SharePoint Conference 2019 始まる

2019年5月21日から23日までの日程で Las Vegas にて SharePoint Conference 2019 が始まりました。SharePoint に特化したセッションばかりの3日間です。今年は幸い現地にて参加しています。

SharePoint Conference は最初は Microsoft 主催でシアトルで開催されていましたが、それが Las Vegas 開催へと発展し、しばらくの間は Mandalay Bay (ホテル名)で行われていました。その後、SharePoint 以外も含めた Microsoft Ignite へと吸収されてしばらく開催がなくなってしまいます。しかし、2018 年から Microsoft 協賛の North America でのコミュニティイベントという形で復活しました。ですから、純然たる Microsoft のカンファレンスというわけではありません。登壇者も Microsoft の社員は勿論、Microsoft MVP などが担当します。現場視点での興味深いセッションも多く見られるというのが非常に特徴的です。

SharePoint Conference 2019 は、MGM Grand Conference Center で開催されています。

セッション数は SharePoint 関連だけで(Teams や Stream, PowerApps/Microsoft Flow なども含む)  200 以上。国内ではとてもこれだけの情報量はでてきません。

 

SharePoint Virtual Summit

さて、Keynote や主要なセッションについては SharePoint Virtual Summit として下記のURLから On-demand でどなたでも閲覧できます。

https://www.microsoft.com/en-us/spvs

94889ED9-DFBA-4115-A66A-6709A3EB888E

最新情報

その他のセッションは基本的には現地でしか見られません。とはいえ、SNS の恩恵により、現地にいなくても、息つく間もなく、このカンファレンスから発信される情報を拾えるので、便利な世の中になったものです。

ということで SharePoint Confernce 2019 (#SPC19) から発信された主だった最新情報を Twitter から引用してまとめておきましょう。日本語に訳している時間がないほどの情報量です。自分が発信したものだけでなく、他の方々もスライド部分を Twitter で公開しているので、それも含めます。

ちなみに、この記事を書いているのは 2日目が終了時点です(それでもすごいボリューム)。最終日にまとめていると、帰国の準備だなんだでバタバタするので、先にわかっている範囲でまとめます。追加があれば、改めて記事を書きます。

そしてまだモダンサイトをしっかりと勉強できていない方がいれば、これを機会に早めに取り組んでいってください。時間がたてばたつほど新たに覚えることが増える一方です。特にオンプレミス環境とは雲泥の差で、差は広がるばかり。。。

チームワーク全般

SharePoint Home site 

SharePoint Home sites っていうのが出てきます。

ポータル機能

近日中に利用できる機能としては Vertical Section 、コンテンツのコピー&ペースト、Webパーツとセクションの複製などが注目です。今年の後半はニュースやページのスケジュール公開がやはり根強い期待感があるところでしょうか。

イントラネットのデザイン周り

ハブの数が 100 から一気に 2,000 に拡大されるのが一番のポイントです。

SharePoint チームサイトとビジネスアプリ

個人的に注目しているのは サイトをサイトデザインに抽出できるようになる部分です。サイトのテンプレート化ができる。また、カードベースのリストビューというのも気になります。さらに、PowerApps Forms がゲストアクセスできる (リストのフォームの方だと思います。このセッションも参加できなかったので、詳細は確認できていません)!

SharePoint リストとライブラリ

OneDrive for Business のRoadmap

機能が盛りだくさん過ぎます。

Teams 内のチームの「ファイル」タブ

ファイルタブの中身が SharePoint のドキュメントライブラリとほぼ同等に使えるようになります(もともと実体は SharePoint ではあるのですが)。

Microsoft Teams を活用するためのエチケット

当該セッションには参加していないのですが(参加したいセッションが複数被るため)、コンパクトに分かりやすく infographics にまとめてくださっています。素晴らしい。

SharePoint 開発

SharePoint Framework に関するロードマップ。

Microsoft Search

去年からパブリックプレビューが始まり、先日 GA となった Microsoft Search です。SharePoint を含め検索機能は今後 Microsoft Search がベースになります。そして、今後は機能が結構増えそう。

Microsoft Search では今後 コネクターが用意される予定となっており、オンプレミスの共有フォルダー検索もこれで対応できるようになるとのこと。

 

SharePoint ECM 

Microsoft Stream roadmap

個人的に気になるところは Screen recording 、 External video sharing, Microsoft Search integration。Stream上のビデオって、意外とまだ Stream内からしか検索できません。ですから、Delve からも対象外となっている(内部的に検索機能を使っているので)。

サイトスクリプト

サイトスクリプトも新機能が続々登場される予定。

Yammer の Question and Answer 機能

Yammer に質問と回答の機能が追加されます。Live Events 内でも利用できます。

 

Yammer の新機能

 

Microsoft Flow に SharePoint 関連機能が追加

ようやくファイルのチェックイン/チェックアウト、権限設定などができるようになるようです。

サイトコレクションのURLが SharePoint Online 管理センターから変更できる

この機能は既に Target Release テナントから順次展開されていて、私が利用しているテナントでも利用できるようになっています。URLを変更しても旧URLから新しいURLへリダイレクトしてくれる機能も備えています。

Microsoft Kaizala

Teams とよく似たイメージの Kaizala。その違いを、またまた infographics にしてくださっています。すごくわかりやすい!


Forms で「セクション」機能が利用できるように !

いつの間にか Microsoft Forms にセクション機能が追加されています。これを使うとページが複数に仕分けられます。

2019-05-15_19-49-32

たとえば、よくあるアンケートだと「製品全体について」や「従業員の対応について」といったように、設問が多い場合などにページごとに仕分けられるわけです。設問のヘッダー部分にはタイトル、画像、動画、説明が追加できるようにもなっているため、「このページはこういう意図の設問だ」というのが分かるように書くこともできます。

2019-05-15_19-57-22

プレビューしてみると、セクションごとにページが表示され[次へ]をクリックすることで画面遷移するようになります。

2019-05-15_19-52-18 [プレビュー]

注意点

現在一時的に、セクション機能を使うと分岐機能が利用できなくなっています。ゆくゆくは両方同時につかえるようにしていくようですが、今のところ使い分けが必要です。

[参考]

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Forms-Blog/Section-is-available-in-Microsoft-Forms/ba-p/566202

 

 

 


SharePoint Online 管理センターの「クラシック機能」メニュー

SharePoint Online 管理センターが徐々に刷新されていっています。

従来の管理センターのサイドリンクバー部分にあった項目のほとんどは「クラシック機能」というメニューにまとめられました。

次のスクリーンショットは従来の管理センターのメニューです。

2018-09-21_15-40-43

「設定」以外がクラシック機能メニューへとまとめられているのですが、個人的な見解で言えば上部に並んでいる次の項目は、SharePoint 利用者全体からすれば利用頻度は低いかもしれませんが、まだまだ現役で利用する機能だと言えそうです。

  • 用語ストア
  • ユーザープロファイル
  • 検索
  • アプリ

しかしながら「その他のクラシック機能」にまとめられているところは、もう利用頻度は低いよなぁ。。。(InfoPath なんて、サポート期限が見えているし、将来的には引退かぁて) という項目です。

SharePointOnlineAdminCenter-ClassicFeatures

 SharePoint Online 管理者にとっては設定項目も多く、ただでさえ覚えることが多い。そのためこうした観点をもって、一般的に利用頻度が高い機能から設定項目などを重点的に覚えていくようにするとよいかもしれません。


[SharePoint] ナレッジをカスタム リストからサイトページへ移管する

弊社で Office 365 や SharePoint のナレッジを提供している「オフィスアイ ラーニング ポータル」は従来クラシックサイトで構成していました。

現在これをモダン化すべく SharePoint ハブを使ってサイト構造を粛々と作り変えている最中です。これからサイトを再構築しようと考えている組織も少なくないと思います。そんな方の参考になれば。

今回はカスタム リストをサイトページとして再構築するという話をしましょう。

カスタム リストからサイト ページヘ

SharePoint Online 上でこれまで カスタム リストとしてナレッジを蓄積しているものがあり、これをモダン サイト化すべく、サイトページへと切り替えていっています。

Office アプリケーションに関する Tips 集から手を付けています。こうしたナレッジは Wikiページは発行ページで作成しておくこともできたのですが、こうしたページは記事がたまっていくと一覧性が悪かった。そのため一覧性を重視するべく、カスタムリストで作っていたわけです。複数行テキスト(リッチテキスト) 列を使ってました。これをモダンサイト上のサイトページ(実際にはニュース)に切り替えていっています。

特にツールは使わずに手動で対応中。数がそれほどまだ多くなかったこと。また、ついでに内容を確認して必要があれば情報をアップデートする必要があることが理由です。

ちなみに今回モダン化するにあたり、メインサイト内にこのリストを作成したいたのですが、これをサイトとして分離しました。具体的にはコミュケーションサイトとして新たにサイトを作成してハブに関連付けています。モダンサイトではサブサイトは使いません。特に SharePointハブはサブサイト構成を前提としていません。そのため、他のコンテンツに関しても同一サイトにあったリストをサイトとして切り出したり、サブサイトにしていたところを新たにコミュニケーションサイトとして作り直してハブに関連付けたりしてます。

Transform-CustomList

さて、今回のトピックスに戻りましょう。リストをサイトページに作り直したことで、どういった変化があったのか?

従来の仕組み 

クラシックサイトでは下図のようにカスタムリストでナレッジを提供していました。見た目だけはモダンモードにしていますが、もともとはクラシックなカスタムリストを使っていたわけです。

2019-04-12_9-46-06

カスタムリストは手軽ではあるのですが、難点としては、リンクを掲載したり、動画を追加したり、全体的なデザインの体裁をとるといったことに、それなりに手間がかかるうえ、手間をかけた割に見栄えが今一つしっくりこない。

またどの程度閲覧されたのかわからないという問題もあります。もちろん、検索 サービス API を使えばアイテムごとのクリック数というのは取得できるのは周知のところだと思いますが、コンテンツを書き溜めていくことに注力したく、そんな手間をかけていられません。

また新着情報を伝えるのが手軽ではありません。リンクをメールで送るという方法しかなく、ユーザーの目を引くには「タイトル勝負」といったところもあります。

サイトページとして内容を再構築

新しいサイトにサイトページとして各Tipsを再構築してみたのが下図です(まだ、すべてを移し替えられてはしませんが)。

さ2019-04-12_10-03-57

最新コンテンツをすぐに確認してもらえるように、単なるサイトページではなくニュース記事として投稿しています。そのためニュースWebパーツやモバイルでも最新コンテンツが確認できるようになりました。改善されたポイントをピックアップしてみましょう。

作り手の観点

  • 各コンテンツごとに閲覧数が確認できる
  • リストとは異なりページに Webパーツが配置できるので見栄えのするページ作成がリストよりも楽にできる(メンテナンス性がよい)
  • ページのコピー作成ができる
  • メール送信がすぐできる
  • 「いいね」などの反応が確認できる
  • コメント機能によりユーザーとコミュニケーションが取れる

閲覧者の観点

  • リストよりも画面の幅が広くみやすい
  • ビジュアルを提供することで内容をイメージしやすくなった
  • レスポンシブデザインになったのでモバイルからも参照しやすい
  • 「いいね」やコメント機能によりフィードバックがしやすい

また閲覧数をもとに「強調表示されたコンテンツ」Webパーツを利用すれば、「人気がある Tips 」を手軽に提供することもできます。

2019-04-12_10-13-21

蓄積されていくニュースを分類する方法については昨日のブログ記事を参照してください。

本記事がモダンサイト化の参考になれば幸いです。


[SharePoint] サイトページの分類とプレビュー

SharePointモダンサイトではWikiページに代わり、サイトべージを使って様々な情報ページを作成します。ページが増えてくると、各ページをカテゴリごとに分類して表示したくなるでしょう。そもそも Wikiページのころとは異なり、「サイト内に複数の Wikiページライブラリを作成して分類する」というアプローチがサイトページでは使えません。サイトページは各サイトの「サイトのページ」ライブラリ、1箇所に作成されるためです。ですから、このライブラリ内でいかに仕分けていくか、がポイントです。

分類方法

サイトページではヘッダー領域に「タイトルの上のテキスト」を設定できるようになっています。これをページの分類に利用できます。もちろん、「サイトのページ」ライブラリにカスタム列を追加することもできます。ただし、この方法は実際に試しに使ってみましたが、案外、設定が手間でページ作成後に分類を指定するのを忘れがちです。その点、この「タイトルの上のテキスト」はページ作成の一環としてそう忘れることなく指定できるように思います。

2019-04-11_13-00-03

このようにして作成したページ群を一覧表示するために、「サイトのページ」ライブラリのビューをうまく調整(カスタマイズ)して、ページの一覧を見やすく設定し、同時に「トピックスのヘッダー」列を表示するようにします。この列が先ほどの「タイトルの上のテキスト」です。この列を使えばフィルター条件にも使えるうえ、グループ化もできます。例えば次のように一覧表示します。既定の「すべてのページ」をもとに「カテゴリ別」という名前のビューを作成して調整しています。

2019-04-11_13-05-13

Webパーツ接続機能を使ってプレビューする

この「サイトのページ」のビューをもっと使い勝手良くするために、次のようなサイトページを作りました。

左側に「ドキュメント ライブラリ」Webパーツを配置し、「サイトのページ」ライブラリを指定します。右側に「埋め込み」Webパーツを配置。そして埋め込みWebパーツを左側に配置したドキュメント ライブラリ Webパーツに接続します。

埋め込みタグの側には次のような Iframeタグを書いています。幅や高さは適宜調整してみてください。

<iframe src='[$FileRef]' height=400 width=300 />

詳しい手順は次のビデオ(音声なし)を参照してください。

Teams にタブとして追加してみる

せっかくですから、このページをTeamsにタブとして追加してみましょう。Teams 内でももちろんきちんと動作することが分かります。