください。

 

AdobeStock_194043476 Microsoft 365 上で提供されている検索のしくみを体系的に学び 適材適所で素早く必要な情報を得られるようになります。

 


Microsoft リスト アプリ in Microsoft Teams が GA !

表題にある通り Microsoft Teams 内で Microsoft リスト アプリが利用できるようになりました!

詳しくは下記のリンク先に公開されています。

Microsoft Lists in Microsoft Teams is now generally available

使い方

任意のチームのチャネルのタブに Microsoft リストが追加できるようになっています。

タブとして追加 - 1

👇操作感は次の通りです。

タブとして追加すると次の2つの選択肢が表示されます。

  • リストの作成
  • 既存のリストを追加

タブとして追加 - 2

既存のリストを追加する場合は SharePoint サイト(チームに紐づくサイトも含む)に作成したリストのみが追加できます。Microsoft リストは個人用に作成できますが(OneDrive for Business でホスト)、これはタブとしては追加できません。

タブとして追加 - 3

新規に作成する場合は、通常の Microsoft リストと同じ次の4つのオプションがあります。

  • 空白のリスト
  • Excelから
  • 既存のリストから
  • テンプレートから

タブとして追加 - 4

このテンプレートは、Teams 内でアプリとして追加するときにだけ次の3つのテンプレートが追加されています。

  • 患者
  • ローン
  • インシデント

タブとして追加 - 5

「患者」は医療機関ですぐ使えるように用意されているテンプレートです。

さて、出張申請を試しに追加してみました。一覧表示は Microsoft リスト 単独アプリと変わりません。

タブとして追加 - 6

しかし、アイテムの新規追加および編集のフォームが通常とは異なります。下記は新規作成画面です。

タブとして追加 - 7

アイテムを登録後はアイテムをクリックすると表示フォームが表示されますが、ここで「会話」ができます。チームメンバーとこのアイテムに関して対話できるというのが新しいところです。

タブとして追加 - 8

ちなみに、会話は「投稿」タブに集約され、ここから各アイテムへのリンクを開くこともできます。

あとは、表示フォームの項目の表示順も手軽に変更できますし、SharePoint リストと同様に列の表示非表示をコントロールする「条件式」も書けます。

ただし、列の選択肢の項目を変更するなどしたい場合は、SharePoint 側から操作する必要があります。ためしに航空会社の選択肢や運賃などを変更しみましょう。

以上が今現在の操作感です。

なお、リスト上でのすべての操作は監査されており、セキュリティおよびコンプライアンスセンターの監査ログ上で利用できるようになっているとのこと。通常の SharePoint のリストのアクティビティと同様に監査できているということですね。

試しに操作してみたい方向けにインタラクティブなデモサイトも用意されています。

Create a list in Microsoft Teams

List in Teams - Click thru

今後、いろいろな機能がアップデートされていくはずですので、楽しみですね。

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勉強会登壇のお知らせ( LogicFlow-ja) - 2020/8/29 開催

下記日程で開催される LogicFlow-ja コミュニティ主催のイベントで登壇いたします!

オンラインで参加費も無料ですし、せっかくなのでブログでも告知することにしました。

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開催日程: 2020/8/29 (土曜日) 12:30 ~

詳細 : リンク

LogicFlow-ja コミュニティは Azure Logic Apps と Power Automate に関する日本のコミュニティです。Facebook にコミュニティが作られているので、そちらもどうぞ。

Facebook : https://www.facebook.com/groups/logicflowja

私の登壇内容は以下の通りです。

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タイトル : Excel と SharePoint を組み合わせローン返済アプリケーションを作成する (Power Apps + Power Automate)

概要 : Microsoft Graph API を使って、SharePoint に格納している Excel ファイルを高度な計算を行うためのリソースとして利用し、Power Apps と Power Automate を使ってローン返済アプリを作ってみます。もともとオンプレミスのSharePoint のころに Excel Web Services や InfoPath を使ってデモをしていた内容を、Power Platform を使って置き換えてみるとどうなるだろうという実験でもあります。
マニアックですが、ご興味のある方は是非どうぞ!!

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と、自分の登壇だけ説明してしまいましたが、コミュティでは毎回、魅力的な内容で勉強会をされています。

今回も多くのスピーカの方が興味深いセッションを数多く実施されることになっています。詳しくは上記リンクをご参照ください。

ちなみに、オンライン開催になるまではオフラインで勉強会をされていたのはずっと存じ上げてはいたのですが、子供も小さく、なかなか参加する時間はとれなかったのですが、オンラインになればこのあたりの融通がしやすくなるのは嬉しいところですね。

ということで、ご都合のつく方はどうぞ~😊


Microsoft Lists (Microsoft リスト) ロールアウト開始!

以前ブログでもご紹介した Microsoft リストの正式リリースが始まったようです!

以前の記事 👉 SharePoint ユーザー必見! Microsoft Lists 登場

公式な情報は下記リンク先に公開されています。

Microsoft Lists begins general availability roll out to Microsoft 365

この記事では上記リンク先の内容を一部抜粋しておきたいと思います。

ロールアウト

今月 (2020年7月)は、まず Microsoft 365 内で単独利用できるリスト アプリ(Lists app) がロールアウト開始です。続く、来月には Microsoft Teams 内で利用できるリスト アプリがロールアウト開始。

ということで、Microsoft リストには名称が次の2つあるのでついでに覚えておきましょう。

  • 単独利用 ⇒  List app in Microsoft 365
  • Microsoft Teams 内での利用 ⇒ List app in Microsoft Teams

アイコンも決まったんですね。なんだかカラフル。

Microsoft-Lists_icon_white-bg Microsoft Lists icon

Microsoft Lists の新しいコンセプトビデオも公開されました。

Webinar 開催 - "Working with Microsoft Lists"

2020年8月5日 9:00 am (PST) から一時間ほどの Webinar が開催されるようです。

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タイトル : Working with Microsoft Lists

説明(和訳) : Microsoft Lists のエンジニアが、Microsoft Lists を使い始める方法をご紹介します。テンプレートからリストを作成し、情報を追加してから、条件付き書式設定、ルール、主要なコラボレーション機能を使用して、自分だけのリストを作成します。デモも豊富に行い、多くのことが学べます。

ICSファイルのダウンロード : Webinar_WorkingwithMicrosoftLists_attendee_080520-9am-PT.ics

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この Webniar の直後に 1時間のAMA が開催されるとのこと。AMA とは "Ask Microsoft Anything" の略で、いわば「なんでも、聞いてちょうだいタイム」ですね。Microsoft リスト、SharePoint リスト、リスト + Teams 統合、リスト + Power Platform 統合などについて質問を受け付けてくれるようです。

Microsoft Lists AMA : 2020年8月5日 10:00 am ~ 1時間

その他にも "A home for all your lists" と題した Podcast も公開されています。

Microsoft リストについて学ぶには...

Microsoft リストの詳細については Microsoft Lists resource center が用意されているので、ここから情報収集できるようです。

Microsoft Lists resource center

Microsoft Lists に関する FAQ からの回答の抜粋 

  • 新しい Microsoft リストのホームページと事前に用意された 8つのリストのテンプレートが 2020年7月末よりロールアウトを開始 (最初は 対象リリース顧客から、その後、その他のテナントにロールアウト)
  • リスト アプリ in Microsoft Teams は 2020年8月末にロールアウト開始
  • 全てのテナントへのロールアウト完了は 2020年10月末までを見込んでいる
  • SharePoint が利用できるプランなら、Microsoft 365 および Office 365 サブスクリプションで Microsoft リストは利用できる
  • Microsoft To Do と Planner と Microsoft リストの違いとしては、To Do と Planner は個人またはチームの仕事をタスクを使って管理することを助ける専用アプリであり、タスクは完了すれば非表示になっていく。しかし、Microsoft リストはステータス管理ゃライフサイクル、所有権などの構造化された情報を収集、閲覧、フィルター、並び替え、共同作業し、共有できるという点が異なっている。

 

もう間もなく、Microsoft リストが利用できるようになりそうです。楽しみ待ちましょう!

 

 


[注意] SharePoint 2010 ワークフローエンジンが利用できなくなる

ご存知の方も少なくないようですが、タイトルにある通り SharePoint 2010 ベースのワークフローエンジンが利用できなくなります。といっても SharePoint Online の話で、オンプレミスとは状況が異なるので注意してください。

SharePoint 2010 ワークフローエンジンを使うワークフローは、早急に Power Automate もしくはその他のソリューションに切り替えていく準備をしておく必要があります。とはいえ、全く同等にフローが作れるわけではないのが、なかなか悩ましいところではあります。

Microsoft 社からの公式情報は次の通り。

「Support update for SharePoint 2010 workflows in Microsoft 365」

Sp2010WF engine retired - 01

「SharePoint 2010 workflow retirement」

Sp2010WF engine retired - 02

SharePoint 2010 ワークフロー エンジンとは何か?

SharePoint 2010 ワークフローエンジンと聞いて、ピンとこない方のために、少し歴史的背景をご紹介しましょう。

SharePoint はワークフロー機能を持っています。SharePoint Portal Server 2007からこの機能を利用して承認フローなどを構築できるようになっています。このワークフローを支えているのがワークフローエンジンであり、SharePoint Portal Server 2007 および SharePoint Server 2010ではワークフローエンジンを SharePoint 自体が内包してきました。

SharePoint Portal Server 2007では 2007用のエンジン、SharePoint Server 2010 は 2010 用のエンジンをそれぞれに持っています。それぞれをベースとしたワークフローテンプレートも用意されており、サイトコレクションの機能(フィーチャー)にそれぞれのテンプレートの有効化を行う機能があります。

たとえば、SharePoint 2007 用は次の機能をアクティブ化すると利用できるようになっています(といっても、古いのでもう Online では使っているところはないと思います。今のところ SharePoint Online でも設定は名残として残っていたので参考までに掲載しています)。

Sp2010WF engine retired - 03

SharePoint 2010 のエンジンを使ったビルトインのテンプレートを利用するときは次の「ワークフロー」機能をアクティブ化します。

Sp2010WF engine retired - 04

この機能をアクティブ化するとリストやライブラリにビルトインのワークフローテンプレートを追加して利用できるようになっています。

Sp2010WF engine retired - 01

ビルトインのテンプレートは次の通りであり、フィードバックの収集、署名の収集などがあります。

Sp2010WF engine retired - 05

 

ただし、このエンジンはSharePoint 内で動作していたこともあり、スケーラビリティに欠けるなど課題も見えてきました。そこで SharePoint Server 2013 からは従来の SharePoint 2010 エンジンも利用できるようにしつつ、新たなエンジンとして SharePoint 2013 エンジンを提供し始めます。これは SharePoint 内に含まれてはおらず、別途 ワークフローエンジン用にサーバーを構築してエンジンをインストールする必要がありました。要するに、エンジンが外付けされることになったわけです。これによってスケーラビリティの問題なども解消できるし、従来組めなかったフローロジックも組めるようになるなど恩恵はあったものの、SharePoint のアクセス権限設定が柔軟に設定できないなどの問題も抱えていました。そこで、SharePoint 2013 エンジンと SharePoint 2010 エンジンを組み合わせて、互いのいいとこどりをするようなフロー構築もできるようになっています。

このような背景の中、SharePoint Server 2010 以降では SharePoint Designer 使った独自のワークフロー開発なども盛んにおこなわれました。ちなみに、SharePoint Designer 2013 で独自にワークフローを作るときには、どちらのエンジンをベースにフローを作るのかを選んでから作成するようになっています。

Sp2010WF engine retired - 06

 

SharePoint 2010 および 2013 ワークフローエンジンは今後どうなるのか?

ここまでの経緯で SharePoint 2010 ワークフローエンジンとは何かがある程度、把握できたと思います。

今回 Microsoft からのアナウンスによると、SharePoint 2010 ワークフローエンジンを使ったフローは次のような段階を経て、利用できなくなります。

  • 2020年8月1日から、SharePoint 2010 ワークフロー群は、新たな作成されたテナントに関しては利用できなくなる
  • 2020年11月1日から、既存のテナントから SharePoint 2010 ワークフローの実行および作成機能の削除を開始する

SharePoint 2013 エンジンに関しては利用は非推奨とはなるものの、引き続きサポートされるとのこと。2020年11月以降、新規テナントでは SharePoint 2013 ワークフローエンジンの利用も既定ではオフにされます。ただし、必要があれば PowerShellスクリプトを使って SharePoint 2013 ベースのワークフローをアクティブ化できるそうです。

またオンプレミスの SharePoint 2016 と 2019 サーバーに関してはどちらのエンジンも 2026年までは引き続きサポートされます。

最後に、これからに備えて

以上のように今から10年前に登場したエンジンも終焉を迎えることとなりそうです。既に組織内でこうしたフローを使っている場合は早急に確認をし、対応を考える必要があります。SharePoint の開発コミュニティがモダン化対応をチェックするためのツールとして「 SharePoint Modernization Scanner 」をオープンソースとしてGitHub に公開しているので、まずはこれを使ってフローの洗い出しをしましょうということのようです。ただし、今日もちょうどSharePoint モダンポータルの研修を実施しており、このツールの話をするのですが、このツールは実は SharePoint Online の管理者、つまり組織全体の管理者でないと設定できない部分があります。この部分が少しネックになるかもしれません。大企業だと複数のグループ企業を抱えていますが、要するに親会社側でないとこれらの設定ができないので手軽に試せるとは限らないのです。これに関しては、各組織でうまく連携を取る必要があるでしょう。

それから、今あるフローをそのままPower Automate やその他のサービスに移行しようと考えるようとしているのであれば、ちょっと待ってください!

日本の組織では大抵の場合、その対象が「承認」フローだと思います。是非、次のことを考えてみてください。 

新型コロナにより仕事の仕方も大きく変わってきていて、さらにこうした大きな変化の節目でもあります。この際に可能な限り業務を見直して、本当にそのフローが必要なのか組織内で議論をしてみてはいかがでしょうか。絶好のタイミングとみることもできるかもしれません。

「その承認は本当に必要なのか?」

いろんな方に話を伺うと、フローを作る側の人は、少なからずそう感じているフローがあるようです。

もしかしたら、紙の判子で書類を回していたころから、引き続き今までやってきたからという理由で続けているところはありませんか? 団塊の世代が活躍していたころからあるプロセスだったりしませんか? だとしたら一度見直す時期では? そもそも、その承認プロセスは形骸化していなませんか?

この人手不足の中、少ない人材でいろんな仕事を効率よく捌く必要があります。見直すタイミングも必要ではないでしょうか? 年功序列で、先輩後輩の関係があり、先輩は無茶もいうけど、後輩の面倒もよく見てくれていたという義理人情もまだまだあったころは、承認プロセスには責任の所在を明らかにするとともに、本当に責任もとっていた方々も少なくなかったのではないかと想像しています。ですが、責任の所在といっても形式だけになっていませんか?  承認以外にもやりようがあるかもしれません。本当は迅速な情報の可視化が必要なのに、人海戦術でチェックするために承認フローをつかっていたりしませんか? そうなると場合によっては、承認ではなくて業務プロセスをスムーズに進めることに時間とお金と労力をかけていきたい。

もちろん、承認が不可欠な業務があるのは事実ですが、見直しは必要だと感じています。

業務プロセスを見直しながら、プロセスをより効率よく進めていけるように Power Automate を使って自動化できる部分は自動化することを考えてみてはいかがでしょうか? Power Automate = ワークフロー = 承認と考えている方が、(特に SharePoint ユーザーでは) 結構な確率でいらっしゃると思いますが、そうではありません。Power Automate が真価を発揮するのは、これまでになかった AI との連携やチャットボット連携なども含む、新しい切り口で業務を支援できるポテンシャルを持っています。

そして、Power Automate を独学で学ぶ十分な時間がなかなか取れない方は、是非弊社の研修もご利用ください(最後は宣伝もかねて😄)。

2020年7月16~17日に初回実施となりますが、「業務効率を向上させる Power Automate 実践演習 (OH-O365-205)」は Power Automate をちょっと触ってみたけど、もう一歩、詳細なフローが組めるようになりたい方向けの中級レベルの方向けの研修内容になっています。Power Automate を使ったフローの移行を考えいる方に最適です。