[SharePoint Online] 新しい管理センター (Preview)

現在、 Microsoft Ignite 2017 で先行プレビュープログラムに申し込んだテナントから 新たなSharePoint 管理センターが利用できるようになっています。申し込んでいない方はしばらく待つ必要があります。現在、 Preview 版ではありますが、2018年初頭での GA を目指しているそうで、2018年の末までには 新しいSharePoint 管理センターを既定の管理画面として利用できるようにするというロードマップが示されています。

Preview への申し込み

従来は下記の通り、オンプレミスの SharePoint の管理画面を色濃く残しています。つまりはSharePoint Online の画面がモダンUIになっているのに、管理画面が追い付いていない。新しい管理センターが利用できるようになると従来の SharePoint 管理センターの画面右上に [新しい SharePoint 管理センターをお試しください]と表示されます。

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ではクリックしてみましょう! 

新しい SharePoint 管理センター

新しい SharePoint 管理センターについて確認していきます。

ホーム

まずホーム ページです。SharePoint に関するアクティビティが確認できるほか、SharePoint に関するアップデート情報だけがメッセージセンターで確認できます。サービスの稼働状況も確認できます。全体的な画面構成は、OneDrive 管理センターにあわせてあり非常にシンプルです(画面切り替え時に操作性を損なわないよう、同じような画面にしてある)。サイドリンクバー部分には OneDrive 管理センターへのリンクが掲載されているため、すぐに切り替えられます。

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サイト管理

続いてサイドリンクバーから[サイト管理]にアクセスしてみましょう。

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ここでは、従来のSharePoint管理センターには表示されなかった下記のサイトコレクションが表示され、容量やサイトコレクションの作成者など確認できます。またこの画面自体 Modern UI のSharePoint リストと似た操作性になっているため、並び替えやフィルターなども手軽に行えます。従来ではこうした情報は PoweShellコマンドを実行しなければ取得できませんでした。

  • Office 365 Video ポータルの各チャンネル (※ Office 365 Video ポータルは将来的には Microsoft Stream に移行されますが、現在使用しているものはそのまま継続利用できます。Office 365 Video ポータルはベースが SharePoint でできており、チャンネルごとにサイトコレクションが裏で作成される仕組みです。一方の Microsoft Stream はSharePoint ベースではなくなります)
  • Office 365 グループに紐づく SharePoint サイト (Microsoft Teamsの新規チーム, Microsoft Plannerの新規プラン, Yammer の新規グループから作成されるものも含まれる)

ごみ箱

続いてサイドリンクバーの[ごみ箱]です。

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ここには、削除済みのサイトコレクションが表示されます。削除済みサイトコレクションは30日以内であれば、ここから復元も可能です。

設定

最後に[設定]です。現在は設定できる項目は非常に少なく、次の2つのみ設定できます。

  • リストとライブラリのエクスペリエンス (モダンUIまたはクラシックUI)
  • 通知

あくまでこれは現時点ということであり、将来的には色々と機能が追加されていくようです。下記はMicrosoft Ignite 2017 関連セッションのスライドから抜粋したものであり、まだモックアップとのこと。

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サイトコレクションの作成

 ところで、新しい管理センターでサイトコレクションを作成してみようとしましたが、選択できるクラシック UI のサイトテンプレートが限られています。

  • ドキュメント センター
  • エンタープライズ Wiki

たとえば、クラシック UI のチームサイトを引き続き使いたい場合はここからは作成できません(Office 365 グループを新規に作りたくないような場合)。またSharePoint Framework での開発ではクラシック UI の "SharePoint 開発者向けサイト" テンプレートでサイトを作成しておく必要がありますが、これもだめですね。ちなみに、旧 SharePoint 管理センターは引き続き利用でき、ここでは従来通りサイトテンプレートを選べます。

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プレビューという状況を考慮する

まだプレビューですから、新管理センターの方が便利な機能もありますが、まだ旧管理センターでないと設定できないものもあります。2018年に様々な機能が追加されてくるとうことあで、ウォッチしておく必要がありますね。とはいえ、使えるところは新しい管理センターを使い、プレビューの段階であるからこと、必要な機能などあればフィードバックしていくことが大切です。より使いやすい管理ツールになるよう情報提供をしていく方向でドンと構えておきましょう!

Microsoft Ignite 2017 関連セッション

Microsoft Ignite 2017 での関連セッションは下記の通りです。下記セッションでは、新しい管理センターの話はもちろん、監査やレポート機能の話まで含まれています。これらに関してはブログでも追々取り上げてみたいと思います。 

 


[SharePoint] Yeoman Generator 1.3

Microsoft Ignite 2017 で発表がありましたが、2017年9月26日付けで SharePoint Framework (SPFx) 開発で利用する Yeoman Generator の 1.3 がGAとなっています。SFPx 開発している方は、アップデートしましょう。

このアップデートにより、次の 2つの SPFx バージョンを手軽に切り替えられます。

  • オンプレミスの SharePoint 2016 (Feature Pack 2が適用されていること) でも Online でも動作する
  • SharePoint Online のみで動作する

SharePoint 2016 も Feature Pack 2 から SPFx がサポートされるようになりましたが、SPFx のバージョンは 従来通り v 1.0 でないといけません。一方、最新バージョンは v1.0.2 となっており、これは SharePoint Online でしかサポートされません。

ということで、Generator 1.3 を適用すると次のように、どちらの環境用にプロジェクトを作成するのか聞かれるようになります。

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これまで何度か記事に取り上げてはいますが、SharePoint Framework ってよく知らないという方もいらっしゃると思いますので、その辺の記事を近く公開したいと思います。


[Office 365] パスワード無期限の設定の勧め

Office 365 の管理センターにアクセスしたら、次のようなメッセージが表示され "パスワードの無期限設定" を勧められました。

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[推奨事項を表示]をクリックすると下記の画面が表示され

「ユーザー アカウントをクラウドで管理していますが、パスワードの有効期限のルールが設定されていません。ユーザー アカウントをクラウドで管理している場合は、パスワードを無期限に設定することをお勧めします。そうすることで、ユーザーがパスワードの定期的な変更による混乱を避けることができます」

という内容が表示されます。

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2017年5月に Newsweekが記事としても取り上げていましたが、「米政府機関は "パスワードの定期的な変更は推奨しない" ように米国標準技術研究所(NIST)が発行する『電子認証人関するガイドライン』の新版からルールを変えています。これを受けて各所でパスワード変更について話題になっていました。

ところで、Microsoft の方針はどうなんでしょう? 

ということで上記画面の "Learn more about why we recommend this" リンクをたどると次のPDFが表示されました。

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最初にIT管理者に向けて次のサマリーが出ています。

読めば、"従来通りの強力なパスワードを設定"しつつ、ポイントとしては "Eliminate mandatory periodic password resets for user accounts" というところですね。定期的なパスワード変更はやめようと。そして、"Enforce registration for multi-factor authentication" ということで、当たり前ではありますが、多要素認証を使わせようね、ということですね。

このドキュメントは20ページにわたり詳細が書かれているので、一度、目を通しておくとよさそうです。

Office 365 を導入している企業の多くでは多要素認証の導入も進んでいるので、このあたりは当たり前になってきているかもしれません。それでも旧態依然とした体制の組織も中にはあるでしょう。ご参考まで。


Microsoft Ignite 2017 Orlando -SharePoint関連のまとめ- (3)

さて、最後の記事では、カスタマイズ・開発・管理面にフォーカスを当ててみましょう。

サイトのテンプレート化

今後のサイトのテンプレート化のアプローチはサイトを既定のテンプレートから作成したのちに、コードから変更していくというものに代わります。従来だと、サイト作成時にカスタムテンプレートを適用していましたが、そうではなく、サイトを作ってから適用する形になるということです。

テンプレート化には SharePoint PnP の理解はとても重要です。弊社でも先月から、オリジナルコースとして実施を開始しました(国内では弊社くらいだと思います、こんなニッチなところを扱うのは)。

[オフィスアイ オリジナル研修] 最新のサイトのカスタマイズおよび展開手法を身に着けよう! 〜SharePoint Pattern & Practices の活用ワークショップ〜

オフィスアイのオリジナル研修である「最新のサイトのカスタマイズおよび展開手法を身に着けよう! 〜SharePoint Pattern & Practices の活用ワークショップ〜」の案内ページです。このコースではMicrosoftのオープンソースイニシアティブである SharePoint Pattern & Practices が公開しているツールやコンポーネントを利用して、サイト構築やカスタマイズを効率よく行う方法について学習します。

サイトを Team サイトか Communication サイトかのいずれかのサイトから作成し、その後、カスタムコードを使って必要な設定を加えていくのですが、このときに使えるのが Microsoft Flow と Azure Functions です。下記のような資料が公開されていました。

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サイトのデザイン

モダンUIでは、ビルトインの機能も充実してきています。設定もよりシンプルになった感じですね。最初からレスポンシブにもなっているのもうれしいところです。従来よりカラーパレットを使った手軽なカスタマイズもできそうです。今後はサイトデザインにはあまりコストと時間をかけない方向にしていきたいですね。その代り、画像などをうまく使わないと、見栄えしないというところはあるようですが。

デザインの話も含めたサイトのテンプレート化に関する話は下記のセッションが参考になります。

 

モダンUIのリストとライブラリ

以前このブログ内の記事でも説明しましたが “いかに画面遷移せずに情報を得られるか” というところが今後のポイントです。モバイルなど使っていても、この方が使い勝手が良いわけです。モダンUIのリストやライブラリでは、列の追加、列の表示順の変更、フィルターなどこれまで画面遷移が必ずあったが、これがなくなっています。

2017年10月以降では、リストのアイテム表示に PowerApps を使えます。今でも PoweApps のデータソースとして SharePoint リストを使えますが、今回はリスト内に埋め込めるのが利点です。InfoPath の後継とも言われている PowerApps がようやく真価を発揮してきます。

ちなみに、弊社では今週から PowerApps と Microsoft Flow を扱う新コースを開始しします(現在、テキスト作りが佳境ですが)。詳しい話を知りたい方はぜひ、研修をご利用ください。

[オフィスアイ オリジナル研修] SharePointユーザーのためのMicrosoft PowerApps & Microsoft Flow入門

オフィスアイのオリジナル研修である「SharePointユーザーのためのMicrosoft PowerApps & Microsoft Flow入門」の案内ページです。

さて主だった新機能をリストアップしておきましょう。詳しくは下記のセッションで学べます。

  • アイテムの共有リンクが短くなる
  • 複数のアイテムのフィールドまたはドキュメント プロパティの一括変更
  • Column Formatter を使った、ビュー内の列の見栄えの変更 (2017年10月)
  • Microsoft Flow の起動パネル (2017年10月)
  • Microsoft Flow を使ったドキュメントやアイテムのレビューフローのビルトイン化(2017年12月)
  • PowerApps Webパーツの提供(2017年12月)
  • Power BI と Forms の Webパーツの提供 (2017年10月)
  • Attention View 

Column Formatter は 下記のようなもので、Microsoft Flow を起動するようなリンクも作れます。今はまだ JSON を記述する必要がありますが、将来的には完全ノンコーディングにするとのこと。

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ちなみに、5,000件問題も徐々にクリアしてきていて、19,999アイテムまでOKとなります。来年以降ではより緩和されてくるようですが、もちろん Modern UI が前提ですのでご注意を。予測可能な列インデックス(Predictive Indexing) 機能が追加され、うまいこと処理してくれるようになります。Predictive Indexing は 5000アイテムを越えるリストで、ビューで使われたり、並び替えを行ったフィールドに対して SharePoint が自動感知し、インデックスを追加してくれる機能です。これはデモを見る方が、わかりやすい。

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ライブラリにも複数のファイルが格納できます。ただし、これまでのようにビュー内で30件ずつ画面遷移ではなく、どんどんスクロールダウンできるように。もちろんパフォーマンスの観点から、ある程度までスクロールするとまだ表示されてない分のデータをとってくるという動きになります。

 

ビデオではなくまとまったWebコンテンツはこちらです。

Reinvent business process in SharePoint and OneDrive

Microsoft 365 drives digital transformation, giving organizations the opportunity to accelerate and optimize business processes. Today, we are announcing a new series of capabilities for SharePoint and OneDrive, integrated with PowerApps, Power BI, Microsoft Flow and Microsoft Forms, that allow peop...

ドキュメント ライブラリの一本化

旧 SharePoint にはドキュメントライブラリ、メディアライブラリ、画像ライブラリなど複数のライブラリがありますが、今後はこうした使い分けは不要でドキュメントライブラリに一本化されます。モダンUIとなっているライブラリでは様々なファイルのビューア機能を持っています。そのため、端末にファイルごとのアプリケーションのインストールが多くの場合不要になります。たとえば、Adobe Illustrator のファイルをプレビューするのも ブラウザー1つでOKというような具合です。これだけでなく、既に複数のファイルの一括ダウンロード (zip)、フォルダーごと丸っとアップロード(Google Chrome と Edge のみ対応)などもできるようになっています。

で、新しいところでは、共有しているZip 内のファイルがブラウザー内で展開できるようになるところですね。これは便利!

また、ライブラリに関連するところとしてWord (のみのデモ)だったので、Excel もどうかわかりませんが、昔あったドキュメント情報パネルに代わるものが復活します。アプリケーション内で ライブラリのプロパティを編集できるのが魅力です。昔からSharePointやっている方は、懐かしいかも。

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開発について

SharePoint Framework Extensions が正式に GA しました。今後、Office UI Fabric Core も利用可能になるそうです。ということで、 Enterprise 開発プラットフォームとしての SharePoint の概要です。

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SharePoint Framework 自体は去年リリースされているので、ここでは今後の Roadmap を共有しておきます。

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 その他 SharePoint に関連する Office 365 サービス

SharePoint に関わりの強い Office 365 サービスについて取り上げていきましょう。

InfoPathの単純な後継ではない PowerApps

PowerApps を使うことでリストフォームが手軽にカスタマイズできるようになりますが、これまでと大きく違いのはMicrosoft Flow と組み合わせることで非常に強力に利用できることです。データの格納先は SharePointとは限りません。詳しくはブログに書ききれないので、各種セッションをご覧になるか、上記でも記載しましたが、弊社コースでどうぞ。

ちなみに、PowerApps の利活用状況を把握できるようなダッシュボードが管理センターに追加されるようです。

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 データを収集するだけなら、Microsoft Forms

こちらもMicrosoft Flow と組み合わせることで、好きなところにデータを収集できます。Excel とかSharePoint リストとか。SharePointに従来からあるアンケートリストは不要になるかもしれませんね。新しいところでは、Microsoft Teams 内のBotから呼び出せるし、SharePointサイト内に埋め込めるというのが便利です。

Microsoft teams

Skype for business は Microsoft teamsへと統合されいくことになるようです。Teams 内から電話も掛けられるようになるし、オンライン会議も teams内からその場で開始できるようになる。録画したミーティングも Teams で共有できる。Vision Keynote ではHoloLens と連携させていましたが。 

Teams は日本では業務体制が微妙に違うので概念がパッチっと合わないとこがありますが、要はチームでの仕事の効率を上げる時の情報共有及び伝達のハブをTeamsにしておこうって話ですね。ファイル共有ができ、カスタムアプリが共有できるとこでいつでもskypeが使える状態になるわけで。電話ボックスだけポツンとあるんではなく、業務をしている部屋で各々が電話も持っているってイメージなんですよね。チームをどういう単位で作るかとか 、今まで透明性がなかった情報が顕在化することへの抵抗とか、業務スタイルとのギャップとか課題が多いのが日本では難しいんですが、方向性としては非常に合理的だと思います。

ちなみに、細かいところですが、SharePointの任意のページもタブに追加できるようになります。つまりは、業務ごとに必要な情報を Teamsのグループ内のチャネルごとに追加していけるようになるということ。これがうまく活用できる業務の引継ぎも簡単!

Teams に関しては弊社の研修でハンズオン形式で解説しているので、そちらもご利用ください。

1日でわかる! Microsoft Office 365 最新の社内コラボレーション機能の体験型学習講座

1日で Office 365 のコラボレーション機能を実機を使って一通り学べる体験型研修です。情報共有のあるべき姿を描きつつ、運用上の課題についてディスカッションしていきます。

管理

新しいSharePoint Online管理センターが登場します。これまで見えにくかった Office 365 グループに接続される Teamサイトも一覧できます。SharePoint リストをベースに作ってあるようで、フィルターやエクスポートも手軽にできます。ちなみに、これ、 SPFx と Fabric React でできているらしい。

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なお、Power BI を使った利活用分析に欠かせない Office 365 Adaption パックは現在 Preview ですが、2018 年には名前が "Office 365 Usage Analytics" に変わり GA となります。

What's new in Office 365 Usage Reporting - Ignite Edition

After migrating to Office 365, the role of IT is more critical than ever. By driving usage of the services, IT can transform how their organization communicates, collaborates and creatively solves problems, enabling a truly modern workplace. As advocates of technology, IT admins play a crucial role ...

オンプレミス

昨年リリースされたSharePoint 2016 は早くも来年には SharePoint 2019 として新バージョンがリリースされるようです。Office 2019 など関連する製品も一気に出てきます。2018年中ごろに Preview , 末までにリリースとなる予定。これでようやくオンプレミスもモダンUIになるとのこと。しかし、クラウドへの流れは止まらず多くの有用な機能はやはり Office 365 ではないと使えないということになりそうです。

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Ignite のセッション動画について

殆どが YouTube にすでに公開されています。より詳しい内容はぜひ、実際のセッションで!

Microsoft Ignite

Discover the insights, strategies, and solutions that can help your business achieve more. https://info.microsoft.com/subscribe-to-Envision-updates.html


Microsoft Ignite 2017 Orlando -SharePoint関連のまとめ- (2)

さて、次は SharePoint を中心にフォーカスを当てていきましょう。全員共通・開発者・管理者の順にまとめていきます。とはいえ、繰り返しになりますが情報量が多いので、主だったところだけにします。まずは、全員共通の話題から。

モダン UI について

SharePoint Online では、サイト全体、リスト/ライブラリ単位でモダンUIが投入されています。拙者のブログでもたびたび取り上げています。まず、最初に確実なのは次の2点です。

  • クラシックUIを止める予定は今のところない
  • モダンUIにしか新機能は追加しない

従来からの SharePoint の見た目は引き続き使い続けられますが、おすすめは " モダンUI "です。せっかく SharePoint Online を使っているのであれば、可能な限りモダンUIを使わないともったいないです。2017年10月以降、めまぐるしく魅力的な新機能が投入されていきます。

ということで、以降はクラシックUIベースの説明ではなく、あくまでもモダンUIになったサイトやリスト/ライブラリが対象です。

Webパーツ

今現在、モダンUIとなっているページとなっている "サイト ページ" では新たにクライアント サイドで実行される Webパーツが利用できるようになっています。ちなみに、クライアント サイド云々の話は原則開発者が分かっていればよい話です。開発者向けの情報は後程まとめます。

ただ、一般ユーザーでも知っておいてほしいのは今後投入されるWebパーツが増えるということです。PowerApps用のWebパーツも提供される予定です。現在、提供されているモダンUIページで利用できるWebパーツの数は限定的だがこれから増えていきます。また、コネクタータイプのものも増えるため外部サービスと容易に連携できるということ。

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 また、従来のリスト ビュー Webパーツ(リストやライブラリをWebパーツとして追加するアレ) は、現在リストやライブラリのモダンページ用 Webパーツは、本来のリストやライブラリとは異なり限定的な機能しか提供されていないため使い勝手が非常に悪いのですが(というか、個人的には使っていません)、リストやライブラリ本来の機能を持つような同等のWebパーツに機能が更新されていく予定だそうです。

詳しくは次のページに記載されています。Communication サイト の新規機能についても言及されているのでご一読を。

Refine your message and increase your reach with SharePoint communication sites

At Ignite 2017, we announced the next wave of innovation coming to SharePoint communication sites to provide more design control with layout and content expression, social engagement with promotion, commenting and likes, and increased visibility on how your content is being used. You can create co...

既存サイトを Office 365 グループに接続する

SharePoint Online のサイトは、Office 365 グループに接続することで、これを経由し Microsoft Teams や Yammer などが連携できるようになります。ちなみに、動画共有サービスである Microsoft Stream も Office 365 グループがあれば、そのグループ内にだけ公開できる動画を管理できますし、Power BI と連携する場合も Office 365 グループがないとメンバー間でのレポート共有などができません。ということで、Office 365 ではチームワーク(業務チームやプロジェクトチーム)の核となるのが “Office 365 グループ”です。Office 365 グループを中核して、いろいろとツールを使い分けていくというのが現在のところ最善策です。

これまでは、Office 365 グループを新規に作ること前提にしないと、グループに接続された SharePoint サイトは作成できませんでした。これが既存の Office 365 グループと接続できるようになったため、無駄に Office 365 グループを増やす必要がありませんし、新規にサイトを作成することによる情報の拡散が防げます。

ちなみに、サイトの所有者はグループの所有者に、サイトのメンバーはグループメンバーにマップされるようですが、その他細かいアクセス権限に関しては変更されることはないらしい。ただ気を付けたいのは、デモを見ていると、接続後にトップページがモダンUIに変わるということ。モダンUIのページをどういった構成にしておこうか、事前に考えておきたいですね。しかし、失われる機能はないのかは気になるところ。

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提供時期は少し先で、2018年のQ1 - Q2 にかけてだそうです。

Communication サイト の位置づけ

Communication サイトは今年になってすでに利用できるようになっている新たなサイトテンプレートであり、これも新規に作成すると Office 365 グループを作成して同時に接続します。ということで、サイトそのものは目新しくはないのですが、位置づけが明確になってきました。

SharePoint Home から作成できる Office 365 グループに接続するサイトテンプレートは次の2つです。

  • Team サイト(モダン)
  • Communication サイト 

部門や業務チームごとでのコラボレーションにはTeam サイトを、情報伝達(全社ポータルのようなもの)には Communication サイトを使うというのがポイントです。

ちなみに、今後の方向性としては”発行サイト” というのは必要なくなりますし、選択すべきサイトテンプレートもチームサイトか Communicationサイトかという2つのサイトを使い分けていくことになります(もちろん、カスタム サイト テンプレートも作成できるので、このいずれかからの派生形サイトになります)。

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情報の集約

Communication サイト や Team サイトが複数作成されていけば、当然情報は分散されていきます。これを集約する方向も必要なわけです。ここで重要なのが検索の仕組みであり、キーワード検索などする際に関連する情報が素早く見つけられないといけません。今回聞いたところによると検索機能に莫大な投資をしているようで、検索結果の表示までのパフォーマンスは今後劇的に速くなっていくようです。これは嬉しいですね! 近く、SharePoint Home がリニューアルし、ここから新しい検索機能が利用できるようになります。今回の Update では検索機能がパーソナライズされるとのこと。プレビュー機能がしびれるくらい良くなっており、欲しい情報をよりよく見つけやすくなりそうです。

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そうすると、従来の “エンタープライズ検索センター” サイトは使う必要がなくなると思います。デモを見ましたが、なかなか素敵でしたよ。とても、使いやすくなります。

※ちなみに、検索について誤解が多いので記載しておきますが、エンタープライズ用途の検索エンジンは必ずアクセス権限は考慮しているため、検索しているユーザーが閲覧できるものしか表示されないので安心してください。もし、見えるべきでないものが検索されていたとしたら、そもそもアクセス権限の設定に問題があるということです。

関連セッションはこちら。

 

Vision Keynote でも紹介されていましたが、Bing for Business Preview という新しい Bing ベースの検索基盤も提供されるようです。詳細は下記にあります。

Finding what you need at work just got easier with Bing for business

Today, at the Microsoft Ignite Conference in Orlando, we announced Bing for business - a new intelligent search experience for Office 365 and Microsoft 365, which uses AI and the Microsoft Graph to deliver more relevant search results based on your organizational context.

これにより、Microsoft Graph , AI などを用い組織内の様々な情報が検索できるようになります。記事内にあるように自然言語を用いた質疑応答もできるようにしていくようです。

Over the next year, you'll see this same question and answer capability with the ease of natural language conversation available across other Microsoft 365 experiences, including SharePoint.

最終的には、「社内の質問はすべて Bing for Business で賄えれば素晴らしい!」というところが目的のようですね。SharePoint Home での検索はドキュメントと関わる人が中心ですが、それよりもっと包括的な検索の仕組みととらえられそうです。関連セッションは下記です。

 

Bing for Business のプライベート Preview は、2017年9月25日から開始され、次の Office 365 サブスクリプションの一部として利用できるようになります。来年には GA (general availability)  を目指しているとのこと。興味があれば、Private Previewに参加してみてはいかがでしょうか? 

  • Office 365 Enterpris E1, E3, Ef, F1
  • Office 365 Business Essentials, Business Premium
  • Office 365 Education E5

さて、検索というキーワードに関連して、SharePoint HUB という新機能が投入されることになりました。これまでも行われていたような、各サイトに分散していたお知らせを容易に集約することができるような機能です。ちなみに、分散するお知らせの取得には古くはコンテンツクエリWebパーツを使っていました。しかし、パフォーマンスに課題があったし、サイトコレクションをまたいだ情報の取得は不得意。そこで SharePoint 2013 から登場したのが、検索結果Webパーツ(コンテンツ検索Webパーツは見た目を容易に設定変更できるようになっているものだが、SharePointのライセンスによっては利用できないので、検索結果Webパーツの方が万能)でした。これは検索機能を使っているため、サイトコレクションをまたげるし、結果の取得も早いというのがメリットです。

これをさらに推し進めたのが、SharePoint Hub であり、複数サイトからのお知らせなどを手軽に集約できるし、見栄えも共通化できるようになります。 HUBサイトは管理者が必要に応じて複数作成します。HUBサイトにチームサイトを参加させていくと、かつてにそのHUBの検索機能の配下に入るようになり、その範囲のサイトからHUBサイトに情報が集約されていきます。ちなみに、1つのサイトは1つのHUBにしか参加できませんが、参加するHUBサイトはいつでも変更可能であるようです。また、チームサイトは古いTeamサイトでもOK。

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詳しくは下記をどうぞ。

SharePoint hub sites new in Office 365

Today at Ignite 2017, we announced SharePoint hub sites, a new building block of the intranet, to bring together related sites to roll up news and activity, to simplify search, and to create cohesion with shared navigation and look-and-feel. The digital workplace is dynamic and ever changing. Busi...

SharePoint HUB 機能は、2018年 上半期に Office 365 先行リリースの顧客にロールアウトを開始するそうです。実際に試せるのはまだ少し先ですね。

お知らせリストではなくニュースページへ

CommunicationサイトやSharePoint Hub の登場も見据えると、今後、お知らせを掲示するのに「お知らせ」リストを必ずしも正解とはならないようです。ニュースページを利用する方が見栄えもよく、現在はコメント機能までしか提供されていませんが、Ignite セッションのデモを見ていると他にも「ビューの数」、「いいね」なども利用できるようになりそうです。電子メール共有や新着のお知らせのモバイル配信なども予定されているとのこと。

[補足] ちなみに、コメントをさせないような設定が欲しいという方もいるでしょう。一応は対応できるものの、今のところテナント単位なので注意する必要があります( 2017/10/4 訂正) ニュースページごとにコメントのオン/オフを切り替えられます。個人的には基本はオンにしておくべきだとは思うのですが、こうした機能はニーズは高かったもののいざ使えるようになると運用面で考慮しなくてはいけないことも出てくるはずです。コメントがついた場合、質問等については誰が対処するのか、問題のある発言があるときにどのようにエスカレーションして対応するのかを考えておく必要があります。また、ページの所有者を明確にするといったことも大切ですね。そしい、そもそもこうした仕組みは、コミュニケーションを活性化させる際には、どんなツールを使っていたとしても必ずついて回る問題なので対処しておきたいところです。 

次に続く 「Microsoft Ignite 2017 Orlando -SharePoint関連のまとめ- (3)